浅议医院文书档案保管期限表的制定摘要：笔者结合自身从事文书档案管理的工作实际，对医院文书档案保管期限表的制定进行探讨，对常见的医院文书档案提出相应的保管期限。关键字：医院档案 文书档案 归档 保管期限表医院文书档案的管理相对于病历档案、设备档案等专业档案来说存在基础设施较为薄弱、案卷质量还需规范、相关体系建设较为滞后等不足，特别是对保管期限表的确定方面存在许多值得商榷和研讨的内容。医院文书档案工作是医院档案工作的重要组成部分,其归档范围与保管期限制订合理与否,事关医院档案工作的整体质量。笔者结合自身从事文书档案管理的工作实际，对医院文书档案保管期限表的制定进行探讨。建立医院文书档案保管期限表的基础是严格遵循国家档案局的有关规定。2006年12月18日，国家档案局发布了机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（第8号令），作为指导文书档案归档工作的基本依据。医院文书档案作为医院行政管理活动的原始记录，也必须遵循这一法令的规定。贯彻落实8号令，首要的任务是不照办照抄，而是要结合本单位的工作实践，突出本单位的主体地位和医院管理工作的特点，并结合医院职能与组织结构的变化，对本医院日常产生的文件材料进行“盘点”，厘清反映医院职能、记载医院各项工作、反映医院基本面貌的文件材料种类，作为确定保管期限表的基础。在明确了文件类型后，要开展深入的调研，8号令主要是对一些共性的文件材料作出规定，如行政管理、党群工作、人事任免等等，而对各单位业务文件的归档范围的规定比较笼统。医院作为医疗专业服务机构，其文书档案具有更强的专业性，因此在明确文件材料类型的基础上，医院内部各部门（包括专业科室和综合管理部门）共同研究，广泛听取内部意见，以医院各个职能科室的职责为主线，结合医院工作实际分门别类，确定那些文件类型需要归档，那些不需要归档，征询业务工作部门对文件类型的保存期限意见，确保各部门归档文书档案时，能够准确界定归档范围，归档的文件材料完整、准确。文件的责任者是划分归档文件材料保管期限表的基础。对于文件责任者的考量主要有以下情况：第一种是文种相同、文件内容相近的情况，如果是本医院形成的，能够指导整个医疗行业工作开展的，保管期限则应归为永久；如果是外单位形成的，虽然可以作为指导医院某方面工作的开展，但保管期限不应为长期，一般为10年即可。第二种是文件责任者是医院内部的部门，则应区分责任者的级别，即本级责任者、上级责任者、下级责任者。本级责任者形成的文件材料，其保管期限应定为永久或30年；上级责任者形成的文件材料定为30年或10年；下级责任者形成的文件材料定为10年。比如我院医疗业务类文件分为“医政类”、“药政类”、“防疫保健类”。三种门类分别对应上级相应主管部门,从而确定其保管期限，这样分类使文件归档清楚明白。第三种是文件责任者为包括本医院在内的多个单位，这种情况首先要确定本单位是否为主办单位，如果为主办单位则视为本单位单独发文来划分保管期限；如本单位是协办单位，则比本单位单独发文的保管期限要短。对文件内容的分析是确定保管期限的关键。文书档案保管期限的确定关键是看文件的内容，从文件的内容来判定文件的价值。对于医院来说，近年来文件内容发生了比较明显的变化，首先医疗业务指导性的文件数量增加比较快，比如在流行病集中爆发的时期，指导类文件数量会激增，本院先后归档的有关“非典”业务指导性文件达110件,内容涉及诊疗规范、技术指南、实验室安全、医药用品储备、建筑设计等各方面；其次医务工作人员职务晋升和聘任的文件增多，一般来说中型的医院每年产生的聘任或晋升文件数量在百余份以上；再次由于医患纠纷的增多，使处理此类问题的相关文件和材料数量的增加；最后随着医疗体制改革的深入开展，党务类文件开始减少，医、教、研业务类的文件数量是党务类文件数量的数倍。