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十项管理技能训练,管理技能训练之二:时间管理,时间是一种资源,我们在每项工作中,每件产品中,都投入共同的资源时间 时间面前人人平等。时间是商务中唯一人人平等的资源。每人都有365天,每月有176个工作日,每年有2112个工作日来完成目标 有效地利用时间,就是有效地利用了资源 损失了时间就等天抵押了未来 让基本个人损失时间就等天损失了人家的金钱 损失了时间就等天抵押了未来 让基本个人损失时间就等天损失了人家的金钱,时间浪费在那里?,电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题,这本不属于任经理的事,有薪酬主管吗? 会议安排没有计划,会议拖延,主题不明确,对会议没有实行有效控制; 上司不定期的召见使中层经理的时间具有很大的随意性; 下属的不断请示和汇报。喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风,使自己成为下属任务的执行者,大大浪费了自己的时间; 对下属工作不放心替下属做工作,结果整天被埋在事务性的工作里; 凡事事必躬亲,有许多不需要看和处理的文件等耽误时间。 你是否在工作过程中没有目标、没有程序,所以就没有自己主动的行动,即缺乏一份 详尽的计划。 做事情没有轻重缓急和主次之分,经常本末倒置,终日埋头于无关重要的事务上。 只注意细节和小事,事事过问,事事关心,就像一个多事的婆婆,结果下属没有事情可做。 不知道中层经理是可以说“不”的,经常听命于上司的召唤,对下属的打扰也不加以控制,结果是时间浪费在了一些无关紧要和与己无关的事务上。 对于自己熟悉和喜欢的事尽快做完,对于棘手的问题拖延进行,只有通过加班来完成。 不舍得放权,不授权,下属轻松自在,自己却忙得要死。,时间管理的障碍,障碍一:“我的时间安排的挺好,我是 一个有序的人” 障碍二:“时间管理有什么用,计划赶 不上变化” 障碍三:“时间掌握在别人手中”,对时间的分析,计算时间价值 时间清单分析 工作紧急性分析 工作重要性分析 高效益活动分析,低效益活动分析 授权分析 会见分析 会议分析 公出分析 干扰因素分析,对时间的分析一计算时间价值,成本价值法 收入价值法,对时间的分析二你能支配自己的时间吗?,对时间的分析三工作清单分析,时间利用率 找出不知去向的时间 计划了吗? 延误、浪费的时间 原因,对时间的分析四工作紧急性分析,你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作? 非常紧急的工作事项,如果频繁发生,即应考虑授权式管理。制度、营销策略、产品品质等重大问题,与时间管理无关。 “紧急事项”越多,时间管理问题越大。 “紧急”和“非常紧急”和“不紧急”事项,时间比重越大,时间管理问题越大。 除“非常紧急”之外,要分析所谓“紧急”事项是否真的那么急。,对时间的分析五工作重要性分析,你每日、每周、每月最重要的是哪三项工作? 非常重要的工作,如果很紧急,则与时间管理无关。 重要的工作事项所占时间越多,时间管理就越合理。 一定要消除“不重要”的工作事项,通过授权压缩“不很重要”的工作事项 特别注意对“重要”的工作事项进行分析,对时间的分析六授权分析,把可以由下属做的事情,一定要交给下属去做,这样你才能有更多的时间做更重要的事情。 记住:大多数工作,下属绝对没有你做得好,并不等于下属永远没有你做得好。 授权刚刚开始时,会花费你较多的时间,但是,一旦下属能够胜任,你就会节省很多时间。管理者要通过别人完成工作,就必须将时间花在辅导(教练)下属上。 自己做应该下属做的事情的原因常常是很可笑的。也就是说,你的时间花在替下属做事上,是十分可笑的。,对时间的分析七会见分析,不良的会见极其容易浪费时间,而且还冲击和打乱其他时间安排,所以,要坚决克服。 学会约定会见用时。 尽可能事先确认会见目标,以便较为准确地预估用时。 学会对付无故拖延的方法。