20072007年干部晋升培训课程之年干部晋升培训课程之时间管理时间管理Time Time ManagementManagement因为我们不知道因为我们不知道究竟什么对我们最重要，究竟什么对我们最重要，所以每件事好像都很重要。所以每件事好像都很重要。因为每件事好像都很重要因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做。所以我们不得不每件事都做。有些人看到我们每件事都做，有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做。所以，他们期望我们什么都做。每件事都做让我们非常忙碌，每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要。究竟什么对我们最重要。忙人的告白你真的很忙吗? 时间管理检查表(一)1推迟不想做的事，从想做的开始。 2没兴趣的事尽量推迟去做。 3对于爱好的事不知不觉地花费了太多的时间。 4对于已开始的工作，自己不满意不会停止。 5不用他人的做法、希望致力于自己喜欢的做法。 6把不懂的工作放在后面，先做知道的工作。 7费时间的放在后面，先做不太化时间的工作。 8一开始总是犹豫不觉，跨不出第一步。 9推迟难做的工作。 10擅长踏踏实实地完成已决定的工作程序。 问阅读以下的提问，在右面的栏里写上符合点数。（全部是：点稍微是：点不是：点） 时间管理检查表(二)问阅读以下的提问，在右面的栏里写上符合点数。（全部是：点稍微是：点不是：点） 11对于工作受托人的希望总是积极予以反应。 12 对于已投资部分设法去回收。 13考虑一下给所属集团带来的结果再行动。 14有错就改正的意识。 15回绝有疑问的工作。 16不是先做自己的必要事，而是优先做他人所交代的事项。 17紧急的事优先，重要的事在后。 18立即应付意料外的突发事件。 19不到最后期限不认真做。 20用临时想出的顺序来进行工作的人。 时间管理检查表(三)根据表一、二的点数在时间矩阵图上画出区域作为结果判断ABCD 我们真的花了时间去做这些对我们真的花了时间去做这些对我们一生都很重要的事情了吗我们一生都很重要的事情了吗? ?80%80%最佳效最佳效果的工作果的工作20%20%较为较为次要的工作次要的工作80%80%的时间的时间20%20%的时间的时间来自来自花去花去80/20原则 去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域 集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题 在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意 的工作时间矩阵图重重要要不不重重要要紧急紧急不紧急不紧急虚假的必要的危机有限期的任务项目计划准备建立关系真正的创新领导的干扰一些会议一些报告浪费的逃避的活动DO IT NOWDO IT LATERDELEGATEDONT DO IT稍后做稍后做授权授权不做不做立即做立即做4D原则25-30%25-30%15%15%50-60%50-60%2-3%2-3%时间安排普通人的时间安排20-25%20-25%65-80%65-80%15%15%1%1%成功人士的时间安排有效计划1.1.计划限制了自由计划限制了自由2.2.着急要紧的事情总是先到，要先解决着急要紧的事情总是先到，要先解决3.3.我没有时间做计划我没有时间做计划1 1、当我们做、当我们做重要重要的事情时，就不会被琐碎的的事情时，就不会被琐碎的 事情所牵制。事情所牵制。2 2、将预先决定要做的事情、将预先决定要做的事情写写出来出来不做或少做计划的原因有效计划时间管理的5个坏习惯1.拖延 对于必须做的事磨磨蹭蹭，到了最后 时间迅速草草地收场。2.完全主义 由于不管什么事都要完好认真去 做，所以工作老是完不成。或者，对于 不这么重要的事化了太多的时间。3.现实主义 经常是不考虑将来的事，现在好就可 以了的想法的行为。4.自我中心 违反与他人的约定或自己已决定要做 的去而做另外的事情的时候，自圆其说 使其合理化。5.他律主义 满足并乐于接受他人的指示，而不是 自己去考虑、决定、行动。1.期限未到，急什么？2.它太令人感到不愉快 !3.它很难 !4.目前我很忙，匀不出时间做那件事！5.兹事体大，我怎么能贸然采取行动？6.我现在没心情做这件事!7.我在压力下工作绩效较佳!8.在行动前，我要先休息一下! 拖延时间的借口拖延时间的借口时间管理的7个基本技能1.項目列举能力 将应该做的事列表。2.工数估计能力 估计需要多少时间，或应该需要 的时间。3.程序构成能力 考虑进展工作最适当的程序。4.应变能力 善于应付突发工作的能力。5.突发事件的降低能力 减少突发的工作。6.先见计划能力 计划将来的事。7.日程遵守能力 绝对遵守制定的计划。