采购计划与订单管理,培训师：司徒开平,课程大纲,一、采购计划管理 1、制订采购计划的目的 2、制订采购计划的作用 3、制订采购计划的依据 4、采购计划的编制 5、采购数量的确定,课程大纲,二、如何编制采购计划 1、编制原材料采购计划 2、编制设备采购计划 3、分解采购计划 4、调整采购计划 5、采购计划制定制度,课程大纲,三、订单管理 1、编制采购订单 2、出具采购订单 3、跟踪采购订单 4、订单存档管理 四、订单异常处理,一、采购计划管理,1、制订采购计划的目的 采购计划是企业根据市场供求情况、企业的生产经营能力和物料消耗规律等，对计划期内物料和其他物品的采购管理活动所作的预见性安排和部署。 采购计划主要是确定采购的数量、时间和方式。,一、采购计划管理,2、制订采购计划的作用 维持生产经营的正常运行，避免供应中断而影响产销活动； 避免物料储存过多，占压资金； 配合企业生产经营计划的实现； 使采购部门事先准备，选择有利时机购入物料； 确定物品耗用标准，以便控制物料采购数量及成本。,一、采购计划管理,3、制订采购计划的依据 年度销售计划和生产计划 销售计划和生产计划是企业制订采购计划的主要参考依据；同时，销售计划制订得是否科学、合理，将直接影响生产计划和采购计划的科学性及可行性。,一、采购计划管理,用料清单 用料清单(Bill of Material)简称BOM表，是由研发部门或产品设计部门拟定的，在用料清单上列明各种产品由哪些物料所制造或组合而成。根据用料清单可以精确计算出每一种产品的制造所需各种物料的确切数量。用料清单所列的耗用量，就是通称的标准用量，可以将其与实际用量比较，作为物料控制的依据。,一、采购计划管理,存量管制卡 如果物料有存货，所购物料要与现有存货状况配合确定。具体来说，采购人员一般是根据用料清单中列出的物料需求数量、现有存货量，并考虑采购的作业时间和安全存量水平，计算出正确的采购数量，然后才开具请购单。,一、采购计划管理,记载物料库存资料的常用形式就是存量管制卡，即用卡片的形式来记录某一物料目前的库存状况。 存量管制卡的管理，包括实际物料与账目是否一致，以及物料存量是否合格等。如果账目上的数量与仓库货架的实际数量不符，或存量中并非都是符合要求的物料，会使仓储数量与实际上可用的数量不一致，从而导致采购计划中的采购数量不准确。,一、采购计划管理,生产效率 生产效率的高低会使预计的物料需求量与实际的耗用量之间产生误差。生产效率提高，会导致物料的单位耗用量下降，从而使采购计划中的采购数量超过生产所需；反之，生产效率下降，会提高物料的单位耗用量，使采购计划中的采购数量不足以满足生产所需。故：生产效率发生变化时，采购计划必须随之加以调整，避免发生物料短缺或过剩的现象。,一、采购计划管理,采购环境 外部因素：国内外经济发展状况(GDP、失业率、物价、利率等)、人口增长、政治体制、文化及社会环境、技术进步、竞争者状况等。外部因素是企业不能加以控制的，企业在制订采购计划时只能尽可能适应这些因素。,一、采购计划管理,采购环境 企业内部因素：财务状况、技术水平、厂房设备、原料零件供应、人力资源及企业声誉等。这些内、外部因素的变化都会对企业的采购计划和预算的制定产生一定的影响。,一、采购计划管理,4、采购计划的编制 采购计划的制订主要包括两部分内容：采购认证计划的制订和采购订单计划的制订。 具体流程可分为八个环节，即准备认证计划、评估认证需求、计算认证容量、制订认证计划、准备订单计划、评估订单需求、计算订单容量、制订订单计划。,一、采购计划管理,准备认证计划 - 准备认证计划是整个采购认证工作的起点，是制订采购计划的基础。它主要包括以下四个方面的内容: (1)开发采购批量需求。 (2)接受余量需求。 (3)准备认证环境资料。 (4)编制认证计划说明书。（物料项目名称、需求数量、认证周期等),一、采购计划管理,评估认证需求 - 包括分析开发批量需求、分析余量需认、确认认证需求三个方面的内容。 (1)分析开发批量需求。 (2)分析余量需求。（社会供应商） (3)确定认证需求。,一、采购计划管理,计算认证容量 - 认证容量是一个近似值，仅作为采购计划的参考，它能指导认证过程的操作。 采购环境中的认证容量是企业不断创新、持续发展的动力源：源源不断的新产品的问世是基于认证容量价值的体现，也由此生产出各种各样的产品新部件。,一、采购计划管理,制订认证计划 案例分析：演示,一、采购计划管理,准备订单计划 (1)预测市场需求-市场需求是企业生产经营的原动力，市场需求进行分解就可以得到生产需求计划。,一、采购计划管理,(2) 掌握企业生产需求-生产物料需求计划MRP是采购订单计划的主要来源。为了便于掌握生产物料需求，采购人员需要熟悉生产计划以及工艺常识。 在MRP系统之中，物料需求计划是主生产计划的细化，它主要来源于主生产计划、独立需求的预测、物料清单文件、库存文件等。,一、采购计划管理,(3)准备订单环境资料： 订单物料的供应商信息； 订单比例信息(对由多家供应商提供的物料来说，每一个供应商分摊的下单比例即为订单比例，该比例由认证人员确定并维护)； 最小包装信息； 订单周期(从下单到交货的时间间隔， 一般以天为单位)。,一、采购计划管理,(4)编制订单计划说明书 编制订单计划说明书也就是准备好订单计划所需要的资料，主要包括物料名称、需求数量、到货日期等;同时还附有市场需求计划、生产需求计划、订单环境资料等。,一、采购计划管理,评估订单需求-只有准确地进行订单需求的评估，才能为计算订单容量提供参考依据，以便制订出科学的订单计划。 (1)分析生产需求。 (2)分析市场需求。 (3)确定订单需求。,一、采购计划管理,计算订单容量-只有准确地计算出订单容量。才能对比需求和容量，进行综合平衡，制订出准确的订单计划。 (1) 分析采购项目供应资料。 (2) 计算总体订单容量。 可供给的物料数量、可供给物料的交货时间。（A供应商在12月30日可供应6万个轴承-型4万个，型2万个；B供应商在12月30日可供应8万个轴承-型4万个，型4万个。那么，12月31日之前型和型两种轴承的总体订单容量为14万个，其中型8万个，型6万个。）,一、采购计划管理,(3) 计算承接订单容量。 承接订单容量是指某供应商在指定的时间内已经签下的订单量。 （零部件供应商A在12月31日之前可供应6万个轴承(型4万个，型2万个)，若已承接型3万个，型1万个，那么，已承接的订单容量为(型) 3万个+(型) 1万个=4万个。,一、采购计划管理,(4) 确定剩余订单容量。 物料剩余订单容量 = 物料供应商群体总体订单容量 - 已承接订单量,一、采购计划管理,制订订单计划-是采购计划的最后一个环节，也是最重要的环节。 (1)对比采购需求与供应容量。如果经过对比发现物料需求小于供应容量，企业就可以根据物料需求来制订订单计划；如果供应商的容量小于企业的物料需求，企业就要根据供应容量来调整需求计划，这样就产生了剩余物料需求，需要对剩余物料重新制订认证计划。,一、采购计划管理,(2) 综合平衡：采购计划人员要综合考虑市场、生产、订单容量等要素，分析物料订单需求的可行性，必要时可以对订单计划予以调整来满足剩余订单的需求。,一、采购计划管理,(3)确定余量认证计划：在对比需求与供应容量的时候，如供应容量小于物料需求，就会产生剩余需求。对于剩余需求，需要提交给认证计划制订者处理，并确定能否按照物料需求的时间及数量交货。,一、采购计划管理,(4)制订订单计划。制订订单计划是采购计划的最后一个环节，一份订单主要包括下单数量和下单时间两方面的内容。公式表示如下： 下单数量=生产需求量-计划入库量+安全库存量 下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间,一、采购计划管理,5、采购数量的确定 定期订购法 - 每隔一个固定时间进行库存盘点并订货，如每月、每季或每周订购一次。