制约会计电算化应用发展问题浅谈摘 要：随着信息技术的不断发展，会计电算化工作替代 传统的手工会计核算是必然趋势。会计电算化工作不是一蹴 而就的事情，小企业应在会计电算化实施过程中强化基础管 理，完善工作管理制度，规范业务流程，注重人才培养，并 将会计电算化工作纳入企业信息化工作的总体范畴，制订切 实可行的会计电算化工作计划，以确保会计电算化工作为企 业管理信息系统总目标服务。关键词：会计电算化 管理制度 内部控制我国的会计电算化从20世纪80年代初才开始探索实 践，经过20多年的发展，已取得了长足的进步，许多会计 软件的开发已经走向专业化、商品化、社会化的轨道。会计 电算化的应用与发展大大降低了财务人员的工作强度，让财 务人员从繁重的会计核算工作中解放出来，随之会计工作职 能也正在逐步发生转变。但是由于我国的会计电算化工作起 步较晩，管理会计知识和计算机知识普及程度不够，加上网 络的迅速发展、电子商务的兴起等等，一些先进的、现代化 的事物不断出现，对会计电算化系统提出了更高的要求。会 计电算化是一项系统工程，在发展过程中有许多工作要做， 有许多问题要及时解决。这里就制约会计电算化应用及会计 职能转变中存在的几个问题及其对策做以简单分析。1.存在的问题1.1管理制度中存在的问题会计电算化虽然在很大程度上简化了日常的会计工作， 但是同时也给会计工作人员带来了新的问题。有些单位的内 部管理制度不够完善，因此无法使会计电算化正常运行。有 些单位虽然使用了电算化，但由于缺乏对电算化的了解以及 相关的内部控制，导致最终的运用结果不理想。因此要制定 一套合理的会计电算化内控制度，使电算化的运用达到最大 化。在手工记账中，每个会计人员的职责权限划分的非常清 楚，但是电算化记账中，如果内控不完善，将会降低会计工 作所要求的不相容职务相分离的重要性，降低了相关岗位人 员相互牵制的效力。有些单位由于岗位设置混乱、权限不明、 串岗操作，将计算机的维护、数据的录入和修改、审核等工 作交由一个会计人员来操作，这样就大大加大了企业会计信 息的差错和舞弊现象出现的可能性。另外电脑会经常出现 “死机”、待机”等情况，导致会计信息的丢失，因此会 计人员要对备份信息具备足够的重视。1. 2基础配套设施及其运用过程中存在的问题企业自动化管理、办公的设备还较落后，低档微机的比例较大，设备配套软件应用比例较小。会计电算化系统的开 发、运用、完善进度慢，一些企业特别是中小企业仍然保留 了旧的记账思路，认为手工记账才能保证会计资料的完善 性。90%以上的企业主要运用会计软件的帐务和报表处理功 能，其次是工资和固定资产核算功能，电算化整体状况基本 处在替代人工记帐、算帐、编制会计报表的水平，目前的电 算化水平离很好实现管理会计职能参与企业经营决策的基 础准备还有很大的差距。1.3软件开发利用的问题企业现有软件工具的应用没有完全发挥其作用。(1)现 有财务软件没有发挥其应有作用不能实现会计处理的完全 自动化。除了一些单位的定制或自行开发的软件外，对于那 些采用商业通用财务软件的单位，由于软件设置应用针对性 不强所以在具体行业单位应用时就可能出现与自身业务不 相一致的问题。特别是对一些报表工具的应用由于各单位的 实际情况不一致所以在一些模板的应用上就需要本单位的 人员进行重新设置，编制录入取数计算公式，这项工作需要 既熟悉本单位财务工作又有一定的计算机应用知识的人员 去完成。目前的企业中这种复合型人才相对匮乏。(2)在电 算化实施中，财务数据与业务不能共享，致使财务软件只在 财务部门使用，业务数据不能直接为财务所使用。这不仅与 企业外部信息系统隔绝，而且与企业内部业务部门也没有很 好的连接，财务部门录入的数据，基本上只是单纯为会计核 算使用。1. 4现有人员素质问题会计电算化中无论是软件的开发利用，还是数据的进一 步处理，再到会计参与经营管理工作职能发生转变等，都离 不开高素质的人员。有些会计人员的计算机运用水平较低， 而小企业的电算化操作人员大都是由过去的会计、出纳等财 务人员经过短期培训而来，对软件的认识存在局限性，他们 一般只能按照固定的模式机械的操作财务软件，却不能灵活 运用软件所提供的各项功能。另外，由于大部分会计人员的 财务知识不够深厚、更新慢，因此只能对日常的会计核算进 行处理，没能充分发挥出管理软件在管理方面的功能，不但 没有完全体现出会计工作应用计算机处理的优势，而且造成 了系统资源的浪费。对如何提高企业财务管理水平则无能为 力，大量的财务管理和财务分析工作，仍采用手工进行，很 多单位因为缺乏高水平的财务管理人员，使财务管理成为空 谈。1.5会计信息安全问题在会计电算化系统环境下，会计信息资料由有形变成了 无形，磁性介质代替了纸介质，电子符号代替了会计数据， 从而使会计信息安全易受到威胁。具体表现有：电算化的 实施造成人员职能分工的必然变化，导致操作人员无意失误 操作或者恶意人员对原始信息进行非法篡改或泄密，造成会 计信息虚假。