高校数字化档案馆建设存在的问题及优化建议 李梅 陕西国际商贸学院摘要：随着计算机应用及网络技术的推广，社会信息化程度不断加快，本文基于高校档案信息化建设的内容进行研究探讨，提出立足现有条件，合理进行档案资源配置，有计划的实现档案信息化建设目标，利用信息化技术使档案需求者在感受科技发展的同时，体验新技术下档案所呈现的多种形式，改善部分高校在数字化档案实践中存在的问题。关键词：数字化 档案馆 问题 建议高校档案信息化建设在“十三五”时期树立创立、协调、绿色、开放、共享发展理念，在全面深化改革中，其着力点在于抓住机遇，改革创新，切实做好数字档案资源建设；立足实际，发现问题，优化档案资源配置适应数字资源格式的有效转化；剖析问题，形成对策，主动适应经济发展新常态；科学建档，依法治档，逐步形成覆盖人民群众的档案资源体系。一、高校数字化档案馆建设存在的问题1.高校数字化档案馆建设的投入问题（1）思想意识和资金投入不足。走访调研中部分高校领导的档案管理意识落后，受单位编制影响为档案配备的专业人员太少，资金投入力度不够。实践中获取数字档案的设备不够先进，有的甚至仅靠少有的制度进行简单管理，缺少专业的档案信息技术指导，缺乏依法治档的力度。（2）档案信息资源开放共享问题。随着五大发展理念的提出，各级单位对信息公开的重视程度有所增强，社会信息化程度有所改善。但由于标准规范不健全，思想和资金的缺失导致记录学校发展的重要信息缺失，虽然一些高校档案部门已意识到资源共享的重要性与必要性，但在管理实践中档案信息的共享情况很少有。2.高校数字化档案馆建设的基础问题（1）数字档案馆网络基础设施。包括系统软、硬件、终端及辅助设备、网络安全预防等几部分建设。基础设施是机关整体网络设施的组成部分，但网络安全防预不够，没有专门的网络管理中心，更难为数字档案馆配备足量内部局域网信息点，使数据的传输、利用、电子文件采集、归档和资源安全管理等工作难按要求进行。（2）资源展示平台外网建设。调研了解到有诸多高校目前还没有建立专业的档案门户网站，即使是学校校园网也很少见到档案信息上网发布查询服务的功能，不能更好定方向、定题目使师生交互信息，这与档案信息化服务的便捷利用宗旨相悖。3.高校数字化档案馆建设规范性问题（1）高校档案信息化管理机制。受高校管理体制和运行机制影响，缺乏档案信息化建设的标准和顶层设计，形成了条块分割、自成系统、各自为政局面。目前还没有统一的机构来协调高校档案馆网络化建设工作，同时微观层面的档案活动没有统一标准，存在随意性强，数字档案名称不规范等问题，馆际间交流合作存在壁垒，给信息化档案发展带来桎梏。（2）数字化档案馆建设内容差异。实际工作中档案资源“数字化”需专业的技术支持，所存储的文书、声像、科技、教育教学等各类电子档案及教学管理过程中产生的实体档案进行“虚拟化”格式转换，将信息记录形式“数字”化，与其他数字档案资源一并进行管理和规范，庞大的工作量在较少的编制人员是无法实现。以上问题存在制约了高校档案信息化建设的步伐，对实现教育信息化，教育大数据融合与汇聚建设都有不小的反作用力，以下将提出研究的相关对策。二、高校数字档案馆建设的优化策略1.规范档案标准，健全信息系统管理（1）内强建设，加强标准化规范建设。借教育信息化大环境不断完善数字化档案馆建设和档案信息化中长期发展目标。实践中按客观事实统一数字档案资源的命名，如以卷为单位整理，按档号编制规则增设档案门类代码作为类别号子项；若以件为单位整理，档号可采用“全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构（问题）代码-件号子件号”结构命名。规范档案附加信息内容，如设置、捕获照片类电子档案的聚合层次及档号、题名、保管密级及期限、摄影信息(如色彩、分辨率、捕获设备等信息)，同时按规范处理记录描述电子档案管理过程的机构管理活动等信息。（2）外树形象，推进互联网+档案服务一体化建设。利用数据库技术、压缩技术、高速扫描等技术，遵循规范性、安全性、效益性的原则，实现档案数字化管理。涉密转换档案的数字化信息应符合相应规范要求，实行数字化对象审批制，拟数字化的档案原件应经过本单位相关负责人的审查签批，实现有效信息资源共享。档案网站建设是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。用档案工作、档案机构、档案资源、档案利用等信息实现服务、宣传、交流等功能。2.强化管档责任，响应五大发展理念要求（1）强化责任，加强依法治档力度。管理实践中各级领导和档案工作者都要重视档案发展，提高意识。根据档案相关法律规范制定适应高校档案发展的制度，突出主动将各门类档案及数据准确、及时并按要求归档的行为是员工应尽之责，以多种形式对护档、保档的守法者予以奖励，加大对丢失、损毁档案者处罚力度。管理者按照数字档案馆应用系统开发和运行需要，配备专业软件和专用服务器以及和一些获取档案的辅助设备。（2）加强合作，优化档案资源配置。适时高效提供信息资源，封闭期解除的档案资源向公众开放，协调性是教育信息化条件下档案与现代化办公系统与网络的共同发展，创新性是档案信息化适应现代要求的体现，开放性、共享性是信息网络思想的核心，不断发现并创新档案工作新亮点，并利用自身的资源优势加强馆际之间的交流与合作。完善数据库管理、优化网络操作环境，为档案工作者提供便捷、有效的数字档案资源的利用条件，支持本单位数字档案资源管理的需求。3.加强保障机制，提高安全管理意识（1）完善机制，数字技术及网络安全。制定保障数字档案室正常运行的各项制度，并切实贯彻实施。高校数字档案馆是档案信息资源中心，其建设、运行和维护是一项长期的系统工程，需建立经费、制度和人才等各方面的保障机制。各门类电子（文件）档案的归档管理、纸质档案数字化、资源备份管理以及系统的运维、升级费用等纳入本单位预算，给予长期经费保障。根据库房“十防”要求，坚持每天巡查工作机制，严格工作日志，做好工作记录，及时排除安全隐患，不断完善安全管理体系。（2）提高管理，完善数字化档案建设。高校数字化档案业务流程、标准规范固化在数字档案应用系统中内化于心，外化于形，同时依托管理机关教育信息化建设目标，实现相对独立且稳定兼容能够满足数字档案资源管理需求的基础设施建设，支撑涉密数字档案资源管理的基础设施建设，符合保密工作相关要求。结束语:高校数字化档案建设工作须列入高校信息化工作抓实抓好，提升档案整体意识，提高机构管理职能，队伍建设要纳入学校人才计划，完善机制。树立“有为才有位”的档案服务理念，未来档案管理工作将继续以资源体系、利用体系、安全体系建设为基础，以制度建设为先导，以信息化建设为突破口，厚实高校档案基础业务工作，搭建数字平台，维护“为党管档，为校守史”的职责，谋求高校档案科学发展之路。参考文献1 梁辉. 档案信息电子化问题研究J. 内蒙古科技与经济,2010(24)2 金俊兰. 基于信息数字化的高校档案管理新体系构建J. 湖北师范学院学报：哲学社会科学版,2010(4)3 姜娜. 浅析信息化时代下高校档案管理工作的问题及对策C. 中国论文联盟,2011-全文完-