行政管理制度汇编受控状态分 发 号版本 2014第 1 版编制综合办公室审核审批文件编号： HTY/XZ-WJ-012014-4-2 发布实施机密文件版本、更改清单版本修改页码及条款修改人审核人批准人修改日期备注行政管理制度汇编编号HTY/XZ-WJ-01 版本 / 修改1/0 主控部门综合办公室- 2 - 目录第一章总则 . - 3 - 第二章日常管理制度 . - 4 - 第三章品牌管理制度 . - 5 - 第四章信息报告管理制度 . - 7 - 第五章印章管理制度 . - 9 - 第六章保密管理制度 . - 11 - 第七章会议组织管理制度 . - 14 - 第八章文印室管理规定 . - 16 - 第九章办公用品管理制度 . - 17 - 第十章手机使用管理制度 . - 18 - 第十一章计算机管理制度 . - 21 - 第十二章公文管理制度 . - 25 - 第十三章保安管理制度 . - 27 - 第十四章车辆管理制度 . - 29 - 第十五章档案管理制度 . - 31 - 第十六章食堂管理制度 . - 35 - 第十七章台帐管理制度 . - 38 - 第十八章附则 . - 40 - 附：公文处理表单. - 41 -行政管理制度汇编编号HTY/XZ-WJ-01 版本 / 修改1/0 主控部门综合办公室- 3 - 第一章 总则第一条为完善集团公司的行政管理机制，加强集团公司的规范化管理， 提高集团公司的行政管理水平和工作效率，使集团公司各项工作有章可循、照章办事。根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订及汇编本行政管理制度体系。第二条目的：加强集团制度建设，健全管理体系。第三条适用范围：全集团各办、部、中心，全资及控股子公司。第四条适用时间：从发布之日起。第五条制度建设的负责部门：集团综合办公室。第六条制度审批： 集团总裁办公会讨论通过，报集团董事长兼总裁审批。第七条制度解释：对于制度实施过程中因产生争议而需要作出解释的，解释权归于集团综合办公室。第八条制度修改：由集团综合办公室会同相关职能部门共同进行。第九条员工必须维护公司纪律， 对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。行政管理制度汇编编号HTY/XZ-WJ-01 版本 / 修改1/0 主控部门综合办公室- 4 - 第二章日常管理制度第十条职员必须遵守公司颁布的各项规章制度。上班时佩戴工卡，仪表应保持整洁、大方、得体，男职员不可留长发。女职员不可穿短裤、无袖装、超短裙。上班期间不准穿拖鞋、打赤膊。第十一条重大活动及重要会谈， 男士必须着西装、 戴领带，女士穿套装。第十二条按时上下班， 不得迟到早退。 办公时间职员应坚守工作岗位，不得擅自离岗。因公外出需填写人员外出中离单，报部门领导审批。第十三条员工因事请假必须填写请假单，由所在部门的经理签署意见， 并安排好工作才可离开工作岗位，同时请假单交门卫备案。员工因病或突发事情来不及提前书面请假，可电话请假，但应在事后一天内补办请假手续，否则视为旷工。第十四条保持清洁、良好的办公环境， 办公用品摆放整齐，各种资料存放有序，工作期间不得闲聊、高声喧哗，起身离座时把椅子归整。第十五条严禁利用公司电脑炒股、聊天和游戏， 不得利用公司电话及复印机等办公用品处理私人事务。行政管理制度汇编编号HTY/XZ-WJ-01 版本 / 修改1/0 主控部门综合办公室- 5 - 第三章 品牌管理制度第十六条在董事会的领导下， 集团公司企划宣传部负责开展品牌管理工作。一、负责组织制订和执行集团公司品牌战略；二、负责集团公司品牌推广、宣传工作的实施，加强与各媒体机构的联络和接待；三、负责集团公司所有的对外宣传工作，包括发布消息、刊发广告、组织安排采访等工作；与电视台、电台、报刊杂志、网络等新闻媒体、 广告公司等建立良好的沟通渠道，保持经常性的沟通，建立长期合作关系，保障宣传工作正常、顺利的展开。