电子信息档案管理中磁性介质极易受损坏， 信息和数据存在丢失或毁坏的危险。电算化系统遭破坏， 如硬件故障、软件故障、非法操作、计算机病毒等可能导致 电算化系统陷入瘫痪，使会计信息质量受到影响。2.解决问题的对策2. 1建立与会计电算化相适应的工作体系会计电算化的实现，必将对人们的传统观念、原有的会 计业务处理流程、内部控制方式及组织结构产生一定影响， 企业必需要调整原有的工作体系。企业的相关管理人员应具 备现代化管理意识，在整个企业管理现代化总体规划的指导 下做好会计电算化的长期、近期发展规划和计划并认真组织 实施，重新调整会计及整个企业的机构设置、岗位分工，建 立一系列现代企业管理制度，提高企业管理水平。企业的财 务人员必须调整原已习惯的传统的核算方法，规范账务处理 流程，以适应会计电算化工作的要求。2. 2提高会计电算化下会计信息的安全性 2. 2. 1建 立内部控制制度，加强人员职能控制。如何合理进行人员岗 位设置，对保证会计数据的及时、准确、安全具有重要作用。 必须制定相应的组织和管理控制，明确职责分工，加强管理。 将系统中不相容的职责进行分离，并以相应的管理规章与之 配套。通过进行内部职责分工，以补救不相容职能集中化的 不足，体现各部门间及会计操作人员之间相互牵制和相互监 督的作用。2. 2.2加强程序操作控制。为了保证信息处理质量，减 少产生差错和事故的概率，应制定上机守则与操作规程的办 法，这是操作控制制度化的具体体现。为了保证操作的合法 性，操作员身份合法性检验和操作权限管理就变得非常重 要，操作人员必须严格保护自己的操作密码，防止自己的操 作权限被他人侵犯。2. 2. 3加强内部审计。在会计电算化中，由于是“人机”对话的特殊形态，因而加强内部审计就优为重要，通过审计 对电算化系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞。2.2.4加强电算化会计档案的管理与保存。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体 的物理特性，在制作档案时应采用“AB备份法”进行数据的 备份，并且每份上要注明制作档案时的时间与操作员姓名， 存放在两个不同的地点，以防止火灾等意外情况引起整个会 计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案 时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的 档案，还应定期进行检查、复制，防止由于磁性介质的损坏 而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。2. 2.5网络会计实现了会计信息资源的共享，但同时也将自身暴露于风险之中，这些风险主要来自泄密和网上黑客 的攻击等。为了提高网络会计信息系统的安全防范能力应采 用一些措施，例如采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存 储通讯、身份认证、授权等。2. 3提高会计人员素质从各方面要求会计人员提高自身素质，更新知识结构， 一方面必须掌握电子计算机的有关知识，另一方面为了参与 企业管理，要更多地学习经营管理知识。根据进一步发展的 需要，全面学习形成复合型人才。要提高会计人员业务素质, 必须大力加强人才培训的力度。企业应立足于长远，培养或 聘用一批高级技术人才，他们能精通信息技术，熟练应用会 计电算化，推动企业电算化事业由核算型”向管理 型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计 人员学习和提高会计电算化知识，维护软件正常运行，掌握 计算机先进技术，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效 的会计信息系统创造条件。培养复合型人才，可以在学校教育时开设会计电算化专 业或在财会专业中增设计算机编程、维护等课程。可以让在 职的财会人员进修计算机课程，还可以让计算机人员、在岗 人员实习并进修财会知识。“工欲善其事，必先利其器”，企业要构建完善的会计 电算化工作基础平台；打造一支能适应新形势下会计电算化 工作的职工队伍，单位领导、高级管理人员要提高现代化管 理意识，在整个企业管理现代化总体规划的指导下做好会计 电算化的长期、近期发展规划和计划并认真组织实施，调整 会计及整个企业的机构设置、岗位分工，建立一系列现代企 业管理制度，以适应现代企业管理整体要求。还要修改扩建 机房，选购、安装、调试设备，自行开发或购买会计软件， 培训会计电算化人员，进行系统的试运行等等工作。以上所 列的各项工作必须做好，否则电算化会计系统将不能正常工 作，必然也不能深入持久地开展下去，会计和企业管理现代 化将无法实现。