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5S管理方法对公司的影响主题意思从字面上说,5S是指5个以日语单词的罗马注音“S”为开头的词汇,分别是:清理、整顿、清扫、整洁、素养。这5个词,以及所表达的意思听上去非常简单,但却会对公司的文化产生深远的影响A印刷公司,主要做包装用瓦楞纸箱、丝网印刷和传统的胶印业务。2年前,公司上马了一套“印刷管理信息系统”,在竞争非常激烈的印刷市场上,确实发挥了很大的作用。此时的公司总经理,开始把目光瞄准了全数字印刷领域。接受5S挑战A印刷公司与某外资公司洽谈中的合资项目,是在A印刷公司引进新的数字印刷设备和工艺,同时改造公司的印刷信息系统。然而,与外商的合资谈判进行得并不顺利。对方对A印刷公司的工厂管理,提出了很多在总经理看来太过“挑剔”的意见:比如仓库和车间里的纸张、油墨、工具的摆放不够整齐;地面不够清洁、印刷机上油污多得“无法忍受”;工人的工作服也“令人不满”后来,在合资条款里,投资者执意将“引入现代生产企业现场管理的5S方法”,作为一个必要的条件,写进了合同文本。刚开始的时候,总经理和公司管理层觉得港方有点“小题大做”。“不就是做做卫生,把环境搞得优美一些”,总经理觉得这些事情太“小儿科”,与现代管理、信息化管理简直不沾边。不过,为了合资能顺利进行,总经理还是满口答应下来。几个月的时间过去了,总经理回想起来这些鸡毛蒜皮的小事,“有一种脱胎换骨的感觉”。“鸡毛蒜皮”的震撼推广20世纪50年代就风靡日本制造企业的“5S管理方法”,需要做大量的准备和培训工作。从字面上说,5S是指5个以日语单词的罗马注音“S”为开头的词汇,分别是:清理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、整洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke)。这5个词,以及所表达的意思听上去非常简单。刚开始的时候,大家很不以为然。几天后,港方派来指导5S实施的Stephen先生,通过实地调查,用大量现场照片和调查材料,让A印刷公司的领导和员工,受到了一次强烈的震撼。Stephen发现,印制车间的地面上,总是堆放着不同类型的纸张,里面有现在用的,也有“不知道谁搬过来的”;废弃的油墨和拆下来的辊筒、丝网,躺在车间的一个角落里,沾满了油腻;工人使用的工具都没有醒目的标记,要找一件合适的工具得费很大的周折。仓库里的情况也好不到哪里。堆放纸张、油墨和配件的货架与成品的货架之间只有一个窄窄的、没有隔离的通道,货号和货品不相符合的情况司空见惯。有时候,车间返回来的剩余纸张与成令的新纸张混在一起,谁也说不清到底领用了多少。Stephen先生还检查了总经理引以为荣的MIS系统,查看了摆放在计划科、销售科、采购科的几台电脑,发现硬盘上的文件同样混乱不堪。到处是随意建立的子目录,随意建立的文件。有些子目录和文件,除非打开看,否则不知道里面到底是什么。而且,Stephen先生发现,文件的版本种类繁多,过时的文件、临时文件、错误的文件或者一个文件多个副本的现象,数不胜数。在A印刷公司里,长久以来大家对这样一些现象习以为常:想要的东西,总是找不着;不要的东西又没有及时丢掉,好像随时都在“碍手碍脚”;车间里、办公桌上、文件柜里和计算机里,到处都是这样一些“不知道”不知道这个是谁的;不知道是什么时候放在这里的;不知道还有没有用;不知道该不该清除掉;不知道这到底有多少“在这种情况下”,Stephen先生直率地问总经理,“你如何确保产品的质量?如何确信电脑里的数据是真实的?如何鼓舞士气?增强员工的荣誉感和使命感?”最后一个问题,Stephen指的是墙上贴的一个落着灰尘的标语,“视用户为上帝,视质量为生命”。清理、整顿、清扫Stephen把推进5S的工作分为两大步骤,首先是推进前三个“S”,即清理、整顿、清洁。