这种方法适用于需要经常调整生产或采购数量的重要物料。 定期订购法的特点是：采购周期固定；采购批量不固定。 采购批量=平均日需要量采购周期+保险储备量（安全库存量）- 实际库存量,一、采购计划管理,定量订购法 - 对库存连续盘点，一旦库存水平下降到预定的最低库存数量(请购点)时，立即按固定的订货数量订购补充的一种采购方法，也称为请购点法。 适用于品种数目少，但占用资金大的物品的采购。,一、采购计划管理,控制因素：请购点=平均日需要量采购提前期+安全库存量 采购经济批量= 2AN/C A：采购费；N：某物料一年的总需求量；C：单位库存费,一、采购计划管理,优点：订货时间和订货量不受人为判断的影响；能够保证库存管理的准确性；便于按经济订货批量订货；节约库存成本；及时了解和掌握物料库存的动态。 适用于采用电子资料处理系统的企业，即用电脑系统输入各种有关的订购资料，当物料分类显示的存量到了最低的订购点时，可自动发出载明经订购量的订单。,二、如何编制采购计划,1、编制原材料采购计划 第一步：收集生产计划任务量信息 生产计划任务量信息是确定原材料需求量的基础，是编制原材料采购计划的主要依据，一般包括生产计划、运营维修计划、大修计划、更新改造计划、科研计划、基础建设计划等。,二、如何编制采购计划,1、编制原材料采购计划 第二步：了解消耗定额 消耗定额是通常情况下所说的供应定额。供应定额包括工艺定额和在物流过程中损耗的非工艺性损耗量。,二、如何编制采购计划,1、编制原材料采购计划 第三步：分析历史资料数据 包括有关物资统计、料账料卡、生产过程消耗资料、物资统计资料及其他有关物资档案。,二、如何编制采购计划,1、编制原材料采购计划 第四步：进行市场商情分析 采购人员通过对市场调研资料的搜集与整理，分析市场供求，预测价格变化，选定订购地点和供货厂商，掌握供货厂商的产品质量、价格、信誉、运费、供货能力及货源稳定程度等信息。,二、如何编制采购计划,1、编制原材料采购计划 第五步：形成原材料采购计划 采购人员通过对上述主要采购参数的分析，填制原材料采购计划。,二、如何编制采购计划,1、编制原材料采购计划 第五步：形成原材料采购计划 原材料采购计划表,填写说明:1.期初结存，即计划期内可利用的库存数量。2.期末结存，即物料储备定额数。,二、如何编制采购计划,2、编制设备采购计划 第一步：确定设备采购需求 采购人员根据领导的决策或相关部门的要求确认设备采购需求。一般情况下需要确认的设备采购信息包括设备类型、规格、型号、数量、单价、生产商、运输条件等，最后经过采购人员分类汇总，填写在“设备需求表”上。,二、如何编制采购计划,2、编制设备采购计划 设备需求表,二、如何编制采购计划,2、编制设备采购计划 第二步：调查设备采购市场 采购人员需要通过对设备采购市场进行调查，以了解采购设备的国内市场供给和国际市场供给状况。采购人员需要收集国内外设备生产商的有关信息，具体包括：设备生产商供给设备的质量、先进性、经济性和时效性等，进而确定最佳购买对象。,二、如何编制采购计划,2、编制设备采购计划 第三步：选择设备采购方式 采购人员在选择设备采购方式时，需要考虑的因素包括设备需求的时间、设备市场的供应状况、企业资金的支付能力、设备生产的产品的市场需求等。设备采购过程中可供选择的采购方式包括：自行购买与委托购买、集中购买与分散购买、常规购买与招标购买、国内采购与国际采购。,二、如何编制采购计划,2、编制设备采购计划 第四步：填写“设备采购计划书” 在确定采购方式后，采购人员根据实际需要填写“设备采购计划书”。如果需要购买的设备属于大型或贵重设备，则需要额外提交“设备采购可行性报告”。,二、如何编制采购计划,2、编制设备采购计划 设备采购计划书,二、如何编制采购计划,2、编制设备采购计划 “设备采购可行性报告”内容包括： (1)设备基本信息:包括设备名称、规格、型号、主要用途、主要技术指标等。 (