专题九 信息管理那些年我们一起上的学那些年我们一起上的学&（1）语文考完了，我哭了。数学考完了，我发现我哭早了。）语文考完了，我哭了。数学考完了，我发现我哭早了。（2）医生，我最近睡不着心情坏，吃不下饭，我肿么了）医生，我最近睡不着心情坏，吃不下饭，我肿么了?医生问：医生问：你今年多大了你今年多大了?我：我：15岁。医生说：你作业没做完吧岁。医生说：你作业没做完吧.（3）从小到大，升旗时注意力不是在国旗上，而是看看国歌奏完时，）从小到大，升旗时注意力不是在国旗上，而是看看国歌奏完时，国旗是不是正好停在杆顶国旗是不是正好停在杆顶.（4）经常指着课本上丑的图片对同桌说，看，这是你。同桌就翻遍）经常指着课本上丑的图片对同桌说，看，这是你。同桌就翻遍整本书寻找比这个更丑的图片说，看，这是你！整本书寻找比这个更丑的图片说，看，这是你！.（5）这次考试考得很不错啊，只挂了两科，文科）这次考试考得很不错啊，只挂了两科，文科and理科理科.（6）老师说：快要中考了，早恋的就不要吵架了，以免影响心情；）老师说：快要中考了，早恋的就不要吵架了，以免影响心情；没早恋的就不要表白了，以免被拒绝影响心情没早恋的就不要表白了，以免被拒绝影响心情.（7）到开学还未写假期作业的同学，一定能成就大事，因为他们比）到开学还未写假期作业的同学，一定能成就大事，因为他们比一般人沉着冷静，临危不乱，心静如水！一般人沉着冷静，临危不乱，心静如水！.（8）假期作业其实就是你写一个月，）假期作业其实就是你写一个月，老师写一个阅老师写一个阅.（9）小学上课费嘴，初中上课费笔，高中上课费脑，大学上课费流）小学上课费嘴，初中上课费笔，高中上课费脑，大学上课费流量。量。.（10）上学的时候总想玩电脑，放假了只能对着电脑发呆）上学的时候总想玩电脑，放假了只能对着电脑发呆.（11）在十几年前的一个月号，我手舞足蹈眉开眼笑的背上小）在十几年前的一个月号，我手舞足蹈眉开眼笑的背上小书包，屁颠屁颠的走进学校，从此踏上了一条不归路书包，屁颠屁颠的走进学校，从此踏上了一条不归路.&（12）我有一个梦想。一张试卷只有）我有一个梦想。一张试卷只有5个填空题，个填空题，学校学校_科目科目_班级班级_姓名姓名_学号学号_。每空。每空20分。分。.（13）小时候）小时候,我认为我认为8点是最晚的时间点是最晚的时间,到了初到了初中中,我发觉我发觉9.30该睡觉了该睡觉了,现在现在,每天晚上看下时间每天晚上看下时间,切切,才才12点点.（14）每一次下课的）每一次下课的【老师再见老师再见】都比上课的都比上课的【老师好老师好】的声音要大得多的声音要大得多.（15）不要和父母吵架。因为你吵不赢的时候只）不要和父母吵架。因为你吵不赢的时候只有挨骂，当你吵的赢的时候只有挨打了。听话吧！有挨骂，当你吵的赢的时候只有挨打了。听话吧！.（16）考试就像得了病一样）考试就像得了病一样,考前是忧郁症考前是忧郁症,考时考时是健忘症是健忘症,考后病情开始好转考后病情开始好转,拿回卷子时拿回卷子时,心脏病心脏病就发作了就发作了.（17）突然想到一个很严肃的学术性问题，是谁）突然想到一个很严肃的学术性问题，是谁把把60分定为及格的？！？分定为及格的？！？.献给即将到来的儿童节，回忆我们的学习时光。献给即将到来的儿童节，回忆我们的学习时光。&一、信息的收集一、信息的收集&二、信息的筛选二、信息的筛选&三、信息的分类三、信息的分类&四、信息的校核四、信息的校核&五、信息的传递五、信息的传递&六、信息的存储六、信息的存储课程内容课程内容事务管理事务管理试题解析试题解析信息管理&单项选择题示例&秘书直接用感官或借助其他工具认识客秘书直接用感官或借助其他工具认识客观事物而获取信息的方法是（观事物而获取信息的方法是（）。）。&（A）感觉法）感觉法&（B）认识法）认识法&（C）观察法）观察法&（D）体验法）体验法事务管理事务管理试题解析试题解析信息管理&多项选择题示例&信息传递的要素包括（信息传递的要素包括（）。）