清理,就是要明确每个人、每个生产现场(如工位、机器、场所、墙面、储物架等)、每张办公桌、每台电脑,哪些东西是有用的,哪些是没用的、很少用的,或已经损坏的。清理就是把混在好材料、好工具、好配件、好文件中间的残次品、非必需品挑选出来,该处理的就地处理,该舍弃的毫不可惜。“特别是电子垃圾”,Stephen告戒管理人员,“可以让你的工作效率大打折扣;不断冒出来的文件查找、确认、比较工作,会浪费大量的工作时间。”整顿,就是要对每个清理出来的“有用”的物品、工具、材料、电子文件,有序地进行标识和区分,按照工作空间的合理布局,以及工作的实际需要,摆放在“伸手可及”、“醒目”的地方,以保证“随用随取”。听上去“整顿”很简单,从Stephen的经验来看,其实是很仔细的工作。比如电脑文件目录,就是最好的例子。“一般来说,时间、版本、工作性质、文件所有者,都可以成为文件分类的关键因素”,Stephen结合自己的体会,向大家详细介绍了“什么是电子化的办公”。对一个逐步使用电脑、网络进行生产过程管理和日常事务处理的公司而言,如何处理好纸质文件和电子文件的关系,是养成良好的“电子化办公”习惯的重要内容。“电子化的过程中,如果把手工作业环境里的脏、乱、差的恶习带进来,危害是巨大的”,Stephen说。清扫,简单说就是做彻底的大扫除。发现问题,就及时纠正。但是,“清扫”与过去大家习惯说的“大扫除”还有一些不同。“大扫除”只是就事论事地解决“环境卫生”的问题,而“清扫”的落脚点在于“发现垃圾的源头”。用Stephen的话说,就是“在进行清洁工作的同时进行检查、检点、检视”。爽朗心情随着3S(清理、整顿、清洁)的逐步深入,车间和办公室的窗户擦干净了,卫生死角也清理出来的,库房、文件柜、电脑硬盘上的文件目录、各种表单台账等“重点整治对象”,也有了全新的面貌。但是,包括总经理在内的所有人,都没有觉得Stephen先生引进的“灵丹妙药”有什么特别之处。不过,总经理承认,大家的精神面貌还是有了一些微妙的变化:人们的心情似乎比过去好多了,一些“不拘小节”的人的散漫习惯,多少也有了收敛;报送上来的统计数据,不再是过去那种“经不住问”的“糊涂账”,工作台面和办公环境,的确清爽多了。这当然不是5S管理的全部。Stephen先生结合前一阶段整治的成果,向总经理进言:“5S管理的要点,或者说难点,并非仅仅是纠正某处错误,或者打扫某处垃圾;5S管理的核心是要通过持续有效的改善活动,塑造一丝不苟的敬业精神,培养勤奋、节俭、务实、守纪的职业素养。”按Stephen的建议,公司开始了推进5S管理的第二步:推行后两个“S”,一个是整洁(Seiketsu),另一个是素养(Shitsuke)。整洁的基本含义是“如何保持清洁状态”,也就是如何坚持下去,使清洁、有序的工作现场成为日常行为规范的标准;素养的基本含义是“陶冶情操,提高修养”,也就是说,自觉自愿地在日常工作中贯彻这些非常基本的准则和规范,约束自己的行为,并形成一种风尚。Stephen进一步说明道,后两个“S”其实是公司文化的集中体现。很难想象,客户会对一个到处是垃圾、灰尘的公司产生信任感;也很难想象,员工会在一个纪律松弛、环境不佳、浪费随处可见的工作环境中,产生巨大的责任心,并确保生产质量和劳动效率;此外,更不用说在一个“脏、乱、差”的企业中,信息系统竟然会发挥巨大的作用。“零”报告若干个月后,又是一个春光明媚的日子。当A印刷公司的总经理,带领新的客户参观自己的数字印刷车间的时候,在他心底里涌动着一种强烈的自豪感。车间布局整齐有序,货物码放井井有条,印刷设备光亮可鉴,各类标识完整、醒目。公司的电脑网络和MIS系统,在没有增加新的投资的情况下,也好像“焕发了青春”,带给总经理的是一系列“零报告”:发货差错率为零,设备故障率为零,事故率为零,客户投诉率为零,员工缺勤率为零,浪费为零在参观者啧啧有声的称赞中,总经理感到,引进一套先进设备的背后,原来是如此浅显又深奥的修养“工夫”。第 7 页 共 7 页
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