提升企業效能的核心競爭力,時間管理? 管理時間?,先談一個真實又寓言的現代故事,美國落磯山-東、西兩面山脈,羊與狼!競爭生存的環境系統啟示!,時間管理課程綱要說明,一現代企業的九項管理 二項目與管理的重要性 三.時間管理與管理時間 四.時間壓力與自我評測 五.時間與工資價值替換 六.四十項浪費時間原因,七.時間象限與自我診斷 八.時間管理三個成功點 九.時間管理的邏輯方法 十.時間管理的20種方法 十一.用數位做時間管理 十二.結語,一現代企業的九項管理,企業核心競爭的九個項目管理,1.範圍管理scope 2.風險管理risk 3.時間管理time 4.費用管理cost 5.人資管理hr 6.質量管理quality 7.信息交流管理communication 8.採購管理procurement 9.知識管理km,時間管理,質量管理,採購管理,費用管理,風險管理,信息管理,範圍管理,知識管理,人資管理,二項目與管理的重要性,顧 客 要 求,顧 客 滿 意,管理職責,管理職責,資源管理,測量分析改進,產品實現,產品,輸入,輸出,產品或服務持續改進,時間管理,1.以顧客為關注焦點 2.領導作用 3.全員參與 4.過程方法 5.管理的系統方法 6.持續改進 7.基於事實的決策方法 8.與供方互利的關係,IN,OUT,八項質量管理原則,時間管理,三.時間管理與管理時間,何謂時間管理?,在一定的時間內; 完成一定要做的事情! 1.項目的定義 2.活動的排序 3.活動持續的時間計算 4.時間管理進度表 5.程序的控管 6.補救的緊急計畫,讓我們抬起手問自己時間是啥?,時間是生命 時間是金錢 時間是價值 時間是效果 時間是效率 時間是效能,時間,效果 確定期待的結果,效能 以最小代價或浪費 獲得最佳期待結果,效率 以最小代價或浪費 獲得預期結果,時間管理的目的性,時間是一種珍貴的資源,具有消失性與不可以追溯性. 企業花費時間是一種有價值的投資,是成本費用,必須用創收回饋. 因此;個人與企業必須做好時間管理.,时间管理与项目生命周期,概念和建议,发展,执行,终止,验证,完成阶段,中间阶段,启动阶段,效果,效率,效能,時間,腦動力,體動力,?,?,請先回答兩個時間管理的問題,如果一個公司的金錢可以隨便花用,這個公司會怎麼樣? 那麼;如果一個公司的時間隨便浪費掉了,這個公司會怎麼樣?,請想一想;您最後一次審查您的時間分配,是在什麼時候? 您有做時間分配的思考嗎?,四.時間壓力與自我評測,評測時間為十五分鐘 請選擇是或否,如果您回答第一部份總合結果為: 00-05個【是】-您的個人效率是80%,只要稍微調整一下就好了. 05-15個【是】-您的個人效率是65%,某些方面要進行大的調整. 16-20個【是】-您的個人效率是50%,您的潛力有一半還未發揮. 21-40個【是】-您的個人效率是20%,您準備怎麼辦呢? 在第二部分如果您有12個【是】: 我們自己要反省一下對時間安排方面有何問題?,五.時間與工資價值替換,企業缺乏時間管理的綜合現象,所有的事務總是在最後一分鐘趕進度! 會議多如牛毛,會而不議!議而不決!決而不行!每天毫無所獲的打發浪費掉! 會議變成領導者或是管理者的發表會,不聽職工的第一線聲音!,對於大事情和小事情,採取同樣的處理和對待! 大事情和小事情因為沒有優先等級,因為力量不集中,所以;大小事情都同樣的效率低落!,時間是金錢.您的工資如何計算?,月工資1500元,您每小時鐘工資是多少? 1500元30天50元/天8小時6.25元/時. 1500元22天68元/天8小時8.52元/時 您的小時工資公司的(房租.水電.電話.文具.網絡.稅金.公關.折舊.分攤.午餐.飲水.管理等費用) 公司一小時約支付您15-30元的小時工資.,領導者或是管理者要管理時間,您作為領導者或是管理者,您對您的職工在時間運用上,滿意嗎? 