项目列举能力 早上，进公司后考虑当天要做的事，不能说是做好了基本的BUSINESS。这种人容易将要做的事遗漏。能够列举出许多今天、明天、本周应该做的要做的事是计划性地进展工作的第一步。 1.首先要写出来 不要漠漠糊糊地考虑，写出来看一看，能够整理思路2.养成写备忘录的习惯 想起时立即记录所接受的备忘录指示3.具有写的视点防止遗漏 写出不同的工作种类人 委托事项被委托事项 预见将来并列出（今天、明天、本周中本月中） 活动形态（ 会议会面访问资料制作） 空闲时间用的自由项目4.具体列举 形象地写出行动的特征工数估计的能力 何时为止能完成此工作要到明天明天，时间不够没有完成为何会这样？这是因为没有估计工作所需时间的能力。对于各个列举的项目，将所需的时间与自己的能力对照，必须做到尽量能够正确地估计。另外，对于有时间制约的工作，同时也有必要决定应该花费的时间。养成了这样的习惯，可以用时间尺度来测定自己的能力。 1.规定时间 是抓住工作的每个单位时间和件数2.确定时间 是确定目标时间3.谋求时间的模式化4.估计期间5.养成确定目标时间的工作习惯程序构成能力 为了将所列举的应该做的项目付诸实施，有必要构成项目的顺序，根据此做法，决定工作的效率、效果。另外，所列举的项目，有已定交货期和未定交货期，着手做即能完成、不知道何时完成等性格不同的混杂在一起。为了最有效地实行有必要考虑顺序的构成。 1.把要做的项目模型化 汇总在一起能处理的项目 适于自己一人集中来做的项目 简单能处理的事费时间的事2.选择应该做的项目 对于结果、时间难以预料的事，尽量趁早着手做 重要的课题尽量放到前面来做 讨厌的、不擅长的，担心的事早点处理3.决定要做的顺序 注意交货期（最后期限） 确认预约 在步调的分配和节奏上下功夫应变能力 现实中有紧急预定的变更、联络的不彻底、对方的个性等原因、工作不能按自己的意图进展。一定会发生许多预料不到的突发工作和麻烦。制定计划时，必须事先预计即使有突发工作的发生也能有对应的自由度和空间。另外，必须理解临场对应。 1.冷静地判断对应的必要性 是否有必要进行对应？（不能拒绝吗？） 是否有必要马上对应？（等一会儿行吗？） 是否有必要自己对应？（能委托别人吗？） 2.努力做有效的对应方法 仔细把握需求，避免做无用功？ 考虑是否能用别的来替代？ 判断汇总在一起的方法是否有效果？3.做时间的主人4.预先考虑临时对应时间突发事件的降低能力 即使制定了計画也没用的最大的理由是没有按照计划去试验。即使想按计划去做，一旦发生了临时事件便不能顺利地进展。正因为不得已的突发事件是不能预见的，所以计划是无意义的。但是，临时事件并不是都不能管理的。追究其原因，制定对策以减少临时事件也是可能的。 1.分析突发的内容 怎么样的突发由谁为何有何问题2.改善方法结构、抑止发生3.事先对策，未发生前进行预防4.预测发生，事前做好准备5.发生时的对应委托别人先见计划能力 了解今天的工作，但不知道明天要做什么很困惑。另外，首先只把明天要做的事记入笔记本也不能不安心。开始做了工作，只是无目地决定应该做的事，预计未来决定今天、明天、本周应该做的，将会产生很大的意义。为了养成工作的预见性，必须有决定不用说是明天，比如周后、1个月后、半年后应该做的工作习惯。 1.把将来的课题拆开，可以放到前面来 确认本月下个月半年一年中的要做的业务 细分方法顺序 确认不发生重复那样的工作目标2.把将来的计划写入笔记本 不仅是最终交货期，也要设定中间交货期 约定适当的中间交货期（Appoint） 也要记录一年的会议日程等3.确保时间 将将来的课题尽量提前完成，优先确保解决时间 如能有空闲时间，优先运用日程遵守能力 即使列举应该做的项目，在正确的优先权的基础上使计划具体化，如果不予以实行日程计划就会成为泡影。不得不遵守与他人所规定的日程这是理所当然的，不只是这样，如何遵守自己所规定的日程是则自己革新的关键。 1.不只是要遵守与他人的规定，还要遵守与自己的规定2.创造不做不行的环境 心理的自動化3.想办法节约和活用 发现空闲时间 发现同时处理的余地 发现一边一边的时间4.遵守时刻（日期）和小时的两个方面时间分析今天必须做的事今天应该做的事今天可以做的事 今日三件事时间管理时间管理Time Time ManagementManagement锦囊妙计锦囊妙计充分利用充分利用记事本记事本 . 待办琐事待办琐事. 物品清单物品清单让脑子空下来让脑子空下来，装更有创造，装更有创造性的事情性的事情善用零星时间善用零星时间* 通勤时间通勤时间* 旅途时间旅途时间* 等候时间等候时间不要随便打发你不要随便打发你的零星时间的零星时间背包原则背包原则将同类的事情尽可能将同类的事情尽可能成批量处理成批量处理 琐事也有琐事琐事也有琐事的处理方式的处理方式逆势操作逆势操作当别人不去做的当别人不去做的时候我就去做时候我就去做 每天读一点没有每天读一点没有人读的东西人读的东西 每天想一些没有每天想一些没有人想的事情人想的事情