,对时间的分析八会议分析,根据统计,中层经理用于会议的时间约占工作时间的20%,如何利用好这20%的时间,是时间管理的重要环节。 中层经理自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务总结会”、“专题讨论会”等。对于自己可以决定是否召开的会议,一定要事先评估开会的必要性。 事先准确通知参会人员,即使是部门里只有几个人或十几个人。最好养成以简明的书面形式的通知大家会议计划,而不要简单一句“下午开会”就把大家召集起来。 严格会议纪律 参加别人召集的会议,可请求召集人确认会议规则,以免浪费时间。,对时间的分析九干扰因素分析,通过对干扰性因素排序,找出最需要克服的因素。 在拖延性干扰中,最需要而且最能够克服并且容易产生良好结果的是克服“缺乏自律”。因为在拖延性干扰中,许多因素你可能无法把握,但是,你应当可以把握你自己。 在突发性干扰中,最需要克服的是“突然约见”。 都是谁干扰了你的时间安排,偷走了你的时间?不同的人、不同的行业、不同的企业,可能会有不同的顺序。你一定要清楚,谁对你的干扰最大?下属、上司、同事、客户、朋友,还是你自己?,不同层次职务的人,工作时间分配比较状况,领导工作,管理、组织,监督、检查,具体操作,领 导 者,中层管理人员,工段总、技术人员,班 组 长,65%,10%,5%,5%,20%,70%,15%,5%,10%,15%,45%,15%,5%,5%,15%,75%,时间管理原则一:20/80原则,80%的销售量来自于20%的客户 80%的电视时间用来收看20%的你最喜欢的电 视节目 80%的阅读时间用在20%的报刊和杂志上 80%的电话是由20%的外人打进来的 80%的外餐是在20%你最喜欢的餐馆中进行的 80%的请假是20%的员工请的 80%的宴会重复20%的食谱,时间管理的原则二:第二象限工作法,不紧急,重要,不重要,紧急,第一象限,紧急 重要,II第二象限,不紧急 重 要,III第三象限,紧 急 不重要,IV第四象限,不紧急 不重要,时间管理原则三:计划,必须事先对工作做出计划 必须按照计划去执行 必须留出处理不可预计事务的时间 日计划、周计划、月计划相关联,时间管理原则四:养成习惯,你每天要花30分钟作计划 你要有书面的待办单、日计划、月度计划和周计划 你的下属都了解你的工作习惯和时间习惯 你每周都将你的工作排出优先顺序 你能在高效的时间里做完你的重要工作 你的授权形成了一种工作风格和管理方式 你已养成对付干扰的工作作风,你有明确的生活和工作目标 你保证一天内有一段时间不受干扰 会有效利用零星时间 有得力的秘书或充分利用电脑等现代办公设备 文件柜或办公桌整洁、条理清楚 在固定的时间里处理往来的函件 尽量将无用的文件处理掉 能使每件工作善始善终避免头绪多而乱,浪费时间的原因及改进方法,控制方面的原因 计划方面的原因 沟通方面的原因 组织方面的原因 指挥方面的原因 决策方面的原因,时间管理的改进方法,方法之一: 消除电话干扰 方法之二: 消除不速之客 方法之三: 消除无效会议 方法之四: 有效计划 方法之五: 克服条理不清 方法之六: 克服经常救火 方法之七: 有效授权 方法之八: 克服想干的事太多,方法之九: 有效沟通 方法之十: 克服拖延 方法之十一:明确职责 方法之十二:学会说“不” 方法之十三:克服工作搁置 方法之十四:克服文件杂陈 方法之十五:克服办公桌杂 乱和个人混乱 方法之十六:自律,控制不力引起的时间浪费,电话打扰 不速之客 缺乏自我约定 不善于拒绝,计划不周引起的时间浪费,不切实际的时间预算 救“火”或“危机型”管理 没有目标、没有优先顺序 搁置未完成的任务,沟通不畅引起的时间浪费,频繁的会议 信息不足、不畅、过多 无效沟通,组织紊乱引起的时间浪费,混淆职责 制度不健全,指挥不当引起的时间浪费,无效授权 指挥链混乱,决策不力引起的时间浪费,优柔寡断 求全责备,时间管理的改进方法之一:学会说“不”,原因一:不愿意拒绝别人,很想做个人人都喜欢的角色,想赢得赞许和别人的认可与接受,不会拒绝不合理的要求,害怕因此断送自己的事业前程。 原因二:精力比较旺盛,工作能力很高,很想帮助别人的高尚情操。 