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如何做好机要秘书 总经理秘书职位 职位概要:协助总经理完成日常事务性工作。工作内容: 1、起草公司年度工作总结及总经理讲话稿; 2、起草公司股东会和董事会的会议材料; 3、做好公司重要会议的记录和会议纪要的整理; 4、起草、打印、等级和存档总经理签发文件; 5、协助行政部经理做好来宾的接待工作; 6、接听电话、妥当应答,如有必要,做好电话记录; 7、掌握总经理的日程安排,为总经理借鉴访客做好预约工作; 8、收发传真,并即使交给总经理处理; 9、完成总经理或行政经理交办的其他工作。任职资格:教育背景:多种专业背景本科以上学历。培训经历:受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训。经验:2年以上高级秘书工作经验。技能技巧: 1、熟悉公司文档管理; 2、良好的中英文写作、口语、阅读能力。 3、熟练使用办公软件及办公自动化设备。态度。 1、良好的组织沟通协调能力; 2、工作细致认真,谨慎细心,调理性强; 3、责任心强,勇于承担挑战性的工作; 4、具有开拓精神和团队精神。工作条件。 1、工作场所:办公室 2、环境状况:舒适 3、危险性。基本无危险,无职业病危险。 总经理秘书工作概述 一、办公室内务 1、办公环境。明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书摆放整齐。 2、每天准时上班、开窗通风。 3、清洁办公室:每天将办工作、椅、文件柜、窗台擦拭一次; 4、清理花木。鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草。 5、为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时) 6、每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等。 7、及时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜、每两周洗尘一次。 二、文件管理。流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范。 1、对所有文件进行识别,并分类登记,在分别办理; 2、外来红头文件。填写收文处理单,及时送批和传递发放,并留下记录。 3、内部红头文件。作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于董事长看阅。 4、外来公函、通知及文字资料:及时送交总裁阅示,根据总裁批示正确办理(不急的文件资料放 置在待处理文件夹内)。 5、内部通知、报告。及时送交总裁阅示,根据总裁批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。 6、公司各部门(单位)送交总裁签字的,根据送交人的意见给予及时传递办理。 7、重要的和紧急的文件,需及时提醒总裁。 8、每天将送交总裁批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。 9、根据文件积累 的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查询。 三、来宾接待。彬彬有礼、热情接待。 1、笑脸相迎,茶水相待。 2、询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等; 3、索要名片; 4、及时向总裁请示。 5、按总裁意见引见,接待(按情况给予续茶水)。 6、根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请。 如何做好总经理秘书工作。如何做好总经理秘书工作。 没做到位的表现是:上司认为你应该知道,问你时你却不知道,这就说明你这秘书做得还不到位,还没做好。那么要怎么做到位呢,个人认为: 1、必须有更多的付出精神,不能太计较工作和个人报酬、时间; 2、常用电话号码、重要客户和合作者的联系电话尽可能熟记; 3、要学会摆弄文件,学会档案管理,重要文件能随时拿出来,需哦保存的文件能在2分钟之内找到,近期(半月南北)过手的文件要迅速知道其去处; 4、学会记住认人,凡是见过一次面或找过你上司一次的人,一定要记住气容貌和姓名,最好能在下次见到时,能立即知道这人姓什么,做什么的; 5、应酬活动,场合允许要站在总裁身边,轻声提醒上司对面过来准备与你上司打招呼的人姓什么、做什么的; 6、学会记录,只要在场能记录的一般都要记录详细,说不定什么时候有用; 7、开会一般你只是列席,要记住尽量少发言,如非上司问及,一般不发言,但是一定要将会议记录记全面,尤其是重要发言和会议决议; 8、对内部各部门和人员有调查研究和了解情况的权力,但卖友指令权,若传达上司的指令一定要在下达之前说明; 9、为了写东西,多做标准文本,以备不时之需; 10、对其他同事不可有骄骄之气; 11、无论对上、对下,多用“请”和“谢谢”; 12、不上网做与工作无关的事,也许别的同事可以; 13、手机永远是振动,网上qq也不要有唧唧的叫声; 14、要细心,学会在小事情上为上司补缺,必要时候需要为上司圆场; 15、上司的失误要适时地提示,温和地提醒; 16、常规性的琐碎事务,妥善处理,必要情况一跟到底,不要让人有半点不放心; 17、任何场合不议论公司、同事是非; 18、不是上司问及,不议论同事的不好; 19、少喝酒,不能醉; 20、对同事言语不能暧昧,对上司绝对尊重。