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809大会嘉宾的接待流程嘉宾姓名:公司人员:司机: 全程助理:接机前准备:(一)助理工作1.自行确认订票情况记录飞机航班号,起飞时间,机票张数2.熟悉嘉宾资料,发言主题,并阅读相关资料3.查找嘉宾大致体态相貌,兴趣爱好情况4.预算飞机降落时间,和自己到达机场时间5.到酒店实地熟悉环境,了解大堂休息方位。7和酒店方面确认嘉宾房间号码,房间内的设施是否可以正常使用等信息6. 提前一天联系接机司机,确定共同前往机场时间。(预留时间以防止堵车的情况发生)7. 提前一天向酒店订餐并告知用餐时间及人数,并进行菜色的选择8. 提前预定花束及采购会议期间嘉宾的水果。9. 提前将赠与嘉宾的礼物准备好并附有卡片。10.提前一天打电话向嘉宾确认票务信息:飞机航班号,起飞时间,随行人员人数,成都联系电话;告诉嘉宾自己接机等待的标牌颜色与嘉宾进行电话确认的标准用语:XXX先生/女士您好,我是xx会议接待员XXX.能够邀请您来参加本次大会我们深感荣幸.为了确保明天的接待工作更加完善,现在我想向您确认一下行程信息,请问,您乘坐的是从XX飞往XX的 XXXXXXX航班么?起飞时间是否是XXXX?您的随行人员是XX么?好的,我们会有接待人员手持X色标牌为您接机并前往酒店,祝您旅程顺利。11.接到嘉宾当天,要提前通知相关人员将水果放置嘉宾的所在房间,并检查房间内的设施。(2) 司机工作1. 检查车车内的卫生及车况2. 在车内准备饮品(两种)3. 检查个人的卫生状况。4. 提前将饮品及花束放置车中,可以在车内准备一些CD。5. 接机时注意礼节,对其称呼和握手等细节需要特别准备。6. 一定要记好在机场的停车位置。接到嘉宾:1. 助理接到嘉宾后:X先生:您好!我是xx的工作人员,此次作为您的助理负责您全程的活动,我叫XX。请问您接下来是否有特殊安排?(如果没有)请这边走,我们将乘车前往xx酒店。2.告诉司机将车停至出口最近位置方便嘉宾上车。3.司机主动拿过行李,带领乘车前往酒店(注意:乘车时接待人员应坐在副驾驶位置,为嘉宾打开右后方车门,并安顿嘉宾坐到车内右后座,下车后先为嘉宾打开车门,然后帮嘉宾提行李)4.上车向嘉宾提供饮料,视情况播放音乐。5.路中告知嘉宾的行车时间,视嘉宾情况待其休息或适当交流。可以和嘉宾简略介绍我们的企业及活动内容。6.进入酒店,请嘉宾在大厅稍作等待休息,协助办理好门卡等入住手续。7.礼貌的请问是否能耽误其几分钟,简略介绍其发言主题、所在板块及发言时间等会务内容。并将会议安排表(上面配备手写贴士)交给嘉宾。同时提供一份企业介绍手册或卡片。8.带领嘉宾去房间,帮助嘉宾提行李。9.向嘉宾提供自己的名片,并将自己手机号码发送到对方手机,告诉嘉宾有任何问题可以随时联系自己。10.告诉嘉宾晚宴时间。并告诉他自己会电话提醒,会在酒店什么位置等他,带领他用晚餐。接待期间若出现事故立即联系自己,电话 XXX,确保全程安全无误。11.会议期间若有其他安排,一定要提前通知地点,起止时间及参加的人员。(如宴会或参观)12.会议期间要保证嘉宾房间内的水果供应充足。13.在会议期间的用餐,工作人员要事先了解用餐的形式(中餐、自助或是其他)酒水的安排(尽量了解嘉宾的喜好)14.嘉宾的用餐可以有二种形式,(在酒店预订或是在附近的酒店用餐、同样尽量事先了解嘉宾的口味。)一次达到接待的最佳效果。15.活动进行中,要保证嘉宾上台、下台有人引领。16.若嘉宾与嘉宾之间不是很熟悉,要引领其进行友好的沟通。活动结束1. 在活动结束,及时提醒嘉宾。并主动询问是否需要出游工作人员主动询问是否需要出行游玩,如果不需要请工作人员尽快退出让嘉宾自己休息。(如果嘉宾到达比较早又无其他形成可放在活动开始之前。)若是需要,须向其推荐路线并询问是否需要陪同,准备好出行的手册或是相关出行物品。和机场方面最好提前确认返程航班是否正常起飞,有无其他特殊的情况。2. 提前和嘉宾确定返程的航班号,时间。3.助理提前通知司机送嘉宾返程的时间,并且和接机时一样准备好饮品和相关的物品。4.在返程之前,将公司的礼品送给嘉宾。并对其此次出席活动表示感谢。5.在返程过程当中视情况可以此次的活动有所交流。如嘉宾在路程中休息,要在到达机场前20分钟左右叫醒嘉宾。保证其登记前的状态。6.到达机场后,要帮助嘉宾办理登机手续,并祝福其返程顺利。特别提示1在会议期间注意给予嘉宾私人空间,没有需要的情况下不要随时跟从,也不要电话太多,争取用最简单的方法告知和获得嘉宾需要的信息和其意愿。2如有特殊变动,和会务组沟通确认之后,一定要及时的提醒并做好解释工作。3.确定嘉宾出席的准确时间后,要预算好提醒嘉宾的时间,以免太早到场或是迟到。
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