物资装备计划 概述： XXXX 作为北京首家集写字楼、商铺一体的综合性社区，XXXX 物业组织由建筑、电器、给排水、清洁等各专业人士的队伍，多次分 析研究，预定了 XXXX 合理、有效的物资装备计划。 第一节 物资配备原则 为满足物业管理企业满足服务的需要，本着科学、先进、高效、 合理、实用、节约的原则，拟定如下物资装备计划，确保XXXX 物 业管理的服务方式和服务手段现代化。 第二节 物资装备计划 一、 管理用房 依照北京市物业管理办法的有关规定，建议由招标人提供物 业管理用房 300平方米（须协商后确定） ，计划安排如下： 用途面积用途面积 办公室100平方米培训室、会议室50平方米 经理室40平方米工程维修室20平方米 员工更衣室20平方米档案室10平方米 仓库20平方米浴室40 平米 维修室、更衣室、仓库可以在地 下 二、 员工宿舍 在划拔使用的管理用房中，不含员工宿舍，为便于统一管理，建 议划拨 500平方米的宿舍。 三、 器械、工具、装备以及办公用品计划如下表： （一）行政：办公用品 财富中心管理处固定资产、办公用品装备表“第九章：物业费报 价及测算 ” 。 第三节采购管理 一总则 （一）为加强XXXX项目内部采购管理，规范采购申报程序，统一 验收标准，严格控制成本，合理调配、利用物质资源、严明采购纪律， 特制订本制度。 （二）行政办公室为材料物资采购管理的主要责任部门。具体负责公 司设备物资的采购、定价、 配送以及公司日常办公物资、营销物料的 询价、定价、选定单位等工作。 （三）本项目所发生的一切采购物品事宜，均需上报项目老总审核， 并报“物业管理委员会”批准生效，经由物业管理委员会以及物业项 目处双方盖章认可，方可采购，否则视同无效。 1、选购三原则： （1）一种物品购置部门找三家; （2）一种物品报三家； （3）一种物品最后定一 三家。 2、定购原则： （1）上报“物业管理委员会”同意后方可订购 （1）同类物品质量最优； （3） 同类物品价格最低； （4）同类物品的供应商服务最好。 3、验收原则： （1）由行政办公室、使用部门、财务部门等部门共同参与验收； （2）经参与验收的各方代表签字方能视为有效； ( 3) 发现假冒伪劣产品，一票否决，坚决退掉。 （四）收到经审批的立项申请、呈批报告、资产购置审批表后，采 购部严格按照原则寻找单位，各采购分部或采购员采取背靠背询价、 谈判并制定竞价表；同时提交询价资料，推荐最佳单位入围，采购部 负责人牵头组织编写竞价审批表。 （五）所有物品的购买，无论金额大小，均需报“物业管理委员” 审批；预决算金额500 元（一次购买总价）以下的紧急事务可由项目 总经理审批确认后，现有供货商供货，事后写明原因，项目总经理签 字，报“物业管理委员会” ；高于此金额的物品，需提前下请购单，经 正常手续报批， 有“物业管理委员会” 确认后，方可通知供货商送货。 20000 元以上物品采购需启动招投标程序，有“物业管理委员会”，项 目总经理、使用部门、采购部门共同组成评标小组，选择最优方案。 二、立项、采购流程 （一） 立项、采购流程。 1、工程主体材料或设备物资的采购程序（非和同类）： （1）立项程序：由施工部门提交并经部门经理审核批准后转交综 合部采购报项目总经理审批物业管理委员会审核项目总经理 项目总经理综合部采购填写材料申报表采购。 地区地产公司工程部根据图纸或现场需求明确工程范围、工程 量、型号、规格、技术参数等指导采购；、 临时使用， 且非永久安装使用的材料， 须经过资产管理部门签 署意见。 2、定板定价程序：公司工程部将经审批的“材料申报表“提交 地区地产公司采购部采购部询价、定价总工室审核技术条件、 样 板招投标部审核价格主管采购领导审批公司负责人审批（2 万 元以下） 。 