,Name,有效的时间管理,职业素质 与 能力,有效的时间管理概述,走出时间管理的盲区,时间管理哲学,时间管理的策略,案,例,导,入,这是一个关于时间的经典寓言。在这个寓言中，全世界只有四个人四个二十岁的青年去银行贷款，银行答应借给他们每人一笔巨款，条件是他们必须在五十年之内还清本息。 第一个青年想先玩25年，用生命的最后25年努力工作偿还。结果他活到70岁都一事无成，死去时仍然负债累累。他的名字叫“懒惰”。 第二个青年用前25年拼命工作，50岁时他还清了所有的欠款，但是他却累倒了，不久就死掉了。他的遗照旁放了一个小牌，上面写着他的名字“狂热”。,案,例,导,入,第三个青年在70岁时还清了债务，然后没过几天他去世了，他的死亡通知书上写着他的名字叫“执着”。 第四个青年工作了40年，60岁时他还清了所有的债务。生命的最后十年，他成了一个旅行家，地球上的多数国家他都去过了，70岁死去的时候，他面带微笑。人们至今都记得他的名字叫“从容”。 当年贷款给他们的那家银行叫“生命银行”。,思,考,你是寓言中的哪一位呢?,课,堂,提,问,是否我在某项特别任务上所花的80%的时间只产生结果的20%呢?,课,堂,提,问,为了得到一两处令人生疑的改进而额外花时间，对某事进行一遍又一遍的重温，这样花时间果真花得对吗?,课,堂,提,问,在实施一项任务以前用于思考和讨论这项任务的时间真会对最后结果有贡献吗?,茫,盲,忙,管理人员的工作状态,有效的时间管理概述,时间是指从过去，通过现在，直到将来，连续发生的各种各样的事件过程所形成的轨迹。,四大特性,有效的时间管理,什么是有效的时间管理？,有效的时间管理概述,美国管理学者彼得德鲁克认为，有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方； 管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间； 集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段有效的时间管理，就是要把所有可利用的时间尽可能地投放到最需要的地方，其关键在于制定合适的时间计划和设置事情的先后顺序。,有效的时间管理概述,摆脱完美主义,1,不要太忙碌,2,懂得何时干何事,3,在积极的情绪下开始和结束一天的工作,4,不要推延不愉快的工作,5,不要耽搁做出决定,6,宁主动先行，毋被动随从,7,有效的时间管理概述,在职业生涯中，完美主义是造成压力的主要根源，也是造成时间浪费的主要原因之一。 完美主义者往往错误地相信某件事情花的时间越多，它就一定做得越好。这种观念忽视了报酬递减定律，这一定律应用于时间管理方面在帕累托的时间原理或者二八原则中得到最精辟的表述。,摆脱完美主义,1,有效的时间管理概述,不要太忙碌,2,现实生活中，我们有时会有这样的感觉：忙忙碌碌却任何事情也没千成。我说的任何事 情也没干，意思是指那些无论对我们自己还是对他人来说都没有真正价值的东西。这就是错误 的时间管理达到了最糟糕的地步。,有效的时间管理概述,不要太忙碌,2,一个粗略的经验之谈是你绝不应该忙碌的： 每天睡觉前没有一小时的休息时间(为了你的睡眠); 每天没有一小时追求某种爱好(为了你健全的心智); 每周没有至少四次、每次30分钟的锻炼(为了你的身体); 每天饭后没有2小时30分钟不受干扰的时间(为了你的消化系统)。 这就是说，每天平均至少要有4小时30分钟不用工作的时间。这时间并不多，粗略地假定 每天有8个小时用于睡觉，你每天仍然有11个多小时可以花在工作上。这当然是绰绰有余的， 尤其是如果你能把这11个小时安排得实用合理。,有效的时间管理概述,懂得何时干何事,3,为了有效地管理时间，注意你自己的生理节奏制订相应的日间工作计划。 一项工作在你处在最佳状态时可能只花10分钟就能完成，而在你处于欠佳状态时可能要花双倍的时间才能完成。,有效的时间管理概述,在积极的情绪下开始和结束一天的工作,4,积极的情绪在你完成任务的过程中起着很大的促进作用。