四、负责组织开展集团公司的品牌形象设计和策划工作，包括公司标识、整体形象（公司 VI 手册）等的设计工作等。第十七条集团企划宣传部负责集团统一品牌的规划、设计、管理和维护，并参与、指导和监督各全资及控股子公司的品牌规划、设计，以及宣传品的印刷和出版工作。第十八条各全资及控股子公司办公室负责所在公司的品牌规划、设计、管理和维护。第十九条各全资及控股子公司品牌要与集团统一品牌具有内在的一致性，不能违背集团统一品牌的基本理念。第二十条各全资及控股子公司举办推广自身品牌的相关公关活动， 事前须将详细的方案报送集团企划宣传部，经审核通过报总裁审批后执行。 在执行过程中， 集团企划宣传部应给予必行政管理制度汇编编号HTY/XZ-WJ-01 版本 / 修改1/0 主控部门综合办公室- 6 - 要的支持。第二十一条各全资及控股子公司进行产品品牌形象设计，在保证产品品牌个性化的同时，必须依照品牌管理制度和VI 手册的具体规定， 保证呈现一致的红太阳品牌形象。红太阳标志及商标是不可商讨、不许修改的。第二十二条积极加强内部媒体宣传， 强化内部员工的品牌意识。在员工培训中， 集团企划宣传部和各全资及控股子公司办公室，要加强与公司人力资源部的合作，在培训议程中加入品牌相关内容，做好对员工的品牌知识、意识的普及工作，加大对品牌知识和公司品牌理念的宣传力度，强化员工品牌意识。第二十三条集团企划宣传部和各全资及控股子公司办公室负责组织开展公司品牌建设宣传工作相关资料的整理、备案、归档工作，负责对各部门上报的宣传资料的审核。第二十四条集团企划宣传部负责公司新闻危机事件的公关处理工作， 所涉及的全资及控股子公司办公室配合；在处理过程中与媒体做好沟通，以尽量缩小影响范围，控制事态的进展，避免进一步恶化。第二十五条集团企划宣传部承担品牌研究职责。包括收集与品牌相关的外部信息， 包括定期进行市场相关数据的收集与汇总， 以利于随后的品牌评估与分析；负责与品牌相关的调研工作，组织各种类型与品牌相关的市场调研，为品牌资产的建立以及品牌管理提供直接资料与数据。行政管理制度汇编编号HTY/XZ-WJ-01 版本 / 修改1/0 主控部门综合办公室- 7 - 第四章信息报告管理制度第二十六条目的：为规范集团内部信息沟通，形成高效的信息沟通机制 , 从而提高管理效率。第二十七条职责：集团综合办公室负责整个集团的信息管理工作。第二十八条新闻信息报告工作细则一、 集团综合办公室负责定期收集各全资及控股子公司和集团总部各职能部门的工作动态和重要信息，并将信息进行汇总和整理。二、各全资及控股子公司办公室和集团各职能部门负责收集所在公司及部门的上周工作动态和重要信息，汇总整理后每周一报送集团综合办公室。三、集团综合办公室负责制定信息简报管理制度，每周编制集团信息简报每周讯 ，下发到全资及控股子公司和集团总部各职能部门。四、经集团分管领导审核批准后，集团综合办公室筛选信息在公司网上发布。第二十九条工作事项信息报告工作细则一、集团各职能部门和各全资及控股子公司主要负责人因公出省出差三天及以上，提前两天向集团董事长请示报告。因公、因私出国提前20 天向集团董事长请示报告。二、法院批准立案诉讼标的在100 万元及以上的案件， 发生行政管理制度汇编编号HTY/XZ-WJ-01 版本 / 修改1/0 主控部门综合办公室- 8 - 之日向集团法务部报告。三、单位银行账号被法案查封，银行还贷出现逾期，发生1小时内向集团财务部分管领导报告。四、 生产安全环保严重事故，发生1 小时内向集团安全环保部报告。五、 因单位的各类纠纷引发的民工、职工和社会人员的上访、斗殴等群发性重大事件，1 小时内向集团综合办公室领导报告。六、单位或单位主要负责人的违法违纪行为情况，发现之日向集团法务部报告。七、省、部级及以上的领导和重要外宾到集团和全资及控股子司视察、访问等活动，提前三天向集团董事长报告。八、各类新闻媒体上涉及到集团各单位的重大负面报道，发现 2 小时内向集团企划宣传部报告。第三十条工作事项报告的要求一、实行直接报告制度。 