3、采购程序：地区地产公司采购部办理合同、实施采购及材料 款支付等相关手续。 （二） 、日常办公及后勤类物资立项采购程序： 1、固定资产： 申购部门 / 单位填写资产购置审批表 （见附表 3）部门资产管理 员意见部门负责人审批主管领导审批物业管理委员会意见 公司总经理审批（权限内“2 万” ）公司采购部询价定标实施采 购【2 万元(含 2 万)以上的】 ，由采购部根据 竞价（标）审核表 、 供 货通知或定价资料签订供货合同并负责办理结算等相关手续；2 万 元以下的，由申购单位自行采购结算。 2、低值易耗品 / 物料用品 (500元以上 ) （1）申购部门 / 单位填写资产购置审批表(低值/ 物料)” 部门资 产管理员意见部门负责人审批主管领导审批物业管理委员会 审批公司资产管理部门意见公司董事长审批公司采购部询价 定价立项部门实施采购、办理合同及结算等相关手续。 （2）低值易耗品 / 物料用品申购总价在500元以下的，由使用部门自 行购买，购买程序如下： 申购部门 / 单位填写资产购置审批表 （低值 / 物料）部门资产管理 员意见部门负责人审批主管领导审批立项部门询价定价、实施 采购事毕，由主要负责人报“物业管理委员会”补批，并办理结算 等相关手续。（资料立项部门自行存档备查） 3、办公文具、耗材类： （1）办公文具类申购流程：公司采购人员按集团公司相关规定，确 定年度供应商： 1 计划内：申购部门 / 单位每月28 号前填写下个月“ XXXX （北京） 房地产有限公司北辰第二分公司月份文具用品/ 申购表” （办公文具限 额 10 元/ 人*月）部门负责人审核由行政部汇总后交由物业管理 委员会审批，审核后实施采购、办理相关结算手续。 2 计划外：申购部门 / 单位填写呈批报告公司主管领导审核公司 采购部询价核价采购部根据竞价资料办理结算等相关手续（适用于 总价在 500元以上的耗材采购）。 3、上述申购、采购流程，物业财务、 “物业管理委员会”有权对价格 进行抽查，对不合理价格提出终止申购或交由物业公司进行查处。 4、如须经过招投标（ 2 万含 2 万）以上程序，则开标过程由监察室 参与监督。 5、采购流程中涉及的所有资料元件，采购部负责存档，并在制度规 定时间节点内移交监察分室归档。 二、 材料物资验收管理 （一）涉及工程安装类材料由工程部组织相关单位验收并在工 地收货单上签字确认；其他物料由行政人事部组织验收并在直拨 单上签字确认。 （二）其他材料物资采购需由申购部门、采购员、资产管理员共 同参与验收。 （三）单据管理 1、单据类别： 直拨单一式五联：存根（采购部）、财务部、记账（行政人事部）、 领料（申购部门）、物业管理委员会。 2、单据使用： 一般的材料物资，行政人事部开具直拨单. ，作为财务结算依据。 三、采购纪律 （一） 采购系统以外的任何人员不得干预采购工作。 （二）所有参与采购工作的人员独立运作，禁止相互串通、干预。 （三）所有参与采购工作的人员不得接受供应商的任何宴请、馈赠， 不得与供应商发生人和基金来往。 （四）所有参与采购过程的人员须严格保守机密，应对有关采购信息 承担保密责任，不得泄密、公开。 （五）采购人员必须注意保存并谨慎地使用在履行工作职责时所获取 的资料，严禁以此谋求任何人利益， 严禁已有损于公司利益的方式滥 用上述资料。 （六） 凡违反采购纪律的，交公安机关查处。 四、附则 （一） 、本制度自发文之日起执行，适用于XXXX （北京）房地产管 理有限公司北城第二分公司。 （二） 、本制度参照 XXXX （北京）房地产管理有限公司北城第二 分公司采购管理制度 制订，如果与集团采购管理制度不符之处以集 团管理制度为准。