任课教师 黄斐 2008年6月,第10章 项目沟通管理,第10章 项目沟通管理,项目沟通管理就是项目整个活动过程中的神经中枢，顺畅有效的沟通是项目成功的基础，它贯穿了项目管理的各个领域。 由于沟通信息系统的失灵或紊乱，导致了很多项目的延误和失败甚至整个项目被取消。 建立组织之间的沟通管理有利于项目的整体协调和按预定目标交付项目成果。,2,10.1 项目沟通管理概述,沟通管理提供了一个重要的在人、思想和信息之间的联络方式。项目沟通管理确保通过正式的结构和步骤，及时和适当地对项目信息进行收集、分发、储存和处理，并对非正式的沟通网络进行必要的控制，改善项目生命期内的有效决策和沟通，实现项目目标。 建立和保持项目干系人之间正式或非正式的沟通网络，以保证项目生命期内各层次成员之间的有效沟通，使项目顾主对项目需求和目标有清晰的理解和共同的认识，使矛盾和冲突能及时地得到解决或缓解。明确在沟通以及管理信息系统中潜在的和实际存在的问题并采取补救措施。,3,10.1.1项目沟通范围,沟通管理中的信息渠道应有明确的范围，超范围的沟通将导致信息的紊乱，未达目的的沟通又将使信息失效。 项目沟通范围包括，组织机构之间的信息沟通，实施项目的组织和个人之间的信息沟通等。 沟通范围确定后，应保证沟通能够有效进行，需要指定沟通负责人，定期和不定期对信息结果进行跟踪和总结，通过阶段分析便于改进下一阶段的沟通管理。,4,10.1.1项目沟通范围,沟通是信息的交流，应当保证发送的信息清晰、准确、完整，便于接收和理解。谈判是解决问题的一种方法，对话和会议是谈判常用的工具。对话和会议的管理包括组织、主持、后续工作等，涉及到会议的内容、过程、时间、信息、纪要、决策手段和其他相关文档。 项目执行情况是重要的项目管理信息，它显示项目进展的各方面情况，如项目的状态报告，描述当前项目进度在项目计划中所处的位置；进度报告，描述项目进度实施情况和已经完成了计划中的哪些活动；预测报告，描述项目未来的发展和进度、成本等。 执行情况报告应涉及项目范围、资源、成本、进度、质量、采购、风险等多个方面，可以是综合的，也可以是分别强调某一方面的分项报告。,5,10.1.1项目沟通范围,评价项目现状或进展的活动，可以采用执行情况报告、核查和会议等多种形式。将项目进展的实际结果与计划或预期结果进行对比。 最常进行分析的是成本和进度。实际上，对范围、质量和风险方面的对比分析也是同样重要的。 挣得值分析整合了项目范围、成本和进度测量，是评价项目绩效和预测项目未来发展趋势的最常用的方法。,6,10.1.1项目沟通范围,项目沟通管理计划就是确定、记录和分析项目干系人的信息和沟通需求。沟通管理计划包括，详细说明不同类别信息的生成、收集和归档方式，以及对先前发布材料的更新和纠正程序；详细说明信息（状态报告、数据、进度计划、技术文档等）流程及其相应的发布方式； 信息描述，如格式、内容、详细程度以及应采取的准则；沟通类型表；各种沟通类型之间的信息获取方式；随着项目的进展更新和细化沟通管理计划的程序。,7,10.1.1项目沟通范围,使用MS Project开发项目管理信息系统，可以保证信息与沟通的质量、有效性、及时性和完整性。 利用计算机、互联网、内部网和管理软件，就项目有关的信息和问题在项目组织的内部进行沟通，以及在外部与客户和其他项目干系人进行沟通。 为此要设定系统使用的授权，规定什么人可以和应当发布和获取什么样的信息。利用现代信息技术工具可以大大提高信息沟通的效率。,8,10.1.2项目沟通过程,通常情况下，项目要涉及不同的人或组织，项目需要多方通力合作才能完成。为了保证合作顺利或监督有效，就要建立有效的沟通管理，保证能够以合适的方式、在合适的时间、从合适的人那里、获得合适的信息。它是不同项目干系人之间的关键纽带，是项目成功所必须的。 在使用这条纽带时，不同的项目于系人需要使用相同的项目语言，才能保证项目信息正确的发送和接收。