,每天开始工作时，要保证有一件愉快的事情在盼望之中哪怕是件微小的事情。,下决心每天都在相同的时间开始工作，并要持之以恒。,设法做到对第二天的任务以及其先后次序了如指掌，这样你才不会浪费时间去思考从哪里 着手这一个吓人的问题。,有效的时间管理概述,不要推延不愉快的工作,5,我们总爱把不喜欢的工作延期到“以后”再做然而，假如这些工作目前不受欢迎，它们也不可能变得以后会受欢迎一些。况且，在此期间，我们心里总是惦记着还有工作等待着我们去完成。因此，现在就把它们完成，不仅可以扫除任务的障碍，而且还可以消除内疚的情感。,有效的时间管理概述,不要耽搁做出决定,6,同样法则是适用于做出决定的：做出决定的唯一办法就是去决定它。当然，如果这些决定还需要依赖情报资料，而目前这些情报资料还未到手，或者很明显时机并未成熟，那么把它们耽搁一下是恰当的。但是，只要你一获得这些情报资料，同时时机已到，如果你仍然采取犹豫不决的态度，你不但会浪费机会，而且会浪费时间。记住，也许你不太可能做出一个完美无瑕的决定，但至少你可以做出一个最好的决定。,有效的时间管理概述,宁主动先行，毋被动随从,7,主动先行与被动随从相比较，我们显然会主张前者。主动先行的意思是预先估计可能发生 的事情，并随时准备，一旦时机成熟就采取适当行动。,走出时间管理的盲区,走出时间管理的盲区,应重视计划的拟订以避免徒劳无功。 所谓计划，指未来行动纲领的先期决策。 人人都有计划安 排，却容易犯下面的毛病：一是制订计划一厢情愿，二是制订计划不从实际出发，要知道拍脑袋式的时间管理计划是注定要流产的。,“你要往哪里去?”,“你要怎么走?”,走出时间管理的盲区,通常，时间计划执行受到干扰的50%的这部分源自你的上级，做好对上级的时间管理是你能否完成自己的时间管理的前提。,方法有两条,一是主动出击,二是提前汇报,走出时间管理的盲区,同样，干扰你时间计划的15%来自你的同级，处理不好会影响相互关系。,走出时间管理的盲区,干扰你时间计划的20%来自你的下级，产生这种问题的原因： 一是授权不明确，请示汇报多； 二是喜欢事必躬亲，下级则有事必报； 三是要求不明确。改进办法，可规定每天一个固定时段为内部事务请示汇报时间。,走出时间管理的盲区,计划得再好也赶不上变化，要留出自己的变通时间。 每天计划安排不要超过6小时为好，留下2小时为机动时间。,走出时间管理的盲区,当一个人能够克服“不好意思拒绝”的心理，并具备“拒绝他人”的技巧，则他因为免于履行自己所不情愿履行的承诺而节省的时间将极为可观。,走出时间管理的盲区,不速之客泛指未经预约的访客，主要来源为属下员工，其次是同一阶层的同事，再次是组 织以外的人士。,走出时间管理的盲区,电话的使用本来旨在免除笔写、面谈、开会，甚至在旅途奔波所引起的时间浪费，但电话被普遍使用后却成为浪费时间的重要来源，这是极具讽刺性的一件事。,走出时间管理的盲区,会议本来是沟通意见、解决问题、制定决策的一种有力手段。但是，它却经常被滥加使用，以致成为一种费时且有碍正常运作的疾病。,走出时间管理的盲区,不要以为约会迟到只是一件平常的事，更不要以为它不足以产生严重的不良后果。事实上，在“守时”被视为美德的社会里，“迟到”是一种令人难以接受的恶习。,时间管理哲学,基于时间的管理，循环时间减少和时间增值这些理念已经成为竞争策略不可或缺的关键特性。 必须加强培养个人的时间管理哲学：,要有远大的眼光，要有延后满足的能力；,培养个人的特质，在行动中自练；,要记住时间等于金钱，要以每小时的工资为基础，来衡量每一件你被期待去做的事；,时间管理是一生的技巧，要努力完成较高价值的工作；,以榜样去引导你的部属，学会平衡与适度相结合，放轻松，要休假和运动；,确定你的目标 与价值的一致性；,定期健康检查，下定决心活到100岁。,如何有效利用时间?,我们能否让时间稍停一会,目标原则,四象限原则,时间管理矩阵,二八原则,避免干扰原则,黄金时间法则,大块时间法则,ABCD时间管理法,时间管理的策略,时间管理的策略,目标原则,目标的功能在于让你在面临各种选择时有一个清晰的认识，使你的行动更有效率。