基于质量管理体系科技档案管理摘要：本文针对纳入质量管理体系的科技档案管理案例， 提出创新对策，为客户提供优质服务。关键词：质量管理体系档案管理创新 对策企事业单位在科研、生产、服务经营与管理过程中形成 并积累了具有原始性、凭证性、权威性的信息记录，然后收 集整编成企业档案，如文书档案、会计档案及科技档案等。 船级社是一个特殊专业机构，围绕入级船舶检验、国内船舶 检验、海洋工程检验和工业服务四条主线开展业务，还按照 国际船级社协会（IACS）质量认证体系的要求，建立船级社 质量管理体系。企业的科技档案具有很强的独特性，档案的 管理还要严格执行规范的质量管理规定。档案管理现代化的 新趋势、新要求，更是敦促他们对档案的基础业务、现代化 管理、科学研究、档案保护等工作采取各种措施对策，不断 创新，提高企业科技档案管理工作的质量，为客户提供优质 服务。1规范的档案管理制度是管理质量保证的前提，思想 观念要创新建立完整的分类体系，使档案的管理、归档做到标准化 和规范化，还根据行业分类标准，制定自己具体的分类类目， 体现自己的资源特色和管理特色。船级社质量管理体系的档 案管理文件制定了切实可行的档案资料收集、归档、分类和 编目程序与方法。有明确统一的要求，又允许按实际情况报 批创新措施。如：科技档案案卷的分类原则，依据其特点分 为8个大类，其中“检验大类”又分船舶检验、海洋工程检 验、船用产品检验三个二级类目和若干三级类目；但由于各 大类分类层次繁简不一，分类时可根据本单位的档案情况确 定归类深度，一经确定，要长期遵守；如有新的分类，需报 总部确认后实施。档案管理文件还制定了档案的保管与库房管理、档案检 索、档案借阅规定、档案入库和移出、档案的鉴定和销毁、 档案的定期检查、奖励与处罚等细责规定。做到对档案管理 全过程的规范与有效控制。如档案检索中“检验记录和图纸 的检索”设置方便于客户的检索途径：船舶和海上设施的名 称、登记号、工作控制号、顾客名称等，产品和图纸的名称、 工作控制号（图纸批准号）、顾客名称等。档案管理工作的思想观念要创新，改变以往“重藏轻 用”的落后观念。船级社通过提供独立、公正和诚实的入级 及法定服务，把相关检验信息系统地、规范地加工整理变成 更直接、更适应需要的凭征、信息档案，能更好的发挥档案 的凭征、信息作用，也才能使客户更有效地利用档案，获得 及时、准确、高效的服务，充分发挥档案的价值。2科技档案管理工作需要企业全员参与，档案管理者的素质要提升档案是由多部门、多人共同完成的，质量管理体系要求 档案形成过程中的所有人员，树立档案质量，人人有责” 的观念，共同完成科技档案的归档及档案管理工作。船级社 科技档案形成过程中有档案、语言或管理学专业、也有与本 单位主业相对应的主要工程技术专业的档案管理人员，各主 体业务部门更有众多的工程技术专业人员支撑并参与档案 资料收集和归档。因此，提升档案管理者的素质，建立一支 具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要 的。档案管理者必须具有多元化的知识结构，一是必须掌握 档案专业知识，了解档案信息的收集、整理到利用的全套理 论与方法，二是掌握现代信息技术，能尽快地适应信息环境, 能根据用户需求及时通过网络系统快捷地获取档案信息并 提供给用户，三是加强与本单位主体业务人员的沟通交流， 扩大知识面，并注重学习过程中的积累与探索，借此把理论 与实际工作有机地结合起来，从而提高自身的综合素质。档案管理者应增强自己对本职工作的事业心和责任感， 积极参加在职教育或培训，自觉进行知识更新，不断调整自 身的知识结构。另外，船级社也重视对档案人员的在职培训, 聘请有经验的专家到基层讲课或选派档案人员集中学习、进 修，不断充实新知识、新技术、新技能，以提高档案人员的 素质，更好地适应档案管理。3科技档案管理的现代化、信息化是必然要求，推进 的步伐要加快实现档案工作现代化，是适应我国实现现代化，赶超世 界先进水平的必然要求。档案管理现代化在不同时期都被赋 予不同的核心内容，新时期档案管理现代化是在信息时代背 景下产生的档案理论与实践。档案工作技术现代化是指档案 的记录、存贮、整理、加工、查找、交流、传递等用先进的 科学技术装备起来，把电子计算机与现代化的印刷技术、复 制技术、缩微技术、声像技术、通讯技术有机结合起来，有 效地实现档案管理专业化、自动化。利用计算机和缩微技术, 将给档案的存贮、保管带来极大的方便；利用计算机检索档 案，将极大地提高档案的查找速度；利用计算机和现代网络 通讯设备，将使档案信息的处理传递时间大大缩短；利用计 算机检索终端，将提供快速复印和复制服务。船级社形成了 以北京为中心，以国内沿海、沿江主要港口为依托，世界范 围内的检验服务网络。船级社档案部门充分认识档案现代 化、信息化建设的重大意义，加大投资力度、加快推进步伐。 档案管理人员从思想观念上对新技术给予足够的重视，大力 引进使用现代化技术设备并适时更新升级，以促进档案管理 工作的健康发展，为客户提供优质服务。参考文献：1 廖忠论企业档案信息资源的开发利用J.航空档案，2003 (01)2 张尚瀛档案工作理论与实践M.华艺出版社，2006.3 刘灵师.辽宁展评档案编研成果N.中国档案报， 2006.作者简介：刘俊(1979-),女，福建长乐人，中国船级 社厦门分社助理馆员。研究方向：档案管理与编研。