原因三:没有原则的老好人,助长了别人的懒惰和其他人求你办事的机会,逐渐形成了习惯,而不能说“不”。,原因分析,时间管理的改进方法之一:学会说“不”,原因四:自我价值观不强,缺乏自信,很想让别人这样来认可自己。 原因五:找不到合适的借口拒绝别人,担心别人也会从此拒绝自己和采取报复的手段。原因六:由于没有自己的优先顺序,由别人来确定工作,容易产生先替别人工作的行为。,时间管理的改进方法之一:学会说“不”,原因七:不拒绝别人也能完成自己的工作,为什么要得罪人呢。 原因八:你的上司总是给你加压、加任务,让你惟命是从,你不能加以拒绝。,时间管理的改进方法之一:学会说“不”,原因九:整个部门或公司已形成了这个惯例,有少数的人就是非常能干的,他们不能拒绝任何事。 原因十:公司或部门其他的人可以拒绝承担责任,而你不能;或别人轻率地承担责任而引起不良后果,使你也不能说“不”。,时间管理的改进方法之一:学会说“不”,方法一:不会说“不”是你浪费时间的一个重要方面,每个人都不会做到人见人爱,着重自己的事业和规划你的发展,你会明白哪些是应拒绝的。 方法二:保持这份精力和能力,把他运用到你应该发挥作用的地方,你更应集中精力关注你自己的工作。,改进方法,时间管理的改进方法之一:学会说“不”,方法三:没有原则的帮助别人,不仅耽误了自己也会助长下属的依赖性,使之失去工作和解决问题主动性。 方法四:基于这种心理反而使自己更缺乏自信和降低自我价值。 方法五:有时不需要任何借口,只要你的拒绝对你来说是合理的,实行公平交易,给自己找出拒绝的理由即可。,时间管理的改进方法之一:学会说“不”,方法六:计划好自己的工作计划和优先次序就可以有理由拒绝别人,是主动的时间管理;反之则会被动地、由别人牵制你的行动。 方法七:如果这样当然更好,但是迟早他会影响到你的工作的完成。 方法八:上司也是看你好说话,不过对上司要有合理的、确切的解释和说明,因为上司不好惹。,时间管理的改进方法之一:学会说“不”,方法九:必须使每一个人都承担起自己的职责,这是整个机构或公司的大事,但是你也不能充当牺牲品。 方法十:实际和理智一些,你不是救世主,而且不要做的过分,否则会被视为理所当然,当你拒绝时却引起怨恨,及早摆脱,别形成惯性。,时间管理的改进方法之二:明确职责,原因一:区分不清自己的职责,经常做下属职责范围之内的事,或经常替上司承担不属于自己的任务。 原因二:自己的工作缺乏工作说明和职务说明书,工作起来没有职责标准,经常与其他部门的工作重复或互相扯皮。,原因分析,时间管理的改进方法之二:明确职责,原因三:没有把自己的职责与个人目标、公司、部门发展挂钩,认识不到职责不清的危害性。 原因四:公司、部门没有组织图和职位说明书,或有也是挂在了墙上,职位说明书形同虚设。 原因五:不同部门之间职责不清、上司控制中级权限,下属越级工作。,时间管理的改进方法之二:明确职责,原因六:下达指示或命令含糊不清、信息沟通不畅或职级混乱,职责随命令改变,没有一致性。 原因七:没有相应的激励惩罚机制,员工不愿意承担责任和发挥主动性。,时间管理的改进方法之二:明确职责,原因八:公司扩大,部门业务量增多,导致工作内容增加,却没有相应建立起扩大的职责范围。 原因九:公司或部门机制造成的人浮于事,没有竞争,导致员工不认真完成自己的职责。,时间管理的改进方法之二:明确职责,方法一:分辨自己的职责是什么,保证完成自己职责范围内的事。不为下属做事、不过多替上司承担工作。 方法二:与上司、下属和人力资源部门确定职责范围、实施标准、制订详细的工作说明书,区分各部门的职责,并遵照执行。,改进方法,时间管理的改进方法之二:明确职责,方法三:职责不清会使你做了别人的工作而耽误了自己的工作。你是一个有个人目标、个体职责的、有限的个体。 方法四:用组织图明确公司、部门的权力关系,使每一个人都准确了解和知道自己的职责和权限,并在实际中贯彻实施。,时间管理的改进方法之二:明确职责,方法五:要求自己相应
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