时 间 管 理II,*,如果您的余生只剩下三天, 您会做那三件事情?,请闭目一分钟思考这个问题,时间管理是什么?,时间管理不是什么?,时间本身不是问題.因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多 所以时间管理的问题本身不在于时間,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间,时间管理是什么?,时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习慣,以令自己更富绩效,更富效能 把事情很快地做完,叫做效率 把事情很快又很对地做完,叫做效能 时间管理就是事前的规划或长期的计划,人,为何安于现状?,为何你我都不满意现狀,但是却安于现状 1.无奈 2.不确定改变之后会更好 3.因为现状是你我最熟悉的 当你开始不满于现状時,表示会有新的事物发生在你的身上但是要用对“新的思考方式”,请架设一座桥,使A至B 距离最短,但是桥不可歪斜,100公尺,300公尺,A,B,河水,有三片木条, 如何将它们围成封闭三角形,2 cm,10 cm,4 cm,你可知道为何会画不出来?,因为你跳不出原来的思维习惯 但是假设你画了出來.恭喜你,你可以用新的角度去思考一个旧有的问題. 改变时间管理的第一步,从你自觉需要时间管理开始,时间管理的架构,请排出正确的行事优先级,?,?,?,?,A,B,C,D,正确的行事优先级,陷阱一:时间的配置不对,Reaction消极回应vs Proaction积极掌握 危机就是转机 规划重于做事 最好的控制是预防 预防胜于处理,不合理的时间配置,明智的时间配置,1.重要的事情着重在Plan Plan着重在Do Do着重在Check Check着重在Action 2.重要的事情要逐渐地交给 信任的部屬,这叫“灌能”,陷阱二:拖延,除了第四项以外,其它的做起来都不太愉快 不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情,克服1.成本/效益分析法,成本 . . . . . .,好处 . . . . . .,克服2.思维习惯的改变,这件事令人感到为難,但是它非做不可,因此我将立即做完它,以便尽早忘掉它. 养成速战速决的习惯 将事情切成好几块小块任務,快速地完成每一块的任务 完成最关键的部份,让事情看起来像做完80%一般,陷阱三:事必亲躬,韩非子.八经 下君,尽已之能 中君,尽人之力 上君,尽人之智 诸葛亮凡事必亲躬,后来过劳而死. 为何事必亲躬? 因为怕部属取代 不放心部屬,不信任部属 要求标准过高,陷阱四:有求必应,会花太多时間,时间不够会牺第二项 受人尊敬重要,还是受人欢迎重要 不好意思拒绝请托的原因 接纳请托比拒绝请托容易 担心触怒请托者 想要做广受爱戴之好人 不知如何拒绝他人之请托 每个人都有一个好朋友,叫“施小惠”,可以适当地拒绝.,1.舍得 2.勇于拒绝 3.交待,1.怡情养性 2.轻松一下,Conclusions:时间管理架构,1.兵贵速战速决 2.快刀斩乱麻,1.决胜于庙堂 之上 2.灌能,均 衡,紧迫的事,不紧迫的事,重要的事,不重要的事,如何提高工作效率,如何提高工作效率,1.了解自己每天工作时段的特性,善用之. 2.以PDCA分布周一到周五的工作性质. 3.保持良好的体力;养成运动的习惯 4.身心均衡地发展;培养良好的嗜好,1.工作时段分配法则,2.每周工作性质分配法则,如何管理你的EMail,葛洛夫:你的时间是不是被Email切成零零碎碎的片段?集中处理它.,先问自己以下这几个问题,1.你一天花多少时间在看Email? 2.你进Email会不会看小品? 3.你看Email的时间是连续的,还是片断的? 4.你的Email有没有做分类? 5.你回信时是边看边回,还是分类后集中回信? 6.你进Email信箱,是先看信还是先发信?,如何提高Email的处理效率,一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍,然后做分类的动作 养成习慣,一天只有三个时段看Email 除了急件以外,集中时段回信,看Email的时段分配,Email文件夹的分类,Reply: Private,公务 Follow Up: Urgent, Boss,重要,向下, Private Project进度 有空再看,如何展开你的计划,一日之计在昨天下班前 一周之计在于周日 一月之计在于月底,1.