。&（A）信码）信码&（B）信源）信源&（C）信号）信号&（D）信宿）信宿事务管理事务管理试题解析试题解析信息管理&工作实务题示例&背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。（是行政经理苏明需要你完成的任务。（15分）分）便便条条钟苗：钟苗：公司准备上一条微波炉生产线，打算采公司准备上一条微波炉生产线，打算采用观察法、询问法获得有关市场信息，作为决用观察法、询问法获得有关市场信息，作为决策的依据和参考。请你向我介绍观察法、询问策的依据和参考。请你向我介绍观察法、询问法的优缺点。法的优缺点。谢谢。谢谢。行政经理行政经理苏明苏明二二六年十二月六日六年十二月六日2、信息的特点、信息的特点&1、客观性、客观性&2、时效性、时效性&3、可塑性、可塑性&4、共享性、共享性&5、依附性：信息的载体有哪些？、依附性：信息的载体有哪些？&6、传递性、传递性&7、开发性、开发性&8、无限、无限 性性1、文字形态2、声像形态3、记忆形态信息工作流程图信息工作流程图收集整理传递存储利用开发反馈反馈&做为一个秘书，经常接触到哪些信息？P201一、信息的收集一、信息的收集&1、秘书工作中，信息收集的主要范围、秘书工作中，信息收集的主要范围=政策法规信息政策法规信息=企业信息企业信息=客户信息、客户信息、=贸易信息、贸易信息、=国际金融信息国际金融信息=国际市场信息国际市场信息=同级相关信息：平行单位间信息同级相关信息：平行单位间信息一、信息的收集一、信息的收集&2、信息收集的渠道：、信息收集的渠道：&1）大众传播媒介）大众传播媒介&2）图书馆）图书馆&3）联机信息检索渠道（搜索引擎）联机信息检索渠道（搜索引擎）&4）供应商和客户）供应商和客户&5）贸易交流渠道）贸易交流渠道&6）信息机构渠道）信息机构渠道&7）关系渠道）关系渠道&8）调查渠道）调查渠道&3、信息收集的要求、信息收集的要求&1）价值性）价值性&2）时效性）时效性&3）层次性）层次性&4）针对性）针对性&5）全面性）全面性一、信息的收集一、信息的收集&3、信息收集的方法、信息收集的方法&1）观察法）观察法&2）阅读法）阅读法&3）询问法）询问法&4）问卷法）问卷法&5）网络法）网络法&6）交谈法）交谈法&7）购置法）购置法一、信息的收集一、信息的收集二、信息的筛选二、信息的筛选&筛选是对收集到的信息筛选是对收集到的信息进行鉴别和选择，判断进行鉴别和选择，判断信息的价值，决定信息信息的价值，决定信息的取舍，提取真实、有的取舍，提取真实、有价值、能满足需求的信价值、能满足需求的信息。息。二、信息的筛选二、信息的筛选&案例案例&秘书钟苗注意信息的收集，凡是秘书钟苗注意信息的收集，凡是工作活动中接触到的各种信息都工作活动中接触到的各种信息都收集，存放抽屉里。日积月累存收集，存放抽屉里。日积月累存放了几大抽屉。一天她的经理要放了几大抽屉。一天她的经理要查阅一分市场调查报告，可是钟查阅一分市场调查报告，可是钟苗找了半天也没个结果。苗找了半天也没个结果。&思考：钟苗的工作存在什么问题思考：钟苗的工作存在什么问题？&做为秘书，身边常备的信息资料有哪些？秘书常备的信息资料秘书常备的信息资料&参考书（字典、年鉴、百科全书等）参考书（字典、年鉴、百科全书等）&报纸期刊报纸期刊&统计资料统计资料&地图集地图集&内部文献内部文献&常用人名联系方式常用人名联系方式&行业相关政策汇编、法律法规汇编行业相关政策汇编、法律法规汇编二、信息的筛选二、信息的筛选=标记说明标记说明=摘记摘记=复印、裁剪复印、裁剪=留意标题留意标题&筛选信息资料的方法筛选信息资料的方法二、信息的筛选二、信息的筛选&筛选信息资料的要求：筛选信息资料的要求：&分析信息需求，紧靠主题，选择分析信息需求，紧靠主题，选择与本主题密切相关的信息，带有倾向与本主题密切相关的信息，带有倾向性、动向性或突发性的信息，能预见性、动向性或突发性的信息，能预见未来发展趋势。