您給您的職工作了什麼管理時間的示範? 權力來自責任!來自能力!您會管理時間嗎?,主管及職工要時間管理,如果每天08:30上班,您必須07:00出門.在交通途中,您做了什麼? 想想;您進公司後,您做了什麼? 您有記事本或是電子文檔管理時間與工作進度嗎? 您有對時間管理做過建議嗎?,六.四十項浪費時間原因,下面有40項浪費時間的原因,思考探索一下 您?是否有其中的錯誤行為!,浪費時間(顯性與隱性)的40項原因,01.打進或打出的無謂電話 02.打擾者,突然而來的訪問者 03.預約與臨時的會議 04.內部或外部的爭吵及發火 05.缺乏目標,時間或優先計畫的事務 06.個人的無序性(桌面或文檔混亂) 07.無效率的代表或委託人 08.無用的試驗或測試,浪費時間(顯性與隱性)的40項原因,09.同一時間有太多想法,嘗試太多 10.對時間有不現實的期望值 11.無效的通訊(網絡,電話,手機,傳真) 12.下屬的訓練與發展不夠充分 13.對事拖延,猶豫,歡喜做白日夢 14.不會說“不” 15.努力不夠徹底,或者是改變努力 16.太重視細節,在枝微末節上計較,浪費時間(顯性與隱性)的40項原因,17.員工數額不足,員工工作不力 18.內部或外部閒話太多 19.缺少自律精神 20.保持優越感,不信任他人 21.錯誤的傾聽 22.缺少正確的反饋 23.個人問題,本位主義的爭執 24.產生焦慮與恐慌性,浪費時間(顯性與隱性)的40項原因,25.執行不充分的計畫,錯誤變更計畫 26.無謂或過多的等待 27.記憶錯誤 28.判斷的失誤 29.對結果或行為的迷惑 30.過於疲勞對事務產生討厭感 31.責備無關事務的其他人員 32.過多壓力產生緊張,浪費時間(顯性與隱性)的40項原因,33.使用不充分的工具及設備 34.公司的策略錯誤 35.不充分的登記系統產生錯誤 36.閱讀過多的郵件或垃圾資料 37.參與過多的外部活動 38.對人.事.物不耐煩,草率 39.先做了不應該做的事 40.過度表現,爭取事務,影響效率,七.時間象限與自我診斷,急迫又重要的事,重要但不急迫的事,急迫但不重要的事,不急迫又不重要的事,1,2,3,4,時間管理的四個象限,時間管理的自我診斷,診斷自己的時間 (自我紀錄留下痕跡) 分析無效的時間 (執行重點結果掛帥) 排除浪費的時間 (制度考核精算效益),時間管理的不良徵兆及解決方案,同時進行許多方案,似乎都無法完成 顧慮其他事項,無法專心做手上事務 工作被中斷時會憤怒 每天感覺很累,事情做不完 休閒,運動都沒有時間,請把工作排好優先順序 只做必要且重要的事務 只專心做完一件事務 力求完整美好的做完手上事務 心動-不如行動!,全面時間管理的具體工作,用權責劃分來消除時間浪費現象 為會議做好準備 工作負擔不要集中過重 要有監控工作進度的機制 根據事情的重要性分配時間 要有年,半年,季,月,週,日的工作計畫 使用數位網絡做時間分配與管理,八.時間管理三個成功點,目標與責任,邏輯與方法,組織與流程,企業時間管理成功的三個中心點,說說您企業和個人的目標與責任,願景(vision) 使命(mission) 目標(glob) 策略(strategy) 計畫(plan) 執行(action),崗位責任制,業務流程化,企業職工時間管理的組織與流程,談談您現在的企業組織架構,科層式組織 扁平化組織 矩陣式組織 蜂巢式組織 混合型組織,談談您現在的企業業務流程,有業務流程嗎? 這個流程是誰定的? 業務均照流程運作嗎? 中間有困難點嗎? 流程是否與知識管理系統結合? 您滿意目前的流程嗎?,九.時間管理的邏輯與方法,腦動力需要智慧! 邏輯與方法是智慧的鑰匙! 您;參考參考好嗎?,Plan 計畫,Do 執行,Check 檢查,Action 再行動,美國管理學大師-戴明的P.D.C.A理論,FEEDBACK,自變項與依變項(因.