,9,10.1.2项目沟通过程,在项目沟通管理知识领域中，项目沟通过程包含4个部分，即沟通计划编制、信息发送、执行情况报告和管理收尾，它们相互影响，而且可能多次重复。其功能如表10-1所示。,10,1沟通计划编制,沟通计划编制的基本依据是，沟通需求、沟通技术、约束条件和假设估计。沟通需求就是，所有项目干系人对项目信息需求的总和，项目信息来源于对项目本身数据有意义的分析。项目干系人不同，需要的信息、信息的格式或传递信息方式会有所不同。 沟通技术的作用是传递项目信息，可以采用的方法和技术有很多，从简单的口头沟通到大型会议，从简单书面文档到在线数据库。选择什么方式作为项目的沟通技术，需要考虑的因素有及时性、可用性和先进性。还需要考虑一些项目本身的约束条件，可能需要将某些条件假定是确实存在的，假设估计会包含一定的风险。,11,2信息发送,信息发送采用的技术有，沟通技能、信息查询系统和信息发送系统。沟通技能就是指发送信息的人能够将信息清楚、完成、无歧义的传达给需求者，接收信息的人具备正确接收完整的信息并能够正确理解的能力。 项目内部可以组建信息查询系统，这样项目干系人就可以随时主动查询需要的项目信息。随着互联网的普及，很多组织构建了信息查询系统。项目管理者可以充分利用这些系统。 通过信息发送系统，项目信息可以通过很多种不同的方式发送，包括会议、书面文档的发布、在线的数据库、传真、电子邮件、远程视频会议系统等。项目管理者应该根据组织具备的条件，具体选用合适的一个或几个信息发送系统。,12,3执行情况报告,执行情况报告涉及项目执行情况的收集和发布，满足项目干系人对项目了解的需求。执行情况报告的核心内容应该是如何使用已获得的资源去完成项目，还应包括描述项目目前所在的位置、已取得的产品和管理上的成绩、预计未来的状况和进度等。 执行情况报告包含的技术有，执行情况审查、偏差分析、趋势分析、挣值分析和信息发送的方法和技术。执行情况报告的输出格式有很多种选择，例如甘特图、挣值曲线图、数据表格等。 项目管理者应该按照不同的项目干系人的要求，选择合适的格式，提交详细的内容。另外，对项目执行情况的分析有时会导致项目某些方面的变更，这时就会涉及到变更申请。,13,4管理收尾,对于项目或项目阶段，无论是预定目标已经到达还是因故停止，都应该进行收尾工作。这部分工作包括，确认项目结果、记录项目结果、接收客户或项目投资方对结果的审查、对成功或失败的分析等。 应该注意的是管理收尾活动不应该等到项目结束才进行，在每一个项目阶段或项目里程碑处都应进行适当的收尾，以保证重要的、有价值的信息不会忽略。,14,10.2 项目之间的沟通技术,选用合适的沟通技术才能获得有效的项目沟通，选择沟通技术的因素包括，项目对信息及时性的要求，项目沟通的性质，预期的项目人员配置，项目本身的规模等。 MS Project提供的项目沟通管理技术可以辅助项目组成员之间的沟通、同步、协调。这些技术包括多项目管理、在工作组中管理项目、为任务和资源添加超级链接、导出/导入项目数据、合并项目、资源共享、建立项目库、资源库、模板等功能，组织、储存与追踪包括文档、问题等项目信息的解决方案。,15,10.2.1 多项目管理,项目沟通需求是所有的项目干系人在项目实施过程中的信息需求，如项目的工期、进度、环境影响、资源需求、预算控制、经费结算等，这里的项目干系人涉及到项目业主客户、项目团队、项目经理、项目实施组织、项目供应商、项目所在社区等。为了确定项目的沟通需求，需要对收集到的信息进行加工处理，使之成为项目沟通计划的有效信息。 通常可以采用MS Project进行信息加工处理，例如，归纳、整理、汇总必要的项目文件，允许用户分别管理较小的项目文件，把较小的单项目文件进行合并，使用多项目文件的好处是可以平衡几个项目间的人员和设备的工作量。,16,1合并项目,组织管理多个项目的最好方法是将项目合并。将一个项目插入到另一个项目中，便可合并项目。