A3资料的制作技巧,中国丰田学院 事务长 堤内 真一 2006年4月19日,2,丰田式A3资料的优点,A3资料有哪些优点？,3,丰田式A3资料的优点,A3资料有哪些优点？,4,丰田式A3资料的优点,A3资料有哪些优点？,5,总体方案图,步骤 2. 制作A3资料,确认内容 和格式,开始编写 A3资料,确定格式,制定问题解决 步骤纲要,明确目标,步骤 1. 设定场景,完成A3资料,6,明确资料的目的,制作什么样的资料要依其目的而定。 首先要考虑“面向谁”“如何使用”“何种用途”，最后明确传达“什么内容” 。,公司外部,公司内部,其他部门,本部门,经管会、部长或室长,面向谁,资料的内容,传达 什么,分发,开会,自己进行说明,上司进行说明,经管会、部长或室长,如何 使用,说明,自己进行说明,上司进行说明,经管会、部长或室长,用途 如何,报告,联系,商谈,裁决,详细内容见下页,7,明确资料的目的,1. 考虑是 “面向谁”的A3资料 因为A3资料是说明过传达信息的工具， 看资料的人不同，其内容也要相应变化。 你应当把握或推测客户对你所阐述的内容的需求、 状态、兴趣以及理解能力。 心理距离/专业性/ 立场 (头衔、部门等),8,明确资料的目的,2. 考虑如何使用A3资料 1) 考虑资料使用的场合:场景决定内容。 仅仅阐述内容 = A3资料应表述清晰，无需任何解释。 讨论 = 从与会者那里容易地得到补充信息 2) 考虑资料使用人:使用者（说明人） 也决定了内容。 A3文件应当具有易于使用的特征。,9,明确资料的目的,3. 考虑A3资料用于何种用途 即使主题相同，资料用途不同，内容也会不同 报告: - 事实、对策、及时报告 提交资料，请求审批: - 基于问题解决步骤的、 符合逻辑的解释 - 需要决策的内容,10,明确资料的目的,4. 考虑A3资料要传达什么内容 1) 考虑应该强调的要点 在明确前3项之后，开始确定需强调的要点。 必须很好地考虑应该强调问题解决8个步骤中的 哪些步骤。 2) 最后，确定A3资料的标题,11,撰写资料纲要,情景的基干内容,以简洁的方式整理每个步骤的关键要点和补充数据。 = 每个步骤最多3项要点,撰写容易理解的说明纲要是关键。 简明易懂。遵循问题解决的步骤。,步骤 8: 巩固成功的流程,步骤 7: 评估结果和过程,步骤 6: 贯彻实施对策,步骤 5: 制定对策,步骤4: 根本原因分析,步骤 3: 设定目标,步骤 2: 分解问题,步骤 1: 明确问题,12,撰写资料纲要,确定纲要的主体 每个问题解决法步骤的简单讯息（最多三个） 确定问题解决法步骤是否符合逻辑 。 场景的核心内容长度应为一分钟。,确定对纲要主体进行补充的内容 补充数据是否充分？ 基于事实的内容是否通过“现地现物”法？ 是否具有清晰的“因果关系”？,检查纲要整体 反复思考 面向谁、如何使用、何种用途 是否遵循了问题解决的步骤和流程,13,确定版面设计,1. 根据纲要，确定版面设计 1) 排列好各个文本框 为每个步骤设置文本框，根据纲要排列文本框。 确定流程，如：“左= 右”，“上=下”， “逆时针旋转”。 2) 确定文本框的大小，兼顾版面的保持平衡。 要特别注意重点内容文本框的大小。 3) 设置适当的空白处，沿垂直线/水平线对齐。 2. 确定各文本框的标题,14,确定版面设计,步骤 1,步骤 2,步骤 3,步骤 4,步骤 5,步骤 7 结果和评估,步骤 8 下一步行动,最终报告,行动方案 计划,15,撰写资料内容,题目,简洁的语言,使用图表,使用大写/粗体或运用 文本框，取得强调效果,文本和书写格式保持一致，各文本框的边线 保持垂直和水平对齐。