第13章 采购管理,13.1 概述 13.1.1采购业务类型和业务应用模式 13.1.2 采购管理系统与其他系统之间的数据关系 13.2 采购管理的初始化设置 13.3 普通采购业务 13.3.1 采购请购 13.3.2 采购订货 13.3.3 采购到货 13.3.4 采购入库 13.3.5 采购发票 13.4 供应商管理 13.4.1供应商存货价格设置 13.4.2采购价格控制,用友ERP-U8通过普通采购、直运采购、受托代销采购等采购流程对不同的采购业务进行有效的控制和管理，以便帮助企业降低采购成本，提升企业竞争力。 采购管理系统的主要功能包括： 对供应商进行有效管理。 严格管理采购价格。 可以选择采购流程。 及时进行采购结算。 采购执行情况分析。,13.1概述,13.1.1采购业务类型和业务应用模式,采购业务类型 企业在日常的采购活动中，由于采购方式的不同，以及采购物品所有权等问题，导致企业采购流程呈现多样化，从而产生了不同的采购业务类型及业务应用模式。结合企业的应用，采购管理系统分为三种业务类型： 普通采购业务 受托代销业务 直运业务,2.采购业务应用模式,采购管理系统的业务模式又分为以下内容： 可选的采购流程 可选的采购流程 必有订单业务模式,13.2 采购管理的初始化设置,点击需要查询的供应商的供应商编码后，右方的存货供应商对照表中会自动出现该供应商所提供的商品信息。,1. 供应商存货对照表,图13.1供应商存货对照表,图13.2“增加存货对照”界面,2采购选项设置,勾选此项表示必有订单，以订单为中心的采购业务是标准、规范的采购管理模式，建议勾选此项。,用户可选择在业务中作为价格基准的单据，在参照历史交易价和取最新价格时取该单据的价格，选择内容可以是订单、到货单和发票。,若勾选此项则按照当前单据的供应商代入历史交易价。按照供应商取价能够更加精确地反映交易价，因为同一种存货，从不同供应商取得的进价可能有所差异。,(1) 业务及权限控制,图13.3 采购系统选项设置业务及权限控制,(3) 采购预警和报警,图13.5采购系统选项设置采购预警和报警,13.3 普通采购业务,普通采购业务适用于大多数企业的日常采购业务，提供对采购请购、采购订货、采购入库、采购发票、采购成本核算、采购付款全过程的管理。普通采购业务流程如图13.6所示,图13.6普通采购业务流程,请购是用来描述采购的需求即请求采购，它是采购业务处理的起点。请购可以是企业内部部门向采购部门提出采购申请，或是采购部门汇总企业内部采购需求提出采购申请。 请购单是描述请购内容的单据，如采购什么货物、采购多少、何时使用、哪个部门使用等内容；同时也可为采购订单提供建议内容，如建议供应商、建议订货日期等。 请购一般适用于采购业务比较复杂，对采购业务管理有严格要求的单位。所以请购单是可选单据，根据业务需要选用。具体的请购业务的数据流程如图13.7所示。,13.3.1 采购请购,图13.7请购业务的数据流程,请购业务案例,例13.1：2009/07/01业务员王力向承德科技询问键盘的价格（65元/只,含税单价），觉得价格合适，随后向公司上级主管提出请购要求，请购数量为400只。赵雪梅据此填制请购单，需求日期为7月3日。,案例1：,1.单击 “采购管理”|“业务”|“请购”|“请购单”，打开“请购单”界面，如图13.8所示： 2.在“请购单”界面中，单击“增加”，进入 请购单手工录入界面，如图13.9所示： 3.按照需要输入表头栏目和表体栏目。 4.单击“保存”按钮，保存请购单。 5.单击“审核”，对已经保存的请购单进行审核确认，如图13.10所示，只有通过审核的请购单才能继续执行后续操作。,图13.8 采购请购单界面,勾选此项表示必有订单，以订单为中心的采购业务是标准、规范的采购管理模式，建议勾选此项。,在这里可以设置需求日期、订货日期、和推荐的供应商。,图13.9请购单手工录入界面,点击审核，对已有请购单进行审核。