文件名稱:采購與應付循環文件編號:制定單位:管理部核准會簽審核 提案版 本：A原 版 日 期換 版 日 期 采購與應付循環目錄一、 流程圖二、 作業說明1.請購作業2.采購作業3.進出口作業4.驗收作業5.與采購不符作業6.付款作業7.投保作業8.差異分析 請購作業采購作業驗收作業進出口作業投保作業付款作業差異分析入庫作業采購不符作業預算文件okNG採購及付款循環請購作業請購單位 評估單位及請購權責主管 採購單位核准采購作業退回請購單位填寫請購單直接料品請購零星購置請購事務用品、勞務支出請購固定資產請購請購單填寫評估報告評估報告okNG固定資產購置分析表採購作業 訂購作業查詢或建立供應商資料長期報價採購議價比價逕行採購比價決定購買方式更新供應商資料決定購買方式 進度管制進口作業通知驗收單位國外訂購作業國內采購單比議價表 采購合同采購單信用狀保單進口作業進出口 採購單位 會計 出納 印鑑銀行供應商訂購單信用狀申請信用狀開立通知供應商 裝船押運在途品作業准備提貨到貨通知結匯還款 制作傳票開立支票/付款單蓋印提貨驗收ok提單驗收作業供 應 商 門禁 驗收單位 倉 儲 會計送貨作業門禁登記作業直接料品零星購置事務用品勞務支出固定資產檢驗入庫作業付款作業okNG付款作業廠商 採購單位 會計 出納 印鑑請款作業核對憑證入賬支票開立/匯款單蓋印okNG請款作業核對賬款領款okNG作業項目作業程序及控制重點依據資料請購作業一、 提出需求作業程序：1. 采購物控依據工單及forecast之資料並依據BOM表核算出實際需求數量後再依現有庫存情形進行扣單作業，庫存量不足時，以請購單形式提出採購需求。2.市場行情變動劇烈之原料由採購單位與相關單位討論後，根據討論預估采購量經權責主管核准後進行采購。3.其它料品或需求由各需求單位依據實際需要填寫請購單根據核決權限向采購提出採購需求。4.在預算之外的固定資產類物品請購時，價值超過RMB500元時先由相關單位進行評估作業，評估ok後交於采購。5.請購單應根據請購之料件類別和價值按核決權限進行核決作業。控制重點1.請購量是否符合經濟採購量。2.需用日期、需用量等估計是否適當。3.原物料之運送及保存，有無按特別注意之事項進行。4.預算外及價值超過RMB500元之機器設備請購是否經過相關單位評估。5.請購單是否按核決權限進行簽核作業。1.請購單2.BOM表3.庫存明細表4.訂單量5.評估單作業項目作業程序及控制重點依據資料請購作業二、庫存調查作業程序1.定期查核目前存量有無到達安全存量請購點，低於安全庫存時，應及時填寫采購單進行采購作業，以保證生產用料。2.請購之原料品名規格、廠牌、是否有庫存品或替代品替代使用，在替代時必需考量替代時是否會出現浪費情形。3.定期統計已訂貨尚未交貨數量，即時了解制造單位在制數量，防止呆滯料品出現。控制重點：1.庫存管理：倉庫管理人員是否隨時查看倉庫及庫存檔案資料，當原物料庫存量不足或低於安全庫存量時，雖然未達預定請購日期時，亦應主動提報物控人員，由物控人員提出請購。2.在做替代料時，是否考慮替代後成本問題，有無出現替代後浪費情形.3.各單位是否每天統計在制數量並報於生管單位1.安全庫存明細表2.未交貨訂單明細3.庫存明細表4.在制明細表作業項目作業程序及控制重點依據資料請購作業三、請購作業作業程序1.生產用材料及委外半成品由采購物控單位填具請購單經主管核准後進行采購。2.一般物品由需求單位填具請購單經主管核准後送採購單位。3.請購單之填寫須詳細，若有急件需經主管核准應加註於請購單上，若請購單無法表達清楚，須詳附件。控制重點：1. 請購單位應定期追查請購單有無延遲採購之情形。2.請購單請購是否合理，以免造成資金積壓與浪費。3.各單位請購之物品是否合理，有無公請私用之情形1.請購單2.庫存明細表作業項目作業程序及控制重點依據資料採購作業一、 廠商資料建立及庫存查詢作業程序1.新廠商之登錄應詳細查閱並驗證廠商提供的相關工商資料並收集相關資訊以評估該廠商之信譽度。2.採購人員應蒐集市場行情資料，查核外包商/供應商之品質、管理能力與價格，並將過去之採購記錄如：報價單、Purchase Order等具有參考價值資料，按廠商類別鍵入TIPTOP供應商管理系統中，供日後詢價之參考。3.依據國內或國外請購單內容準備採購及相關廠商資料查詢。4.決定為候選廠商後向該廠商詢、比、議價作業，比議價應最少三家，相關單位指定除外。5.根據實際情形做出料品詢比議價表並經核決主管審核。6.查庫存資料是否仍有充足庫存可供應生產所需。7.查詢需求日期並評估庫存確認下單時間點及交貨日期。控制重點1.協力廠商基本資料表建立是否完整、並有無隨時更新。