同时，剔除虚假、过未来发展趋势。同时，剔除虚假、过时、重复、空洞的信息时、重复、空洞的信息二、信息的筛选二、信息的筛选&信息筛选的程序信息筛选的程序看来源看标题看正文决定取舍看来源看标题看正文决定取舍1、突出主题思想、突出主题思想2、选择典型性、淘汰一般、选择典型性、淘汰一般3、有时效性、充满新意、有时效性、充满新意4、从实际出发，有特点、从实际出发，有特点5、选择宏观、淘汰微观、选择宏观、淘汰微观三、信息的分类三、信息的分类&信息的分类方法信息的分类方法=字母分类法字母分类法(按作者姓名、单位名称、标题等）按作者姓名、单位名称、标题等）=地区分类法地区分类法=主题分类法主题分类法=数字分类法数字分类法=时间分类法（按信息形成先后）时间分类法（按信息形成先后）根据工作需要，将各种分类方法结合使用根据工作需要，将各种分类方法结合使用三、信息的分类三、信息的分类&信息分类的注意事项信息分类的注意事项=1、利用颜色、标签区分类别、利用颜色、标签区分类别=2、建立交叉参照卡、建立交叉参照卡 交叉参照卡交叉参照卡名称名称/主题：主题：详见：详见：相关名称相关名称/主题主题四、信息的校核四、信息的校核&信息校核的范围：对信息中的事实、观点、数据、信息校核的范围：对信息中的事实、观点、数据、图表、符号以及时间、地点、人物等。图表、符号以及时间、地点、人物等。&信息校核的要求：信息校核的要求：&1、以原始数据为基础、以原始数据为基础&2、要排除主观因素的干扰、要排除主观因素的干扰四、信息的校核四、信息的校核&信息校核的程序：信息校核的程序：确定内容选择校核方法核实分析信息作出判断确定内容选择校核方法核实分析信息作出判断1、溯源法2、比较法3、核对法4、逻辑法5、调查法6、统计法核对计算定性、定量分析逻辑推理判断真伪信息的传递信息的传递&信息传递的要求信息传递的要求=迅速、准确、保密迅速、准确、保密&信息传递的途径信息传递的途径=信源信道信宿信源信道信宿&信息传递的方向信息传递的方向=内向传递：在单位内部进行信息交流沟通内向传递：在单位内部进行信息交流沟通=外向传递：利用传播媒介向外界传递单位信息外向传递：利用传播媒介向外界传递单位信息信息传递实战演练信息传递实战演练=内向传递内向传递外向传递外向传递新闻稿新闻稿备忘录备忘录文件传阅单文件传阅单新闻发布会新闻发布会报刊声明报刊声明公司人事会议公司人事会议单位规章制度单位规章制度股份公司股东大会股份公司股东大会员工嘉奖令员工嘉奖令处分通告处分通告信息传递方法信息传递方法=语言传递语言传递=文字传递文字传递=电讯传递电讯传递=可视化辅助物传递可视化辅助物传递信息的储存信息的储存&信息储存的载体信息储存的载体=纸质载体纸质载体=磁性载体：磁性载体：=缩微品：缩微品：信息存储的设备：信息存储的设备：文件夹、文件盒、文件袋、文件夹、文件盒、文件袋、=有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防潮、防虫潮、防虫=科学地存放排列科学地存放排列信息的储存信息的储存&信息储存管理系统信息储存管理系统:=1、信息集中管理系统、信息集中管理系统=2、信息分散管理系统、信息分散管理系统=3、信息计算机辅助管理系统、信息计算机辅助管理系统&信息储存要求：信息储存要求：=1、保存有价值的信息、保存有价值的信息=2、根据内容确定储存期，对过期信息定期清理、根据内容确定储存期，对过期信息定期清理=3、对信息分类、对信息分类=4、防止信息泄密、损坏、防止信息泄密、损坏=5、便于查找、便于查找&信息储存程序信息储存程序登记编码排列保存保管登记编码排列保存保管信息的储存信息的储存&信息储存程序信息储存程序登记编码排列保存保管登记编码排列保存保管1 1、手工储存、手工储存、手工储存、手工储存2 2、计算机储存、计算机储存、计算机储存、计算机储存3 3、电子化储存、电子化储存、电子化储存、电子化储存4 4、