,使用简洁的语言，并采用图表，制作直观的文件。 有效地修饰。 “一目了然” 地突出重点强调的内容。 基本内容的风格和格式应保持一致。,16,校对内容和格式,题目,采用问题解决流程制定的纲要是否流畅？ 是否存在步骤和过程缺失的现象？ 关键信息是否清楚明确？,整体纲要的流程,充分的确认,17,1)垂直条状图,用于比较绝对值的大小,2)线形图,用于查看浮动情况,补充信息: 使用图表参考,18,3) 饼状图,用于比较各项所占的份额,4) 水平条状图,用于比较各项所占的份额,补充信息: 使用图表参考,19,5) 复杂的图表,强调重要数据,6) 散布图,用于确定不同数据之间的关联,补充信息: 使用图表参考,20,根据目标选择合适的图表 设置简明易懂的题目 明确单位 采取措施保证外观清晰,1200,（单位）,950,900,1000,反弹?,0,0,200,400,600,800,1000,1200,（单位）,无变化,增长,恢复到1981年的水平,1月,3月,5月,1月,3月,5月,不同的比例尺造成不同的印象 =,过渡期造成不同的印象,补充信息: 使用图表参考,21,A3资料=你现在的能力,问题解决能力,资料制作技巧,不断的实践,完美的A3资料,激情,22,A3资料填写练习（80min）,1、阅读第一天TBP案例内容及补充信息 (减少交通费报销单迟交现象) （10min） 2、小组内进行讨论、分工， 每小组用电脑完成一张最终A3资料 （70min） 3、讨论结束后，事务局将收集电子版,23,减少交通费报销单迟交现象,1. 明确问题,2. 分解问题,3. 目标设定,4. 真因分析,5. 制定对策,6. 评价和未来的计划,(1) 评价 九月份的销售规划部国内出差开支报销单未出现延迟提 交的现象。其结果是整个公司的交通费开支报销单延迟 提交的比率得以降低 数据4 (2) 未来的计划 将新的报销单格式应用于其它部门 将此流程运用于海外出差费用开支的报销,计划,计划,改善,改善,实施,A3 纸示例,计划,改善,实施,实施措施,报销单晚交率的变化,Copyright 2005 丰田学院，丰田汽车公司， 2005年（仅限内部使用）,24,发 表(10min), 请各组选出一名代表 抽选两组进行发表 (每组5min * 2),25, 解 说 ,26,强调要点部分,将分解问题的过程用语言描述，并突出要点内容,将数据可视化 -使用图表,回顾过程时， 使用相关数据,27,A3资料评价练习,28,1A3资料评价要点,（1） 内容上,内容是否按问题解决的流程展开？,各个步骤的说明方法是否贴切？,是否根据客观事实，使用了各种数据和图表， 以体现得更清晰易懂？,Point1,Point2,Point3,29,（2） 美观度,Point1,Point2,Point3,Point4,上下、左右的余白是否均衡？,该强调的地方是否有明确标注？（粗体字、 粗线、上颜色等）,是否统一了文体和书写格式？,是否具备基本提交资料的要素（提交对象、日期、 提交人、以上等等）,1A3资料评价要点,30,Case study 1 （20min）,1、仔细阅读A3案例1的资料， 就内容上（不好的地方）， 小组内进行讨论。 （15min） 2、请将讨论的结果汇总在白板上（5min）,31,发 表(5min), 请各组选出一名代表 抽选一组进行发表,32, 解 说 ,33,34,弱点评价,问题确定为 缺少沟通,过早地确定为 能力的问题,35,问题没有被分解,弱点评价,36,已经开始制定对策,已经开始制定对策,尽管分解了问题，但范围又变宽了,弱点评价,37,真因之间的差距太大， 使人怀疑这些是否是真因,弱点评价,