2.是否訂定廠商評鑑辦法及評鑑計劃，以做日後考核3.是否定期作廠商評鑑及保留各項評鑑資料。4.比議價作業是否合理，有無舞弊之行為1.廠商基本資料表 2.廠商評監表3.廠商考核表4.比價表5.報價單6.采購單作業項目作業程序及控制重點依據資料采購作業二、 決定購買方式作業程序依據採購作業辦法，決定應用下列何種方式購買：1.合約長期採購：向簽有供貨合約或專案報准之買賣合約之廠商採購, 日常應不斷了解最新行情，以要求廠商議價2.詢價：平常偶然性之小物件及金額較小物品，不須書面比價者，可以詢價方式向最低價廠商採購。3.議、比價：採購人員應以每季為單位進行詢、比、議價動作並更新報價單。4.一般情形下經詢價後有下列情事者，亦應予以議價。a.報價高於前批採購價格者。b.請購規格明確，但請購量較前批為大時，雖價格與前批相同仍應議價。c.已知市價有下跌趨勢。控制重點：1.按合約采購是有無定期了解市場行情，市場行情下跌時是否及時與廠商聯繫並進行議價。2.每季度有無進行比儀價作業，有無更新報價單。3.報價單上資料是否詳細，有無注明相關稅務及運輸問題4.無採購記錄且使用單位表示不需指定廠牌者，若廠商間之報價差異太大時，除非係相同廠牌，否則須咨詢使用部門意見。1.合約2.比價表3.報價單作業項目作業程序及控制重點依據資料采購作業三、決定採購事項作業程序：1.採購人員依交貨情形表之庫存情形及需求日、需求數量及交貨所需時間擬定下採購單2.由承辦採購人員備妥協力廠商資料及採購單，依核決權限主管核准後進行採購。3.依比價結果依價格順位製作比價表送交核決主管核准後下採購單。4.下采購單時應注意考量稅務問題及運費承擔問題控制重點核決主管審核採購事項時，應注意下列各項：1.協力廠商資料是否詳實。2.價格資訊收集是否完整。3.比議價表是否完整、正確，採購下單是否依價格較低之順位進行採購。1.采購單2.比議價表3.廠商基本資料4.核決權限表作業項目作業程序及控制重點依據資料采購作業四、采購進度管制作業程序：1.採購單位依採購單內容填入交貨情形表2.採購單位對整體採購進度應隨時與生管單位之生產進度聯繫，必要時作適當調整。3.屬生產較急料品時，應及時跟催廠商4.倉庫單位應記錄廠商送料之時間，並錄入到廠商評監作業5.若廠商未依約準時交貨，採購單位應立即以電話或傳真方式進行催交，必要時應對廠商進行客訴索賠，並通知生管單位採取緊急應變。6.若遇到客戶取消訂單或修改訂單，使得原先請購單需做修正或作廢，如已發出採購單者，應由採購單位與供應商協調取消、修改采購單，並於採購系統中作業，如無法取消或修改采購單，則採購單位需將資訊回饋給營業單位由其與客戶進行溝通。控制重點1.是否有由於廠商交期之問題影響生產單位作業，是否對該廠商進行一定的處理2.在采購過程中是否將廠商的一些服務態度及交期、信譽錄入到廠商評監中3.當由於某些原因需取消采購時，是否及時取消或與廠商采購損失最小化方案1.交貨情形表2.采購單3.廠商評監表作業項目作業程序及控制重點依據資料采購作業五、更新協力廠商資料作業程序1.採購人員將各次採購案件之採購價格變更明細表，經主管核准後存檔。2.廠商基本資料變更時應及時將TIPTOP供應商管理系統相關資料更新控制重點：1.採購人員應建立完整之採購供應商資料，是否做定期評估更新。2.每項料品之詢價對象是否選擇品質及信用優良之廠商。3.新料品之詢價對象以現有供應商為優先考慮。1.廠商基本資料作業項目作業程序及控制重點依據資料進出口作業一、需比例結匯者作業程序1.由採購人員向國外供應商或其代理商進行詢價，待收到代理商之報價單後，經主管復核，由採購人員填寫請購單。2.經由雙方簽訂買賣合約，合約內容應包括採購品詳細規格、品質要求、數量及付款條件等相關資料。3.採購人員依經核決主管核可之請購單填寫訂購單並檢附合約影本呈核後送交財務。4.進出口之物品應進行投保作業。5.財務人員接獲採購人員交來之請款資料依付款方式分別處理，國內月結、電匯或現金支票結帳或預付款項者直接依交易條件開立請款單；國外信用狀採購部份則將相關採購單、買賣合約等資料轉予財務人員處理。控制重點：1.以預付款項科目入帳或沖銷時，是否檢附原始憑單經主管核准。2.財務主管應隨時注意銀行信用狀額度使用情形及餘額。3.財務人員需隨時做好資金預算作業4.是否辦理投保，投保金額是否正常合理1.請購單2.采購單3.信用狀4.預付賬款資料作業項目作業程序及控制重點依據資料進出口作業二、入賬作業作業程序1.出納人員於請款單據審核無誤後開立支票或匯款單並編製傳票。2.以信用狀方式採購部份，出納人員於接獲買賣合約及請款單後與銀行外匯部門確認匯率填寫開立