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高等学校财务信息化工作探讨 张兆许【摘 要】 随着高等学校的快速发展,经费数量、学生规模、资产总量已发生巨大变化,一些落后的财务管理工具日益不能满足事业发展的需要。软件公司开发的各种财务管理系统层出不穷,一定程度上推进了高校财务管理再上新台阶。文章对高校财务信息化内容进行了梳理,并提出对建设财务信息化有益的建议,以供借鉴。【关键词】 财务信息化; 规范流程; 信息安全“工欲善其事,必先利其器”。要做好高等学校的财务工作,必须采用科学、安全、有效的财务信息处理系统,加强高校各类经济信息的收集和处理,加大数字化控制流程建设,采用信息化的手段规范财务审批和报销行为,为师生员工提供更加便捷的财务服务。一、财务信息化建设的必要性、可行性(一)财务信息处理的内在要求随着高等学校规模的不断扩张,在校生规模不断增长,有些合并成立的高校在校生人数达几万人,教职工上万人,财务信息数量巨大,传统的财务信息处理已经无法保障学校的正常运转。财务信息来源渠道较多,学生信息、职工信息、房产信息、科研信息、经费信息等,人工收集难度较大,而且不及时、不准确。这些必然的、内在的要求推动着高校财务信息建设向前迈进。(二)信息化校园建设的必然要求高校是先进技术的发源地,是各类先进管理理念、管理方法的产生地,有得天独厚、先行先试的条件。全国大部分高校正在建设或使用一些信息化技术,比如:校园卡系统、校园无线覆盖系统、校园安全监控系统、校内电子政务公文处理系统、校内远程水电表抄收系统、基于校园卡系统的门禁系统、图书借阅系统。校园信息化的不断推进,也促进了财务信息化的进一步发展。(三)高校校区设置的必然结果现在高校大部分有新校区、老校区,更有甚者拥有56个校区,校区分散,人员分散。如果还按老的办事模式,以行政办公为中心,多种行政办公设置在一个地方,必然导致师生员工疲于在各校区之间奔波,造成办事效率低下,办学成本上升,师生员工怨声载道。因此客观上要求高校要采用新的管理模式和方法解决这些问题。比如:采用网上经费审批系统,可以解决报账找领导签字难的情况;采用网上缴学费、水电费、网络流量费、餐费圈存,解决学生各类缴费问题;采用网上办理离校手续,解决学生疲于在各部门间奔波之苦,使他们心情愉快地离校。(四)信息传播方式的改变随着科学技术的不断进步,网络的使用已经非常普遍和深入人心。网上浏览各类信息逐步取代了报纸、电视,网上购物、网上看电影已经被大部分年轻人所接受,网上接受培训、网上发表观点越来越成为时尚。信息传播方式的改变必然导致高校财务信息处理的不断变化和改进。(五)会计队伍素质的提高高校经过多年的发展,培养和造就了一支高素质的会计队伍。随着会计队伍素质的不断提高,会计人员熟悉和掌握了基本的电脑知识,完全可以胜任各类财务信息处理软件的操作和基本的维护。二、财务信息化建设的目标(一)综合性高校财务信息化建设必须依托于校园信息化平台,各类管理软件尽量在一个信息平台中运行,便于系统的维护,数据采集更加方便、快捷、准确。要尽量减少各类软件接口连接,教务处学生信息管理系统、人事处职工信息系统、后勤学生住宿系统、网络缴费系统、报账网上审批系统、财务查询系统、公文处理系统、资产管理系统、科研申报系统等尽量采用一个信息平台,分散输入、集中输出。规划建设数字化校园时应统一考虑、整体谋划,加强财务信息处理的综合性。(二)系统性在财力、技术、人力可能的情况下,高校财务信息化建设应尽量满足系统性要求,可以信息化处理的财务信息尽可能采用信息化手段。比如:前置财务信息的收集管理,可以采用预算申报软件、收费管理软件、网上缴费软件、资产管理软件、工资发放软件、校园卡消费软件;审核、报账的财务信息处理,可以采用网上审批、网上预约报账、现场取号排队、公务卡消费、账务处理等软件;后期财务信息的输出,可以采用工资查询、科研经费查询、部门经费查询、个人所得税查询、个人公积金查询、学生缴费查询、校园卡消费查询、决算报表输出等软件。