果關係),完成目標,起始作為,a,b,c,d,e,f,g,甲,乙,丙,丁,戊,己,庚,辛,A,B,C,時間管理的魚骨頭思維方式,思考,(原因),(變項),結果,有助時間管理的4M與4P,魚骨頭圖的思考啟示,大衛.伊斯頓的系統圖,input,output,Feedback loop,開始,活動B,活動A,活動D,活動C,活動E,結束,時間管理的網絡流程圖,反饋,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,ID,活動名稱,開始日期,持續時間,1,2,3,5,4,A,B,C,D,E,3/4,2,3/6,3,3/8,2,3/10,2,3/12,2,2003.3.2-2003.3.14,時間管理的甘特圖(橫道圖),投入,產出,效益,20%,20%,20%,80%,80%,80%,80/20法則節約時間管理,效果,利潤,成果,目的,兵力,時間,地點,手段,使命,狀況,分析,比較,結論,我國孫子兵法爭取時間的手段與方法,十.20種管理時間的方法,提供您作為參考 技巧存乎一心,端視如何運用!,精準時間管理的20種方法,大學:大學之道,在明明德,在親民,在止於至善.知止而後有定,定而後能靜,靜而後能安,安而後能慮,慮而後能得,物有本末,事有終始,知所先後,則近道矣! 西諺:SETING.THINKING.DOING.,精準時間管理的第1種方法,每天早上6:30起床,7:00搭公車,8:30上班,請問您做了什麼時間管理? 張忠謀聽BBC新聞. 閱讀,聽英語,激勵自己,思考本日工作的分配,執行與細節.,精準時間管理的第2種方法,每日下午5:30下班,約晚間7:00返回住所,若預計晚間11:00睡眠,在這五個小時中,您做了什麼時間管理? 車上聽英語?閱讀?檢討本日的時間分配與工作成果? 訪友?約會?自我學習?,精準時間管理的第3種方法,人必須勞動與學習才能有競爭力,必須有生涯規劃,才能循軌跡成功,不虛此生! 您有長期,中期,短期,近期的生涯規劃嗎? 有夢最美,希望相隨!掌控時間,追求成功!,精準時間管理的第4種方法,仔細的想一想,您為何工作?在馬斯洛的需求理論中,您在那一層面? 您有年度?半年?季?月?週?日?的工作計畫嗎? 有目標才能計畫時間,才能管理時間!,精準時間管理的第5種方法,要求自己要有計畫的使用時間,計畫必須與目標和結果掛勾,不會計畫時間的人,就是失敗的人! 從現在開始,去實踐永遠不會嫌晚!,精準時間管理的第6種方法,所訂定的目標,一定要明確,一定要具體,一定要有實現性. 備多力分,要有核心,內圍,外圍,週邊的交友與處事分別!,精準時間管理的第7種方法,去做一件事務,一定要有三先程序(重要急迫,急迫,重要),要善用時間象限. 以價值,收益,時效為考量的基準點. 不要忘記長遠的佈局就在近程的累積中!,精準時間管理的第8種方法,要有量化時間的分割能力,學會切割時間,學會切割自己的情緒,學會切割自己的心! 了解見人說人話,見鬼說鬼話的精義,針對重點,分割使用時間.,精準時間管理的第9種方法,採用光譜的高低頻率,確定每天要做事情的強弱度,明確輕重緩急. 可以使用的7分法,排好工作與時間的順序.,精準時間管理的第10種方法,使用左,右手筆記登錄法,找出時間的爭取點,節約時間.,左手,右手,1.2.3.4.5.6.7.8.,Why What When Where Who how,5w1h,精準時間管理的第11種方法,問一下自己,自己最佳的生理時鐘是在何時? 您有沒有考慮,將自己最佳的時段,放在處理最佳的事務方面? 請紀錄自己的生理情緒指標,您會找到最佳的自我!,精準時間管理的第12種方法,做好的事情!比把事情做好更重要! 領導是做對的事情!而管