从总体上来看，无论文件内容如何改变，医院产生的三个类型的文件比较重要，保管期限应当提升。第一种是反映医院主要职能和主要工作具有代表性的文件，比如医院党务工作年度性的总结计划、职务任免、党员花名册、党委工作会议记录等事关医院全局性工作的,以及对于医院记录历史具有重要意义的文件应划为永久。第二种是反映医院工作基本面貌的文件，比如授奖情况等。第三种是涉及个人利益的文件，比如评定职称的办法和计划、任免命令等。第四种是反映本单位的经济关系，如产权和债权、设备采购情况等。这些文件都应当定位永久保管。保管期限的确定还应考虑文件的权威性、规范性和珍贵性。首先，通过确定归档文件的文种来确定权威性，一般由本单位执行的决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等相对具有较高的有权威性和重要性，应当确定为永久保存，而用来处理日常事务，不涉及重要内容的通知、简报、来往函件等则可定位10年。以近年来逐渐增多的医疗纠纷类文件来看，医患纠纷产生的文件主要有医患双方达成的协议、医疗责任鉴定结果、民事判决书以及与之相关的资料。对于医患双方达成谅解协议的,根据民法通则规定,诉讼时效最长20年,故此类协议生效期应在20年以上,保管期限应划为30年。医疗纠纷最终产生民事判决书的,由于情节往往较为复杂,并具备法律的权威性和永久的生效性,故应划为永久保管。其次通过分析归档文件的稿本来确定规范性，具有正式效力的正本在保存期限上应当比副本、草稿、草案的保管期限长，但对于修稿稿、征求意见稿、送审稿来说由于体现了文件生成的过程，也同样具有规范性，应当与正本具有同样的保管期限，保存是与正本、发文单装订为一件。最后通过文件的内容确定珍贵性，医院作为公共卫生服务机构，往往会有重要领导、著名人士来医院参观检查时题词、签字，以及典型病患赠送的表扬信等，具有一定的纪念价值，可以用来编写医院发展史、制度汇编、举办各种展览等，应当永久保存。归档范围跟期限表的制定应该不断明确和细化。在归档的实际过程中，作为界定文件材料是否归档和保管期限的长短的指导性文件，文件材料归档范围和档案保管期限表应该实现动态化的更新修订，确保文件材料的归档明确、具体。从归档工作实践来看，文件材料归档范围和档案保管期限表，受到医院工作内容繁杂的影响，不可能做到面面俱到，但在制定保管期限表的过程中应当尽量细化，明确每一类别文件的范围与期限，确保保管期限表具有较强的可操作性。保管期限表的制定不是一劳永逸的，要定期组织力量对保管期限表的使用情况进行检查，看归档后的文书档案是否能够满足单位的日常利用和使用，是否满足档案馆进馆的要求，从而对保管期限表中不恰当的内容进行修订，确保保管期限表全面、系统、准确、明了，尽量使每份文件在归档时能够对号入座，有条可归，并且可以做到期限分明，方便实用，可操作性强。比如随着现代新的诊疗设备层出不穷,影像学检查和治疗手段不断进步,带动临床技术的发展日新月异,有些科目的诊疗规范几年一易,造成医疗业务指导性文件淘汰更新速度很快。如果都定为永久保存,等于永久保存了许多已经过时失效的文件,造成档案管理资源的浪费，因此在修订文件保管期限表时，将这类文件的保管期限改用“定期”,即重要的定为30年,一般的(主要指“试行”、“暂行”文件)定为10年。特别是对于医院来说，医院文书档案管理员大多不是档案专业毕业的管理人员，一般是从医疗、护理或行政人员改行的，缺少系统的档案专业教育和培训，工作主要依靠经验传授，操作性和准确性良好的保管期限表可以减少他们的工作误差，确保医院文书档案的齐全完整。参考文献：1.李沫.关于医院文书档案归档范围与保管期限的几点看法和建议J.中医药管理杂志，2009（7）2.吴蔚.论医院文书档案管理的难点与对策J.城建档案，2012（3）