,图13.10请购单审核,13.3.2 采购订货,采购订单是指企业与供应商之间签订的采购合同或购销协议。,采购订单描述的信息主要包括：采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。,采购订单一般适用于采购业务复杂，对采购业务管理有严格要求的单位，采购订单是可选单据，根据业务需要选用。,在用友ERP-U8中，整个采购业务流程的执行都回写到采购订单，通过采购订单可以跟踪采购的整个业务流程。采购订单可以手工录入，也可以参照MPS/MRP计划、采购请购单、销售订单、采购合同生成，具体如图13.11所示。,图13.11订货业务的数据来源,例13.2：2009/07/01 上级主管同意向承德科技订购键盘400只，单价为65元，要求到货日期为2009/07/03。,1. 单击 “采购管理”|“业务”|“订货”|“采购订单”，打开“采购订单”界 面，如图13.12所示：,2. 在“采购订单”界面中，单击“增加”，进入采购订单手工录入界面，如图13.13所示：,3. 在表体任一栏目位置单击右键，在弹出窗口中选择“拷贝采购请购单”，系统会弹出过滤条件窗口。当然也可以手工输入采购订单。,4. 在过滤条件窗口中，输入请购单号，并单击“过滤”按钮，系统会自动显示“生单选单列表”界面，如图13.14：,5. 双击要选择的采购请购单所对应的“选择”栏目，这时“选择”栏目显 示“Y”（如图13.15所示）。,6. 单击“确定”按钮，系统将显示“采购订单”录入界面，“请购单”的资料已自动传递过来。,8. 单击“审核”，对已经保存的采购订单进行审核确认，如图13.16所示：,7. 所有栏目录入、修改完毕后，单击“保存”按钮，保存该张采购订单。,图13.12采购订单界面,单击“增加”按钮，进入采购订单录入界面,在表体任一栏目位置单击右键，在弹出窗口中选择“拷贝采购请购单”，系统会弹出过滤条件窗口。,图13.13采购订单手工录入界面,在过滤条件窗口中，输入请购单号，并单击“过滤”按钮，系统会自动显示“生单选单列表”界面。,图13.14请购单过滤条件窗口,双击要选择的采购请购单所对应的“选择”栏目，这时“选择”栏目显示“Y”。,单击“确定”按钮，系统将显示“采购订单”录入界面，“请购单”的资料已自动传递过来。,图13.15请购单生单选单列表,所有栏目录入、修改完毕后，单击“保存”按钮，保存参照请购单建立的采购订单。,图13.16采购订单审核,13.3.3 采购到货,采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据，根据到货单可生成报检单报送给质量检验部门对货物进行检验。采购到货单是可选单据，用户可以根据业务需要选用。,例13.3：2009/07/07 收到所订购的键盘400只。填制到货单。,1.单击“采购管理”|“业务”|“到货”|“到货单”，打开“到货单”界面，如图13.17所示：,2. 在“到货单”界面中，单击“增加”，进入到货单手工录入界面，如图13.18所示：,3. 在表体任一栏目位置单击右键，在弹出窗口中选择“拷贝采购订单”，系统会弹出过滤条件窗口，如图13.19所示。当然也可以手工输入到货单。,4. 在过滤条件窗口中，输入采购订单号，并单击“过滤”按钮，系统会自动显示“生单选单列表”界面，如图13.20所示：,5. 双击要选择的采购订单所对应的“选择”栏目，这时“选择”栏目显示“Y”。,7. 所有栏目录入、修改完毕后，单击“保存”按钮，保存该张采购到货单，如图13.21所示：,6. 单击“确定”按钮，系统将显示“采购到货单”录入界面，“采购订单”的资料已自动传递过来。,图13.17 到货单界面,单击“增加”按钮，进入采购到货录入界面,在表体任一栏目位置单击右键，在弹出窗口中选择“拷贝采购订单”，系统会弹出过滤条件窗口。