非紧急情况可直接报告集团综合办公室，由综合办公室负责及时上报董事长或相关分管领导。特急情况可直接向董事长报告。二、凡各单位需要报告的重大事项，由所在单位主要责任人签发后，可以通过电话、传真或电子邮件报告，在上班时间外，直接报告集团相关责能分管部门领导。三、各类重大事项，必须按规定的时间要求报告，因故来不及报送详细情况的， 可先进行初报， 然后根据事态进展和处理情况，随时进行续报。行政管理制度汇编编号HTY/XZ-WJ-01 版本 / 修改1/0 主控部门综合办公室- 9 - 四、集团有关领导对需要办理的重大事项报告，在 3 个工作日内要做出办理和批复。 对突发重大事件和事故等应急报告要特事特办，急事急办，不得延误处理。五、重大事项在按照领导的批复意见办结后，各有关单位要把办理情况向集团及时汇报反馈。第五章 印章管理制度第三十一条印章刻制及启用： 各全资及控股子公司刻制及启用印章， 必须经集团综合办公室核准，并由集团综合办公室统一负责办理刻制及启用事宜。第三十二条领取：印章保管人员根据本规定从集团综合办公室领取需自己保管的印章并签收备案。第三十三条印章保管人要以高度的责任感和职业道德、法律意识来保管好公司各类印章。公司的行政印章、 合同章由各公司、部门综合办公室专人保管；财务专用章由财务部专人保管，印章保管部门负责人为第一责任人。第三十四条公司有关部门或个人需要加盖公司行政印章，先由申请人填写“用印申请表”交部门负责人签署意见，经主管领导批准方可用印。第三十五条合同专用章的使用，按合同审批程序办理。第三十六条财务专用章使用时由使用人填写“用印申请表” ，报财务部经理审批使用。行政管理制度汇编编号HTY/XZ-WJ-01 版本 / 修改1/0 主控部门综合办公室- 10 - 第三十七条凡涉及财产抵押、财产产权、贷款、借款、担保的法定代表人委托书、法人代表证明书，须董事长审签后，方可用章；第三十八条各部门内部需使用部门印章时，由使用人填写“用印申请表”后，交部门负责人审批使用。第三十九条任何部门或个人一般不得在空白介绍信和空白纸张上盖章。确因工作需要，需携带盖有印章的空白介绍信、文件、合同等外出时，携带人应按规定程序办理审批手续，并完整填写“用印申请表” ；办事完毕后，将使用情况汇报并将未使用的介绍信、文件、合同等如数交回。第四十条用章前印章管理人员须认真审核，明确了解用章的内容和目的及用印的文件份数，确认符合用章手续后，由经办人在用章登记簿上逐项登记后，方可用章。第四十一条对没有履行审批手续的用印要求，印章管理人员有权提出异议，拒绝用印。第四十二条盖章要在办公室内进行，不得擅自拿出办公室。公司的行政印章、合同专用章、财务专用章不得带出公司使用，如有特殊情况，需经分管领导批准。第四十三条未按规定审批程序， 未经领导审批不得私自用章，违反此规定，对责任人给予100-500 元罚款。产生严重后果者，将给予辞退并追究其法律责任。第四十四条印章保管人及携带加盖印章的空白文件使用人，如有遗失、损坏、被盗，由保管、携带人承担责任。由此产行政管理制度汇编编号HTY/XZ-WJ-01 版本 / 修改1/0 主控部门综合办公室- 11 - 生严重后果， 公司将对责任人给予100-500 元罚款，并追究法律责任。第四十五条印章遗失或失窃应立即向上级汇报，并依法公告作废。对伪造公司各种印章的人员，依法交国家司法机关处理。第四十六条如因个人保管、 使用失误等原因造成公司损失的，公司有追究责任、要求赔偿的权利。第六章保密管理制度第四十七条保密范围：一、政府、主管部门下发的内部参阅、秘密级以上的文件。二、重大决策中的秘密事项。三、尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；开发报建、设计施工；诉讼或仲裁事项及纠纷的解决方案等。四、章程、合同、协议、意向书、制度、规定及可行性研究报告。五、各级机构上报、下发和相互交换的内部文件、资料。六、各级机构每个时期的工作计划、总结和情况综合文件、资料。七、各类行政、业务会