(三)安全性财务信息化建设中,必须高度重视信息的安全性。软件必须设置安全使用权限,未经授权的人员,不得接触财务信息。做好各类财务信息系统、设备的安全维护工作,及时更新设备和软件升级,防病毒、防黑客,及时备份数据,防止造成不可估量的损失。三、财务信息化建设的内容(一)规范流程,选择软件高校财务信息化建设首先必须规范办事流程,然后选择满足自身需要的软件。高校可以使用的财务信息化软件按流程表述如图1。(二)人员培训,加强轮岗软件选择、安装、调试好后,人员的培训就成为关键。工作人员要熟悉和掌握办事流程,如软件的操作使用、数据的保存、查询等。同时加强工作人员的轮岗交流,防止部分人员熟悉、掌握各类软件后,知悉管理的漏洞,钻软件和管理的空子,给学校造成经济损失。(三)建章立制,内部稽核财务信息化建设中,制度建设是不可缺少的一环,按照管理流程,要制定授权审批制度、限时办理制度、使用者密码登陆、凭证复核制度、稽查制度,从源头上控制好系统的安全。同时,加强软件的日常管理,所有登陆、修改的信息要自动保存。(四)信息安全,档案归档财务信息化建设中,安全保障是核心。如果信息失去了安全保障,后果不堪设想:没交学费的篡改成交费完成、交费数字与入库金额不一致、银行存款与实际数字不符、消费记录遭到篡改、虚假增加校园卡金额,如此等等。要安排专人加大各类信息化软件的维护、监督、核查,查找、核对各类经济数据,及时发现问题,及时追查、堵塞漏洞。同时,加大财务信息化资料的归档管理,定期将纸质打印的、光盘刻录的、优盘保存的财务信息保存、归档、登记造册、专人复查,万不可掉以轻心,造成数据丢失或数字遭篡改,给学校造成重大损失,铸成大错。【参考文献】1 邱升齐.高校财务信息化探讨J.财会通讯,2011(23):67-68.endprint【摘 要】 随着高等学校的快速发展,经费数量、学生规模、资产总量已发生巨大变化,一些落后的财务管理工具日益不能满足事业发展的需要。软件公司开发的各种财务管理系统层出不穷,一定程度上推进了高校财务管理再上新台阶。文章对高校财务信息化内容进行了梳理,并提出对建设财务信息化有益的建议,以供借鉴。【关键词】 财务信息化; 规范流程; 信息安全“工欲善其事,必先利其器”。要做好高等学校的财务工作,必须采用科学、安全、有效的财务信息处理系统,加强高校各类经济信息的收集和处理,加大数字化控制流程建设,采用信息化的手段规范财务审批和报销行为,为师生员工提供更加便捷的财务服务。一、财务信息化建设的必要性、可行性(一)财务信息处理的内在要求随着高等学校规模的不断扩张,在校生规模不断增长,有些合并成立的高校在校生人数达几万人,教职工上万人,财务信息数量巨大,传统的财务信息处理已经无法保障学校的正常运转。财务信息来源渠道较多,学生信息、职工信息、房产信息、科研信息、经费信息等,人工收集难度较大,而且不及时、不准确。这些必然的、内在的要求推动着高校财务信息建设向前迈进。(二)信息化校园建设的必然要求高校是先进技术的发源地,是各类先进管理理念、管理方法的产生地,有得天独厚、先行先试的条件。全国大部分高校正在建设或使用一些信息化技术,比如:校园卡系统、校园无线覆盖系统、校园安全监控系统、校内电子政务公文处理系统、校内远程水电表抄收系统、基于校园卡系统的门禁系统、图书借阅系统。校园信息化的不断推进,也促进了财务信息化的进一步发展。(三)高校校区设置的必然结果现在高校大部分有新校区、老校区,更有甚者拥有56个校区,校区分散,人员分散。如果还按老的办事模式,以行政办公为中心,多种行政办公设置在一个地方,必然导致师生员工疲于在各校区之间奔波,造成办事效率低下,办学成本上升,师生员工怨声载道。因此客观上要求高校要采用新的管理模式和方法解决这些问题。