不和上司短信商讨个人问题; 21、穿衣服有工装最好,不要为了取悦自己穿太性感的衣服; 22、切不可产生办公室恋情,如有萌芽立即走人; 23、向上司汇报工作或者接受上司安排、指令一定要记得带上笔记本,好记性不如烂笔头; 24、上司的任何安排或者指示,一定 定要在上司说完后,记录好,没挺清楚一定要问或者请上司重复一次; 25、事很多,别着急,抓紧办,慢慢来。 总经理助理的三种类型 岗位分类:秘书型总助(基层)、谋士型总助(中层)、副总型总助(高层)对秘书型总助的最主要的能力和素质要求一般有这么几个:细致耐心/有条理(因工作繁杂之故)、外貌端庄/气质佳/懂商务礼仪(需经常陪同老总参加对外上午活动),文笔好(代为起草各类重要文件)、悟性强/外向善沟通和表达(为上传下达之必需)、服从性高/执行力强(将高层意图严格落实)、学习与适应/压力承受能力(需主动应对困难和压力)。换言之,秘书型总助工作的突出特点是单向性的命令执行和任务达成,基本还不具备反过来影响高层重大决策的可能。对于谋士型总助来说,其应具备的主要能力与素质包括:某一专业职能领域丰富的实操经验(如:财务控制、市场营销、生产管理、行政管理等)、有大局观/视野独特(兼顾整体利益与个人优势)、心胸开阔/不恃才傲物(豁达、谦虚与能力同等重要)、极强责任感和事业心(以企业发展为己任)、团队管理能力(能充分发挥集体合力)、具有监理在理性框架上的激情(理性为先,激情内敛)、始终与公司立场保持高度一致(忠诚是事业长久的保证)。对于副总型总助的基本能力和素质就应该从“领导者”的角度来加以要求了:资深行业与专业经验(领导者的基本资历要求)、卓越眼光(对未来趋势的领先预测优势)、博大胸怀(能容忍,也能承认错误)、决断魄力(当机立断而勇于担责)、信念坚定(方向明确而百折不挠)、勤于学习(对新生事物保持好奇心)、善于反思(永远从多个角度来考虑问题)。 总经理助理岗位职责 1、在总经理领导下负责办公室的全面工作,努力做好总经理的参谋助手,起到承上启下的作用,认真做到全方位服务。 2、在总经理领导下负责具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况。 3、协助总经理做好经营服务各项管理并督促、检查落实执行情况; 4、负责各类文件的分类呈送,请领导阅批并转有关部门处理。 5、协助总经理调查研究、了解公司经营管理情况并提出处理意见或建议,供总经理决策。 6、做好总经理办公会议和其他会议的组织工作和会议记录。做好决议、决定等文件的起草、发布。 7、做好企业内外文件的发放、等记、传递、催办、立卷、归档工作。 8、负责保管使用企业图章和介绍信。 9、负责企业内外的公文办理,解决来信、来访事宜,及时处理、汇报。 10、负责上 级领导机关或兄弟单位领导的接待、参观工作。 做好总经理助理之“八要”做好总经理助理之“八要” 总经理助理既联系上下,又协调左右,既是政务的参谋,又是事务的“主管”,是总办这一运转中枢的“首脑”。总经理助理应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用,爱岗敬业,尽职尽责地履行自己的职责,富有成效地做好总办工作。当好总经理助理,主要应在以下8个方面努力:一要认清自己,处事有原则。找不准未知,也就找不准工作的立足点、切入点、着力点,工作起来也就找不着“感觉”,总经理助理处于“总管家”和“不管部长”的双重位置,围绕着中心工作,上协调领导,下联系群众,事务、政务都要过问,其他部门管不了、不该管的,都要总经理助理去管。总经理助理要把握所应扮演的角色,把握好工作畈村,管理不巨细,参谋不决断,助手不揽权,不越位,不缺位,工作要到位。二要耳聪目明,做好参谋工作。从大的方面来说,当助手重要的在于搞好信息、决策、督察服务。及时地捕捉信息,准确地搞好反馈,积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题,还要认真分析问题,给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳钧策意见,还要制定决策备选方案。备选方 案不能只是一种,要有多种方案,以便优中选优,“拍板定案”。决策制定后要采取得力措施抓落实,并及时搞好督促检查,搞好落实情况反馈。三要善于长袖善舞,做好个部门之间的“润滑油”。首先要协调好上下的关系。对上:要尊重而不盲从,服务而不奴婢,更不能违背原则盲从领导。陈云同志说,要“不唯书,不唯上,要唯实。”在实际工作中,不看领导颜色是不可能的,但要有分寸,要坚持原则,按章办事,不惟命是从。待下:以礼,以诚,以情。不要盛气凌人,不搞瞎指挥、乱指挥,不欺上瞒下。再是协调好内外关系,外求支持协作,内求团结向上。四要高效快捷处理有关事务。总经理助理必须要有强烈的时效观念、意识,求真务实、雷厉风行的工作作风,运筹帷幄的领导艺术,在有效的时间里办好应办之事。要善于“分身”,明确该干什么,不该干什么,先干什么,后干什么。要有所为,有所不为,为好应为之事。该别人代劳之事,要分解任务到人,并明确授权,责权相等。一旦分工、明责、授权,要少插手,多支持下级大胆工作。不要事无巨细,事必躬亲。不该为之事,“亲自”未必就好,还往往会挫伤员工的积极性。工作有成绩,也会有不足,要客观地分析是非功过,更不要跟下边抢功争好。尤其是 第10页 共10页
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