舍得 2.勇于拒绝 3.交待,1.怡情养性 2.轻松一下,良好的时间管理来自于计划,1.兵贵速战速决 2.快刀斩乱麻,1.决胜于庙堂 之上 2.灌能,均 衡,紧迫的事,不紧迫的事,重要的事,不重要的事,P,A,D,C,不 好,好,耗用时间,花时间在计划上才是 最节省时间的作法,耗用时间,8.80/20法则1/2,the Vital Few & the Trivial Many 柏拉图法则 花最少的力氣,获得最多的效益 你所完成的工作里, 80%的成果,来自于20%的时间=也就是说80%的努力是与成果无关的,80/20原理意示图,80% 时间,20% 时间,80% 成效,20% 成效,重要的 少数事物,琐碎的 多数事物,目标金字塔,长程目标 年目标 季目标 月目标 周目标 日目标,如何列管重要计划,将自己短中长期的计划依工作,个人及生活这三个主轴一一列举出來,并算出每个计划的效益.(如下一页所示) 在同一个时间点进行这三个主轴的前3个专案(项目件数依自己能力而定,红线的右手边) 有项目结束之后下一个项目就可以往左递补,每个计划如何给予评分,先将所有计划列出來,分成短中长期(自行定义) 分成三个项目(也可依自己的价值观调整),依照:重要性,急迫性及成功机会来给分數.最好给5分,最不好给1分 将三个分数相乘,分数最高者为最优先执行的计划,范例:项目评分的范例,以Notes信箱管理计划的分类,执行力: To-Do,记录, Routine (最重要的部份,下一章节再讲) 自我成長: Pareto,前3个计划 生活: Pareto,前3个计划 工作: Pareto,前3个计划,执行能力的强化,备 忘 录,时间管理的利器: to-do List,备 忘 录,紧急的事情 1.老板今天交待 2.临时状况,重要的事情 1.工作计划 2.人生规划 3.家庭,健康,财富,Schedule List 1.Meeting 2.行事历 3.纪念日,Routine Work 1.日常工作 2.定期约会,范例:备忘录的范例,范例:周计划的范例,善用Notes BookMark的功能,链接书签(BookMark)的建立可以用来建立一系列相关计划的链接 在Notes里頭,点一以下黄色书签即可把该计划给打開,并Update,按Ctrl+V之后就 会出现黄色书签,善用Notes颜色管理的功能,红色粗体字体为重要一定完成的部份 蓝色斜体字体为已完成的部份 黑色字体为应执行事项 绿色字体为Routine Schedule,良好工作习惯的养成,兵贵速战速决 养成做备忘录的习惯 可以早上做完的事,决不拖到下午完成 可以一天做完的事,决不分成两天完成 每天至少完成一件事情, 特别是在工作情绪低潮时,“执行”的写照,Just Do It 奉备忘录的To Do-Check List如圣旨 行动才是企划的开始 把掌控着力焦点集中在计划最紧要的20% 执行能力锋利如倚天劍.剑锋到處,刀折剑断,执行不是一成不变的,合理性Reasonable表示用心 试探一下是不损伤毫发的 平时基本观念(Sense)的建立,在临场应用时最能显现效果,执行的速度:兵贵速战速决,养兵千日,用在一时(资源珍贵) 时机稍纵即逝 将变量降至最低 生米已煮成熟饭型(老公,来不及了) 自废武功型(成绩已经贴出去了) 客户的感受 加速度,势如破竹.,兵贵速战速决的时机,并不是每一件事情都需要兵贵速战速决 #1是项目的要径任务或是一群人要等你的决策之后方能动作(丢球) #2重要事件的关键任務.通常要完成此关键任务只占全部项目时间的20%. #3时机稍纵即逝的机會.有时候机会的有效性仅限于某段时間,甚至短到几分钟而已.,Hand Carry !,让程序进行最迅速的方法 当然需要先了解程序及关键点 见面三分情 亲自与关键人物(经理)面对面沟通,执行的技巧:Key Success Factor,灵活如庖丁的刀,在牛的关节中游走 (游刃有餘).分解完毕牛尚不自知已经被解体 由计划阶段时即被简单勾勒出来 做对的事情,并不会耗费太大的力氣.反而做不对的事情,才需花时间东补西补.,Buffer缓冲区,并不是每件事情都那么的急 如果我们每件事情都要实时地处理掉,相信我们会变得神经兮兮的 所以应该要有一个地方让我们放一些比较不必马上处理掉的事情,但是时间到时又要能提醒我们,如何处理情绪低潮,每天至少完成一件事情 完成事情的定义 完整的 相关的 善后的 记录的文件 通常完成一完整任务就会有力气再做第二件事情,