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基于质量管理体系科技档案管理摘要:本文针对纳入质量管理体系的科技档案管理案例, 提出创新对策,为客户提供优质服务。关键词:质量管理体系档案管理创新 对策企事业单位在科研、生产、服务经营与管理过程中形成 并积累了具有原始性、凭证性、权威性的信息记录,然后收 集整编成企业档案,如文书档案、会计档案及科技档案等。 船级社是一个特殊专业机构,围绕入级船舶检验、国内船舶 检验、海洋工程检验和工业服务四条主线开展业务,还按照 国际船级社协会(IACS)质量认证体系的要求,建立船级社 质量管理体系。企业的科技档案具有很强的独特性,档案的 管理还要严格执行规范的质量管理规定。档案管理现代化的 新趋势、新要求,更是敦促他们对档案的基础业务、现代化 管理、科学研究、档案保护等工作采取各种措施对策,不断 创新,提高企业科技档案管理工作的质量,为客户提供优质 服务。1规范的档案管理制度是管理质量保证的前提,思想 观念要创新建立完整的分类体系,使档案的管理、归档做到标准化 和规范化,还根据行业分类标准,制定自己具体的分类类目, 体现自己的资源特色和管理特色。船级社质量管理体系的档 案管理文件制定了切实可行的档案资料收集、归档、分类和 编目程序与方法。有明确统一的要求,又允许按实际情况报 批创新措施。如:科技档案案卷的分类原则,依据其特点分 为8个大类,其中“检验大类”又分船舶检验、海洋工程检 验、船用产品检验三个二级类目和若干三级类目;但由于各 大类分类层次繁简不一,分类时可根据本单位的档案情况确 定归类深度,一经确定,要长期遵守;如有新的分类,需报 总部确认后实施。档案管理文件还制定了档案的保管与库房管理、档案检 索、档案借阅规定、档案入库和移出、档案的鉴定和销毁、 档案的定期检查、奖励与处罚等细责规定。做到对档案管理 全过程的规范与有效控制。如档案检索中“检验记录和图纸 的检索”设置方便于客户的检索途径:船舶和海上设施的名 称、登记号、工作控制号、顾客名称等,产品和图纸的名称、 工作控制号(图纸批准号)、顾客名称等。档案管理工作的思想观念要创新,改变以往“重藏轻 用”的落后观念。船级社通过提供独立、公正和诚实的入级 及法定服务,把相关检验信息系统地、规范地加工整理变成 更直接、更适应需要的凭征、信息档案,能更好的发挥档案 的凭征、信息作用,也才能使客户更有效地利用档案,获得 及时、准确、高效的服务,充分发挥档案的价值。2科技档案管理工作需要企业全员参与,档案管理者的素质要提升档案是由多部门、多人共同完成的,质量管理体系要求 档案形成过程中的所有人员,树立档案质量,人人有责” 的观念,共同完成科技档案的归档及档案管理工作。船级社 科技档案形成过程中有档案、语言或管理学专业、也有与本 单位主业相对应的主要工程技术专业的档案管理人员,各主 体业务部门更有众多的工程技术专业人员支撑并参与档案 资料收集和归档。因此,提升档案管理者的素质,建立一支 具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要 的。档案管理者必须具有多元化的知识结构,一是必须掌握 档案专业知识,了解档案信息的收集、整理到利用的全套理 论与方法,二是掌握现代信息技术,能尽快地适应信息环境, 能根据用户需求及时通过网络系统快捷地获取档案信息并 提供给用户,三是加强与本单位主体业务人员的沟通交流, 扩大知识面,并注重学习过程中的积累与探索,借此把理论 与实际工作有机地结合起来,从而提高自身的综合素质。档案管理者应增强自己对本职工作的事业心和责任感, 积极参加在职教育或培训,自觉进行知识更新,不断调整自 身的知识结构。另外,船级社也重视对档案人员的在职培训, 聘请有经验的专家到基层讲课或选派档案人员集中学习、进 修,不断充实新知识、新技术、新技能,以提高档案人员的 素质,更好地适应档案管理。3科技档案管理的现代化、信息化是必然要求,推进 的步伐要加快实现档案工作现代化,是适应我国实现现代化,赶超世 界先进水平的必然要求。档案管理现代化在不同时期都被赋 予不同的核心内容,新时期档案管理现代化是在信息时代背 景下产生的档案理论与实践。档案工作技术现代化是指档案 的记录、存贮、整理、加工、查找、交流、传递等用先进的 科学技术装备起来,把电子计算机与现代化的印刷技术、复 制技术、缩微技术、声像技术、通讯技术有机结合起来,有 效地实现档案管理专业化、自动化。利用计算机和缩微技术, 将给档案的存贮、保管带来极大的方便;利用计算机检索档 案,将极大地提高档案的查找速度;利用计算机和现代网络 通讯设备,将使档案信息的处理传递时间大大缩短;利用计 算机检索终端,将提供快速复印和复制服务。船级社形成了 以北京为中心,以国内沿海、沿江主要港口为依托,世界范 围内的检验服务网络。船级社档案部门充分认识档案现代 化、信息化建设的重大意义,加大投资力度、加快推进步伐。 档案管理人员从思想观念上对新技术给予足够的重视,大力 引进使用现代化技术设备并适时更新升级,以促进档案管理 工作的健康发展,为客户提供优质服务。参考文献:1 廖忠论企业档案信息资源的开发利用J.航空档案,2003 (01)2 张尚瀛档案工作理论与实践M.华艺出版社,2006.3 刘灵师.辽宁展评档案编研成果N.中国档案报, 2006.作者简介:刘俊(1979-),女,福建长乐人,中国船级 社厦门分社助理馆员。研究方向:档案管理与编研。
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