教学秘书管理 理论与实务,提 纲,从两个时髦的管理理念谈起,如何理解自己的工作,教学秘书管理的基本要求,在日常管理实践中成事成人,4,1,2,3,一、导 言： 从两个时髦的管理理念谈起,1.把信送给加西亚,当美西战争爆发后，美国必须立即跟西班牙的反抗军首领加西亚取得联系。加西亚在古巴丛林的山里，没有人知道确切的地点，无法带信给他。美国总统必须尽快地获得他的合作。这时有人对总统说：只有罗文能够完成这个任务。他们把罗文找来，交给他一封写给加西亚的信。罗文克服千难万险，终于完成了任务。 罗文的事迹通过致加西亚的信一本小册子传遍了全世界，并成为敬业、服从、勤奋的象征.,故事的主人公罗文堪称是一位将“服从精神和执行”完美结合的典范。他从美国总统手中接过信时，并没有问“谁是加西亚？”“他在哪儿？”也没有问“为什么要让我去？”“如何与他联系？”更没有以谈判的口吻问“这次行动后，我会得到什么奖赏？”或者是磨蹭拖拉，迟迟不肯上路，而是忠于上级的托付，带着一种责任、义务迎难而上。丛林密布、山峦险峻、蛇毒水臭、蚊虫凶猛、敌军穿梭，他都无所畏惧，出色地完成了使命。,值得深入思考的几个问题： 在我们强调执行力时，是否真的不考虑可能性、代价？学校教学管理仅有执行力就够吗？ 过程真的不重要吗？其实，好的过程内已经孕育着好的结果，但这一点却常常被故意遮蔽。 军队与企业、学校之间毕竟不能等同。军令如山，服从为上，但学校教育在很多时候却需要，也可以进行“再协商”。 教学管理不仅需要执行，更需要主动策划和自觉创造,2. “细节决定一切” 众多的支持案例： 千里之堤毁于蚁穴 一把笤帚挡住了通往成功的道路 ,关注细节！细节决定一切！,问 题 在什么条件下，细节具有决定性意义？ 过于关注细节，能否真正走向成功？ 系统比细节更重要！ 案例：高明的医生，倒霉的病人。,为什么1970年名列美国财富杂志“500强”排行榜的大公司，到20世纪80年代已有13销声匿迹？ 组织的“智障”妨碍了组织的学习和成长，导致组织的衰败。圣吉,组织智障，指的是组织或团体在学习及思维方面存在的障碍。这种障碍最明显地表现在：组织缺乏一种系统思考的能力。人类总是习惯于将问题加以分解，把世界拆成片断来理解，但是无形中，我们付出了巨大的代价全然失掉对整体的连属感。 必须建立学习型组织，克服组织智障。 学习型组织需要开展五项修炼：自我超越、改善心智模式、建立共同愿景、团队学习和系统思考。其中，最为重要的是第五项修炼：系统思考。 管理是一项系统工程，必须具有全局视野。教学管理表面看是细节问题的堆砌，但实际上，必须具有全局眼光，学会分类整合。,二、如何理解自己的工作？,学校管理 教育教学管理,2. 工作的特殊对象： 很难“对付”的大学教师。（个性较真“自信”） 越来越具有维权意识、自由精神的大学生 有专业特长，又事务缠身的“领导” 工作环境： 不具有行政威慑力的行政性岗位 需要“双专业”基础的特殊专业人员,三、教学秘书管理的基本要求,1. 做好预案，防患于未然 学记：大学之法，禁于未发之谓豫；当其可之谓时；不凌节而施之谓孙；相观而善之谓摩。此四者，教之所由兴也。 教学管理工作看似平淡琐碎，实际上是学校教育教学工作的枢纽。枢纽出了问题，将导致信息中断。稍有不慎，就有可能制造出教学管理事故。 案例：“吃一堑长一智”的教学秘书,2. 细致入微，“不厌其烦” 教学管理面对的事情错综复杂，面对的人形形色色。做事时不怕麻烦，力争把事情做到万无一失。 案例： “哑巴亏”不好吃 某教学秘书，暑假里将下学期的课程表制好，将电子稿发送到每个教师邮箱，将纸质稿塞到每个教师信箱。以为这样已经很到位了。结果，开学后的第一天早上，督学查课时，发现一位教师未到课。 该教师坚持：没有收到课程表，不知第一天有课。秘书一再表明：通知已经发送，别的教师都已收到。教师：别的教师收到不代表我已收到。最后，问责时由于无法证明是教师的责任，就认定属教学管理事故而非教学事故。秘书被通报批评，罚款一千元。,案例： 二则短信 尊敬的孙老师您好！来自浙大继续教育学院小张的温馨提醒：5月9日（周日）下午14：00在华家池校区教学楼202室您将为来自徐州云龙区的校长班讲有关“学习型教师团队建设”方面的讲座。如您方便，烦请回复确认一下。非常感谢！张*祝您周末愉快！ 两天前 尊敬的孙老师，我已经在教学楼202室等您，请问您是否需要我去校门口接您。如需要，请回复“是”，如不需要，请回复“否”。期待您的精彩报告！ 一小时前,3.强化档案意识，做好信息管理 一是全面系统，分门别类，有规律可循。 “事前有计划，事后有整理”。 二是收集、整理的档案有“据”可查，做到文件柜内有有形的档案，心中有无形的档案。 三是对教学资料“说得准、道得明、依据全”。 四是善意提醒其他教学人员将资料按时存档。 （平时做好，免得临阵抱佛脚） 教育部本科教学质量评估的冲击与启示,保存每学年的校历,收集各种教学信息,管理好各专业教学计划、教学大纲、教学工作计划和总结、教学进度表、教师任课表、教学质量调查表等教学文件。 各种考试考查试卷的收集整理归档,各年级学籍的建档、归档、保存。 协助建立和完善教师个人业务档案,如各种奖励及成果。负责收集院 (系)教研活动记录,院(系)有关教学、教改方面的会议、活动记录,收集保存教学日志。 负责毕业生的毕业实习成绩、鉴定表及总结的收集、整理、归档工作,按照实践教学要求做好毕业论文的收集、归档工作。 负责收集保存本院(系)开展重大教学活动的原始资料,保存教学研究、教改项目资料等等。 院(系)领导在进行教学管理的决策和落实过程中,教学秘书必须适时收集决策发生期和全过程中的一切资料,起到资料库的作用,做到随要随查,优化教学档案。,4.不推诿，不怠工；不越界 明确工作的边界。边界内的事情，认真负责，不逃避责任。边界外的事情，不过多干预。 案例：“好心办坏事”两例 （1）一研究生求职，青岛某高校有选聘意向。为防止该研究生成绩“含水”，该高校负责选聘的人员打电话给该研究生所在学院研究生教学秘书，希望她查阅该生成绩，以便核对。而该教师出于好心，电话里极力推荐该研究生，引起对方反感，中断了谈话，意向消失。 （2）参与“制造”了“考研预备基地”,四、在日常管理实践中“成事成人”,1.转变观念与心态 凡人为之事，心态和价值观的改变最重要。 赵汀阳：不能改变世界，至少可以改变“世界观”。 改变“世界观”，并不是满足于像阿Q那样，用“精神胜利法”来欺骗自己。那是自我安慰的消极方法。积极的方法是改变自我与世界对话的方式。在平凡的事情中发现内在的价值。 抱怨和辱骂都改变不了世界。改变世界需要借助思考和行动。,2. 提升自己的情商 情商低，智商低，将一事无成； 情商低，智商高，会怀才不遇； 情商高，智商低，有贵人相助； 情商高，智商高，会春风得意。,3. 与制度、体制和谐共处 卢梭：人生而自由，但无往不在枷锁之中。任何一个人，当他进入到一个组织，他就同时进入了一种体制，受到制度的限制。但是他有选择退出体制的权利，更有决定自己在体制中如何工作的自主性。把一切问题都归结为制度是不对的，人更应该反思：在现有的制度条件下，我怎样发展得更好。怎样合理地利用制度“创造”、提供或“留下”的空间。 反思：学术造假、学术不端行为。 这并不意味着简单认同体制，做现有体制的“应声虫”。20世纪末以来，思想家们对“体制”破坏力量的批判，让我们开始反思：作为有创造力、有良知的人，不能满足于做体制链条上的一颗螺丝钉，而是应该用自己的力量创造性地工作，更好地实现自身价值，更好地承担对工作、对社会的责任。 阿伦特：耶路撒冷的艾希曼 遇到问题，不能完全归咎于体制和制度，更应该追问自我在其中应付的责任。,4. 在“研究性实践”中成事成人,马克思：“能给人以尊严的只有这样的职业，在从事这种职业时，我们不是作为奴隶般的工具，而是在自己的领域内独立地进行创造”。 德国著名教育家洪堡：“每一种职业都可以使人高尚，使他获得一定的尊严。关键在于如何从事它。”,案例：向厨师学习,自我实现的需要,尊重需要,归属和爱的需要,安全需要,生理需要,马斯洛的需要层次理论,在创造中走向自我实现,如同女士经常变换发式会给自己带来信心和满足感一样，在自己的日常工作中，经常地变换工作方式。在平淡、平凡的工作中不断发现新意、可能性。把“事”做好的同时，自我也不断地得到发展。,5. 在合作中生活，在合作中发展 案例：一个大学教师成为小学教师之后的苦恼生活。 赵汀阳：比赛是现代社会的原罪。 相互“补台”而不是相互拆台。 从一个小故事透视人的不合作心态。,6.读书进修 相关链接：爱读书的德国人 14岁以上的人中有13每天读书。只要在德国的公共场所走一遭，不难看到，不管是在幽静的草地上、芳香的咖啡馆，还是在飞速疾驶的火车上，人们都会手捧一本书，聚精会神地沉浸其中。德国历史上为什么出现如此众多的哲学家、思想家、文学家、艺术家和科学家，不能说与他们的博览群书无关。德国人不仅喜欢读书，还喜欢购书、藏书，亲朋好友赠礼物也常常少不了书。他们说，“一个家庭没有书籍，等于一间房子没有窗户”。,案例： 三位教育大师的晚年读书生活 （王，瞿，叶）,法国思想家薇依：灵魂是一盏灌满油的灯，它满怀信心和渴望等待着它的配偶。 读一本好书，就是点亮自己灵魂深处的那盏油灯。就是为自己孤独的灵魂寻找最可靠的配偶。就是让那些伟大的心灵、睿智的智慧透入到自己的内心世界。,读图时代 快餐文化 消解严肃,不要让这盏油灯熄灭！,此 时,此 地,此 身,结语,改变 从现在开始,思考题 如何在日常管理实践中实现“成事成人”？ 您如何理解、定位自己的工作？ 结合自己的工作体会，谈谈您对“细节决定一切”的理解。 请阅读把信送给加西亚，从教学秘书管理的角度谈谈读后感。,期待对话 谢谢大家！,yuantaosun163.com,