,图13.18到货单手工录入界面,在过滤条件窗口中，输入采购订单号，并单击“过滤”按钮，系统会自动显示“生单选单列表”界面。,图13.19到货单过滤条件,图13.20采购订单生单选单列表,图13.21采购到货单保存,13.3.4 采购入库,当采购管理模块与库存管理模块集成应用时，入库业务在库存管理模块中进行处理，而采购入库单是在库存管理系统中生成。当采购管理模块不与库存管理模块集成应用时，入库业务在采购管理模块进行处理，则采购入库单是在采购管理系统中生成。采购入库单的来源可参见图13.22。,图13.22采购入库单的来源,1选择“业务”页签，单击“供应链”|“库存管理”|“日常业务”|“入库”|“采购入库单”，打开“采购入库单”界面，如图13.23所示： 2. 在“采购入库单”界面中，单击“生单”按钮，进入”选择采购订单或采购到货单“界面，如图13.24所示： 3. 在图13.24的过滤条件窗口中，输入过滤条件，并单击“过滤”按钮，系统会自动显示符合过滤条件的单据，单据类型可选择采购到货单或采购订单。,例13.4： 2009/07/07 将400只键盘验收入原材料仓库。填制采购入库单。,4. 双击要选择的采购到货单所对应的“选择”栏目，这时“选择”栏目显示“Y”，如图13.25所示： 5. 单击“确定”按钮，系统将显示“采购入库单”录入界面，“采购到货单”的资料已自动传递过来。将所有栏目录入、修改完毕后，单击“保存”按钮，保存参照采购订单建立的采购入库单，如图13.26所示： 6. 最后点击”审核”按钮，完成对该张”采购入库单”的审核，如图13.27所示：,在库存管理系统中，单击“日常业务”|“入库”|“采购入库单”。,单击“生单”按钮，进入参照录入”采购入库单“界面,图13.23 采购入库单界面,选择采购到货单，参照采购到货单生成采购入库单,图13.24选择采购订单或采购到货单界面,在过滤条件窗口中，输入过滤条件，并单击“过滤”按钮，系统会自动显示符合过滤条件的单据，,双击要选择的采购到货单所对应的“选择”栏目，这时“选择”栏目显示“Y”。,图13.25采购订单或者采购到货单选择页面,图13.26 保存后的采购入库单,图13.27采购入库单审核,13.3.5 采购发票,采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。 采购发票按业务性质分为蓝字发票和红字发票。按发票类型分为增值税专用发票、普通发票和运费发票。 在收到供货单位的发票后，存在两种处理方法： 如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入系统做报账结算处理。 先将发票输入系统，便于实时统计在途货物。,1. 单击 “采购管理”|“业务”|“发票”|“专用发票”，打开“采购专用发票”界面，如图13.28所示： 2. 在“采购专用发票”界面中，单击“增加”，进入采购专用发票手工录入界面，如图13.29所示： 3. 在表体任一栏目位置单击右键，在弹出窗口中选择“拷贝采购订单”，系统会弹出过滤条件窗口，如图13.30所示。当然也可以手工输入采购专用发票。,例13.5：2009/07/07收到承德科技开具的键盘采购专用发票一张,4. 在过滤条件窗口中，输入采购订单号，并单击“过滤”按钮，系统会自动显示“生单选单列表”界面，如图13.31所示： 5. 双击要选择的采购订单所对应的“选择”栏目，这时“选择”栏目显示“Y”。 6. 单击“确定”按钮，系统将显示“采购专用发票”录入界面，“采购订单”的资料已自动传递过来。 7. 所有栏目录入、修改完毕后，单击“保存”按钮，保存参照采购订单建立的采购专用发票，如图13.32所示：,图13.28采购专用发票界面,点击”增加“，即可手工输入采购专用发票信息。,图13.29采购专用发票手工录入界面,图13.30采购专用发票过滤条件窗口