比如:采用网上经费审批系统,可以解决报账找领导签字难的情况;采用网上缴学费、水电费、网络流量费、餐费圈存,解决学生各类缴费问题;采用网上办理离校手续,解决学生疲于在各部门间奔波之苦,使他们心情愉快地离校。(四)信息传播方式的改变随着科学技术的不断进步,网络的使用已经非常普遍和深入人心。网上浏览各类信息逐步取代了报纸、电视,网上购物、网上看电影已经被大部分年轻人所接受,网上接受培训、网上发表观点越来越成为时尚。信息传播方式的改变必然导致高校财务信息处理的不断变化和改进。(五)会计队伍素质的提高高校经过多年的发展,培养和造就了一支高素质的会计队伍。随着会计队伍素质的不断提高,会计人员熟悉和掌握了基本的电脑知识,完全可以胜任各类财务信息处理软件的操作和基本的维护。二、财务信息化建设的目标(一)综合性高校财务信息化建设必须依托于校园信息化平台,各类管理软件尽量在一个信息平台中运行,便于系统的维护,数据采集更加方便、快捷、准确。要尽量减少各类软件接口连接,教务处学生信息管理系统、人事处职工信息系统、后勤学生住宿系统、网络缴费系统、报账网上审批系统、财务查询系统、公文处理系统、资产管理系统、科研申报系统等尽量采用一个信息平台,分散输入、集中输出。规划建设数字化校园时应统一考虑、整体谋划,加强财务信息处理的综合性。(二)系统性在财力、技术、人力可能的情况下,高校财务信息化建设应尽量满足系统性要求,可以信息化处理的财务信息尽可能采用信息化手段。比如:前置财务信息的收集管理,可以采用预算申报软件、收费管理软件、网上缴费软件、资产管理软件、工资发放软件、校园卡消费软件;审核、报账的财务信息处理,可以采用网上审批、网上预约报账、现场取号排队、公务卡消费、账务处理等软件;后期财务信息的输出,可以采用工资查询、科研经费查询、部门经费查询、个人所得税查询、个人公积金查询、学生缴费查询、校园卡消费查询、决算报表输出等软件。(三)安全性财务信息化建设中,必须高度重视信息的安全性。软件必须设置安全使用权限,未经授权的人员,不得接触财务信息。做好各类财务信息系统、设备的安全维护工作,及时更新设备和软件升级,防病毒、防黑客,及时备份数据,防止造成不可估量的损失。三、财务信息化建设的内容(一)规范流程,选择软件高校财务信息化建设首先必须规范办事流程,然后选择满足自身需要的软件。高校可以使用的财务信息化软件按流程表述如图1。(二)人员培训,加强轮岗软件选择、安装、调试好后,人员的培训就成为关键。工作人员要熟悉和掌握办事流程,如软件的操作使用、数据的保存、查询等。同时加强工作人员的轮岗交流,防止部分人员熟悉、掌握各类软件后,知悉管理的漏洞,钻软件和管理的空子,给学校造成经济损失。(三)建章立制,内部稽核财务信息化建设中,制度建设是不可缺少的一环,按照管理流程,要制定授权审批制度、限时办理制度、使用者密码登陆、凭证复核制度、稽查制度,从源头上控制好系统的安全。同时,加强软件的日常管理,所有登陆、修改的信息要自动保存。(四)信息安全,档案归档财务信息化建设中,安全保障是核心。如果信息失去了安全保障,后果不堪设想:没交学费的篡改成交费完成、交费数字与入库金额不一致、银行存款与实际数字不符、消费记录遭到篡改、虚假增加校园卡金额,如此等等。要安排专人加大各类信息化软件的维护、监督、核查,查找、核对各类经济数据,及时发现问题,及时追查、堵塞漏洞。同时,加大财务信息化资料的归档管理,定期将纸质打印的、光盘刻录的、优盘保存的财务信息保存、归档、登记造册、专人复查,万不可掉以轻心,造成数据丢失或数字遭篡改,给学校造成重大损失,铸成大错。【参考文献】1 邱升齐.高校财务信息化探讨J.财会通讯,2011(23):67-68.endprint【摘 要】 随着
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