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档案室管理制度一、档案室的设置及基本要求 为建立、健全项目部档案的管理工作,科学完整的保护、保存工程施工的资料,特制订本管理制度 1、项目部设立档案室,并设置管理员。管理员负责与各部门对接,各部门档案的收集,整理以及分类存档由各部门指派专管员负责。 2、档案应按标准规范进行分类,有规范的档案编号和标签,并建立电子与纸张分类目录。各部门档案由各部门整理并提交纸张及电子目录交由管理员保管。 3、档案的借阅和移交、销毁,必须按照公司管理规定执行。 4、管理员应做好文件资料的安全、保密工作,并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风,注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。 二、 档案保管制度 1、项目部设存放档案的专门库房,各部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2、归档资料要进行登记,编制归档目录。 3、档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。 4、档案要分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。 5、库存档案必须图物相符,帐物相符。 6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。 7、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。 8、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。 二、 档案借阅制度 1、档案未经许可不得外借、外传。外单位人员未经领导批准不得借阅。 2、借阅档案资料,须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经档案保管部门负责人批准。 3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。 4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经分管副总经理批准。 5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。 6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料,不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任。 7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。
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