,哈佛大学的一项对智力、学历、环境相似的人的跟踪研究发现， 3%的人有十分清晰的长期目标； 10%的人有比较清晰的短期目标； 60%的人目标模糊； 27%的人没有目标。 25年后， 那3%的人，几乎都成了社会各界的成功人士； 那10%的人，大都生活在社会的中上层， 那60%的人，几乎都生活在社会的中下层； 那27%的人，几乎都生活在社会的最底层。,案,例,分,析,思,考,时间管理的策略,四象限原则,一般来说，优先考虑重要和紧迫的事情。但是在很多情况下，重要的事情不一定紧迫，紧迫的事情不一定重要。因此，处理事情的优先顺序的判断依据是轻重缓急，常用四象限原则来作为判断依据。,课,堂,提,问,在开始工作前，我们如何在一系列以目标为导向的待办事项中选择孰先孰后呢?,时间管理的策略,四象限原则,重要,紧迫,立即搞定,分解任务 制定计划 按部就班,能不做就不做 或与他人分拆,对它说不,1. 重要且紧迫,2. 重要但不紧迫,3. 不重要但紧迫,4. 不重要也不紧迫,如何将石块、碎石、沙子、水尽可能多放进水罐里？,大石头,小沙子,水,装不满的罐子,这个图片给我们的启示是什么？,时间管理的策略,时间管理矩阵,重要,不重要,紧急,不紧急, 突发的危机事件；有时间要求的工作计划；事关大局的紧迫问题；限期完成的会议或工作等。, 忙碌琐碎的事；广告函件；闲聊；逃避活动；某些烦琐的事；某些应付差事的会议；某些推销或闲聊的拜访或电话；有趣但无意义的活动等。, 准备工作；建立人际关系；增进自己的能力；制订计划；未雨绸缪地工作；改进流程；挖掘机会；关注变化；学习、健康、家庭休闲等。, 造成干扰的事、电话；某些信件、文件、报告；某些会议的出席；许多迫在眉睫的急事； 不属的请示汇报；不速之客；某些会议、电话、信件、邮件；某些宴会、论坛、演讲等。,时间管理的策略,时间管理矩阵,时间管理的策略,二八原则,根据帕累托二八原则，在日常工作中，有20%的事情可决定80%的成果。,二八原则：把自己的主要工作经历和效率最高的时间段留给20%,80% 时间,20% 时间,80% 成效,20% 成效,重要的 少数事物,琐碎的 多数事物,美国一位名叫威廉努尔的企业家最初在公司销售油漆的时候，第一个月只赚了160美金。他仔细地分析了自己的销售原因做了一个销售图表。他发现80%的收益来自20%的顾客，但是他却对所有的客户花了同样的时间。于是他把最不活跃的36个客户重新分配给其他销售员，而自己把精力重点放在那20%的顾客上。不久，他在一个月内就赚到了1000美金。威廉努尔从未放弃这个原则，后来他成为这家公司的董事局主席。,时间管理的策略,避免干扰原则,(1),来自上司的干扰,(2),来自同事的干扰,(3),来自下属的干扰,时间管理的策略,黄金时间法则,生物钟一般规律,思维敏捷,精力减退,精力恢复,根据生物钟一般规律的黄金时间法则，日程安排如下：,时间管理的策略,大块时间法则,大块时间法则是培养工作情绪的法则， 即在前30分钟做容易做的事情，让事情看起来有进度， 在后90分钟做最重要的事情。,时间管理的策略,大块时间法则,列举今天所有要做的事情，将其分为容 易的、重要的及其他事情，用二八原则排出事情的优先顺序；,在前30分钟完成最容易做的事情，时间一到，不管是否完成都要将手里的工作告一段落；,在后90分钟完成最重要的事情， 如果顺利，可以持续工作；,在空余时间完成遗留的容易的事情。,时间管理的策略,ABCD时间管理法,所谓ABCD法，是根据自己的目标， 将计划中最为主要的事情归于A类，如果A类事情没有完成，后果会非常严重； 将次要的事情归于B类，它们需要你去做，但如果没有完成，后果也不会太严重； 把那些做了更好不做也行、是否做都不会产生太大影响的事情归于C类； 把刻意交给别人去完成，或完全可以取消、是否做没有差别的事情归为D类。,能,力,测,试,时,间,管,理,1.你的办公室是否很整洁干净？,是,A,否,B,