企业数字化智能管理体系：制度管理篇本文中的“制度”泛指企业中描述管理规则和要求的各类管理文件，比如：规章制度、程序文件、作业指导、工作标准等。那么，企业的制度管理也需要数字化转型吗？答案是肯定的！现在企业中的制度体系大多还是采用 WORD、VISIO、EXCEL 等“老三件”构建的“电子文件化”体系。如果将企业管理体系的发展划分为以下四个阶段：- 1.0 阶段：基于纸质文件- 2.0 阶段：基于电子文件- 3.0 阶段：基于信息化系统- 4.0阶段：基于数字化系统，那么，企业中的制度管理体系大都还处于 2.0 阶段。在上一轮信息化大潮中，并没有出现一个被广泛接受的制度管理信息化系统。为什么会出现这种情况呢？是制度在企业管理中不重要吗？当然不是！主要原因是没有出现将制度进行结构化处理的技术。“制度”天然是“文本”，不管是纸质的，还是电子的。而“文本”天然无法进行信息化加工和处理。那么，制度管理就一直停留在 2.0 阶段，有问题吗？当然有！“电子文本体系”是离散型的体系，各个文本中的管理要素并不关联，因此以下问题就很难解决：1、制度编写不规范：管理文件写起来太辛苦，编写不规范，内容不准确。公司内一个部门名称或一张表单样式改了，很难准确地找出要修改的所有文件。制度内容更新不及时，更新内容不准确，更新起来不便捷。2、制度使用太麻烦：企业员工无法从成堆的制度中全面、准确的找到自已负责的所有工作及所有相关管理要求。编写制度的人担心管理文件的内容没有正确地依据上级文件制定，无法证明其依从性关系。而高层管理者，也很难查证相关管理要求是否被落实到具体的制度条款、流程环节和执行人员。3、制度治理不健全：制度在审批过程中，质量检查不到位，发布了有失准确的文件。文本化存储方式不安全，一些敏感的制度文档被随意下载并流失出公司。制度版本间差异全靠人工记录，很难确保其准确性和完整性。4、制度分析很困难：比如，写了这么多制度文件，却很难知道一共制定了多少表单、流程、术语；哪些表单、术语、职责在不同文件中被重复描述。这么多文件，相互关系如何，有没有重复和矛盾的条款。5、体系孤岛很严重：企业针对某一管理主题往往会撰写一套自成一体的体系文件。比如，质量体系、内控体系、精益管理体系等等。这一套套文件，经常会引用相同的管理要素或针对同一项业务活动提出管理要求。不同体系文件中的这些要素和要求常常出现不一致甚至是冲突的现象，即所谓“体系孤岛”现象。要解决上述问题，博阳精讯认为，构建“EBPM 企业数字化智能制度管理平台”，实现制度管理从2.0向4.0的跨越式发展，是必由之路。1）制度的数字化编写制度的模型化，是构建“数字化智能制度管理体系”最为关键的一个环节，也是这一轮数字化技术的最大突破。如上图所示，管理者在撰写时感觉就像在写文本化制度，但数字化平台会自动将内容变成结构化的条款。同时，撰写制度时如需要引用术语、流程、风控、其他制度条款等管理要素，则直接从相关要素池中选择，而不是重复创建，从而实现了管理要素的共享和协同，实现了管理体系在要素级别上的融合。同时，由于将制度进行了结构化处理，制度条款作为对象可以与流程活动和其他制度相关联，从而构建了一个一体化的管理体系模型。2）制度的数字化执行制度发布后，可基于模型自动抽取并向每位员工精准推送其负责的所有工作以及与完成此项工作相关的所有制度文件和条款，明确“我的”工作要求。更为重要的是，可以与实际执行系统对接，直接将管理要求推送到执行界面，确保管理要求落实到具体的执行环节和人员，甚至可以了解某一制度条款当前正被哪些环节哪些人执行。3）制度的数字化治理可按制度架构对编写权限进行授权，被授权的人员可以编辑和锁定相关制度文件。可以基于模型，实现制度增、删、优化的全流程数字化管理。编写过程中和发布后，制度的支持在线查看，只有权限后方可以下载到本地文件。有效地对涉密文件进行管控，又方便需要的人员使用。对于有依从性的制度和条款，可以查看所依从的上级制度和条款，也可跟踪上级制度、条款的变化情况，快速识别制度修订的源头，满足依从性审查。4）制度的数字化优化在制度文件录入过程中，各项要素将自动归集到各类要素架构，一方面方便其他制度引用，另一方面逐渐形成公司完整的要素架构清单。如上图所示，可随时对制度和要素的关系进行分析，例如：有流程的制度、无流程的制度；涉及流程的条款、不涉及流程的条款；这些分析结果可有效支持制度的优化完善。可查看匹配条款最多的制度，以此分析这些制度间是否存在模糊、矛盾、冲突的现象，以及哪些制度需要改进，哪些制度需要合并等。总之，构建数字化制度体系模型 基于模型发布执行 基于模型监控治理- 基于模型优化分析是企业构建数字化智能制度管理体系的有效方法，也是必由之路。新一轮的数字化浪潮已经到来，好风凭借力，扬帆正当时！