被插入的项目以汇总任务的形式出现在含有一个或多个插入项目的合并项目中。以这种方法合并项目，便于用户控制包含大量任务的项目。因为用户需要频繁地使用项目，而合并项目规模较小且易于操作。 合并项目后，操作合并项目的方式与操作单个项目完全一样，用户可以在其中创建链接、设置信息的格式以及折叠和展开任务等。为了有助于组织项目信息，用户还可以创建项目间的链接，以及合并项目内各项目的分层结构。,17,（1）合并项目文件,在合并项目文件中，用户可以查看、打印或更改所有项目的信息，就像对待单个项目一样。用户还可以将合并项目组织成分层结构，以便更好地查看项目的不同部分是如何组合在一起的。分层结构中的每一个项目都包含一个指向在其下插入项目的链接，而相对于其上的项目来说，此项目本身又是一个插入项目。这样便可以更有效地区分和管理项目的较小部分。 当合并项目中单个项目的副本链接着各自的源项目时，对合并项目文件中的任何信息的更改都会自动地反映到源项目文件上。同样，如果更改了源项目文件中的信息，则位于合并项目文件中的相应信息也会自动作出更改。,18,（2）插入项目文件,创建合并项目文件最好的方法就是打开一个新的或现有的文件，然后将其他项目文件插入其中，而不需要打开单个文件。用插入法创建一个合并项目文件的具体操作如下： 创建一个新项目文件或打开一个现有文件，以便插入项目。 执行菜单命令“视图甘特图”，打开“甘特图”视图。 在“任务名称”域中，单击要在其上插入项目的行。用户可以在大纲的任何级别上插入一个项目。 执行菜单命令“插入项目”命令，打开“插入项目”对话框。 选择要插入的项目，然后单击“插入”按钮。若要插入多个项目，可在按住Ctrl键的同时，按所需的插入次序选择项目。,19,2项目之间的相关性,如果存在几个相关的项目，其中一个项目中的任务与另一项目中的任务相关，则可以链接相关的任务。用户既可以链接合并项目中各项目之间的任务，也可以链接几个独立的相关项目之间的任务。链接任务时，MS Project显示任务相关性的同时将在每个项目中显示外部任务，但不能对外部任务进行编辑。 在合并项目中建立项目之间的任务相关性的具体操作与在同一项目中建立任务相关性的操作相同。若要在几个独立的项目之间建立任务相关性，可执行下述操作： 打开要链接任务和要被链接任务的两个项目，并打开这两个项目的“甘特图”视图。 选择“窗口”“全部重排”命令，将这两个项目以上下窗格的形式进行排列，如图10-2所示。,20,2项目之间的相关性,在“任务名称”域中，单击要为其创建外部前置任务的相关性的任务，如，选择用户界面设计任务。 单击“常用”工具栏中的“任务信息”按钮 ，打开“任务信息”对话框，并选择“前置任务”选项卡。 在“标识号”域中输入前置任务所属项目的路径和任务标识号，中间用“”号隔开。如“c:testp10_11.mpp2”，如图10-2所示。,21,2项目之间的相关性,单击“确定”按钮，即可建立任务相关性。建立任务相关性后，项目中的外部链接任务以灰色显示在任务列表中。 例如，在图10-3所示的视图中，上方增加了标号为3的任务“用户界面设计”，并显示与之对应的条形图，这表示软件规划项目和需求开发项目之间建立了外部链接。因为软件规划项目的后续是需求开发项目，所以在链接点选择该项目的最后一个任务，即“计划评审”任务，该任务的标号为2。 如，软件规划项目对应的文件是p10_11.mpp， 而，需求开发项目对应的文件是p10_12.mpp， 两个文件存放的位置是c:test。,22,2项目之间的相关性,选择需求开发项目，执行菜单命令“工具在项目间链接”，系统显示如图10-4所示的对话框，从“外部前置任务”或“外部后续任务”选项卡中查看项目中的外部链接任务。例如，可以看到“计划评审”任务的外部前置任务是“用户界面设计”任务，对应的路径是“c:testp10_12.mpp”。 图10-4 项目之间的链接 可通执行菜单命令“工具选项”命令，在打开的