现代秘代秘书学与秘学与秘书实务演示稿演示稿课程程导入入一、先一、先导案例案例:“秘书所负责任愈重，其日常工作愈无定规。她必须策划并组织每一件力所能及之事，否则将无以处理突如其来的紧急事项。”美国国家秘书协会会长凯勒女士苏珊为一家饮料公司地区分公司的行政助理，她接受要求，详述她一天的工作实况，以供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动、所遭遇的问题与突发事件，以及秘书必须面临的职责有一个较清晰的观念。她的看法与凯勒女士的前述一席话不约而同。苏珊说：“当我担任速记员的工作时，我的日常工作极易描述，现在我所担负的责任较前为重，有许多紧急事件需待处理，我发觉我的日常工作几乎无定规定制可言。不过典型的情况是：听写口授、誊清文件、安排访客的会见事宜、接听电话、准备行程表(我的上司经常作业务旅行)、处理邮件以及各项交办事者。”问题讨论：读了女秘书工作典型的一日，你对秘书工作有哪些感性认识？答案：归纳苏珊主要工作特点（对秘书从业者的启示）：1分清轻重缓急，善于处理各类突发性事件。2善于领会领导的意图，熟悉领导的工作作风，遵循领导的办事习惯，妥善处理领导不在时的特殊情况。3养成严谨细致的工作习惯，讲究合理的工作程序，切实提高工作效率。4时常调节个体行为，保持稳定成熟的心理和情绪。5发挥团结合作精神，努力协调各种工作关系。6严格遵守保密、守纪、合作等秘书规范。7逐渐形成主动自发的工作精神。8不断完善知识结构，以适应不同的工作环境，满足不同的工作需要。二、二、课堂堂调查讨论（一）你当初为何会选择秘书专业就读？（二）你将来想做秘书吗？如果不想，那想做什么工作？（三）你认为自己适合做秘书吗？6、你是不是更喜欢让别人拿主意，你照着完成即可呢？7、你无意中知道了别人的一个秘密，你总是能很好地保密。8、你从小就很喜欢和人打交道，并且深得叔叔阿姨和朋友的喜欢。9、你是否在做好一件事情之前，就开始很好地考虑后面的事情。10、上学时，是否尝试过骑自行车长途旅行？11、小时候你的朋友如果比你出色很多，但是你并不嫉妒，相反，你会帮助他做得更好。12、当你成功地完成一件事情后，功劳却记在了别人头上，而你从不会很在意。13、你从小就是个热心肠的人，喜欢到处张罗。14、说真的，你觉得自己虽然不是个作家，但是文笔还真的不错呢。15、你从小就很细致，做事情一丝不苟。16、你喜欢和比你强的人物在一起，并不觉得有压力。17、你有一项了不起的本事，那就是很善于弥补别人或者事情的不足。18、你从小就很能揣摩爸爸妈妈的心思，因此他们也总是夸你是个很懂事的孩子。19、你的口才不错。20、你是不是总在看有什么事情需要做，不等人说，就主动完成。如果你具备其中的10条，恭喜你，你是块当秘书的好材料，可以当秘书了。如果情况不是这样，你又非常想当秘书，不要紧，你可以从中获得启发，并在工作中不断地锻炼自己。（四）你对这门课程有什么认识？你希望在本门课程中学到哪些知识？三、当前社会上三、当前社会上对秘秘书认识存在的主要存在的主要误区区（一）秘书要年轻漂亮（二）男生不当秘书（三）秘书专业不热门，以后工作不好找，又无发展前途（四）当秘书不过是当跟班，不需要专业学习四、秘四、秘书应树立的正确立的正确观念念相关相关资料中料中的启示的启示（一）（一）资料：秘料：秘书到底是个什么到底是个什么“角儿角儿”？如何做一个成功的？如何做一个成功的秘秘书？1、并不是所有的人都适合做秘书。秘书必须细心、主动、周到、忠诚，像老板一样热爱公司，一切为公司的利益着想。2、秘书必须要清楚地知道自己的身份。3、秘书是处理事务工作的，所以要永远“对事不对人”。4、秘书不是决策者，不能随意“做决定”。5、主动细心是一个成功秘书最重要的条件。6、要做一个好秘书，多方位的能力是很重要的，比如打字、速记、文案，还有一定的语言能力等等。把握好保密原则也是一个好秘书的基本素质之一。（二）（二）资料：秘料：秘书又成又成职场新新宠儿，什么儿，什么样的秘的秘书抢手？手？综合各地人才市场的信息，秘书职业成为人们求职的热点，其中涉及高科技行业的文秘人才更是成了市场上的“抢手货”。1、高级文秘抢手2、高科技企业最热门（三）（三）资料：秘料：秘书的的职业发展方向展方向秘书职业发展方向可从5个方面来说明：1、行政类：这类秘书可以直接过渡到行政管理、办公室主任、综合管理部主任等职位，常见于政府部门、大型企业等。2、助理类：可以进一步发展为总经理秘书，总经理助理。3、人事类：可以发展为人力资源主管。4、公关类：从接待、协调工作过渡到公关经理、客户经理，这种在餐饮业比较常见。5、业务类：他们平时跟着老板抓业务，可以进一步发展为商务主管，业务经理等。（四）（四）资料：料：论我国当前秘我国当前秘书行行业的特点的特点杨树森森1、秘书工作职业化2、秘书业务专门化现代秘书业务不仅要求秘书人员具有良好的写作能力，而且要求秘书掌握信息处理、调查研究、会务管理、信访接待、协调督查等多方面的业务知识和现代化办公技能，而这些理论修养和业务技能的获得，必须经过专业训练。3、资格认定制度化；4、从业人数扩大化5、商务秘书女性化；6、劳动成果隐蔽化（五）（五）资料：国外秘料：国外秘书工作工作发展展趋势1、秘书工作普遍化、社会化2、秘书工作的职业化、专业化3、秘书工作制度化、规范化4、秘书工作智能化（高层次的辅助、参谋）5、秘书工作手段现代化、自动化6、秘书人才选用标准具体、实在（1）学历要求：（2）年龄和外貌要求：（3）职业素质、技能要求：（六）秘（六）秘书大大趋势石咏琦石咏琦谈天才秘天才秘书1、企业界的秘书大致占全国秘书总人数的90%，而政府部门约占10%。2、服务业界的秘书会大量增加，行政秘书则会逐渐势微。3、大企业的秘书人数会减少。4、秘书的头衔会改变。5、秘书职务空缺最多，有很多的工作机会。秘书将扮演信息整合的工作者。6、除了必须具有秘书的工作技能之外，编辑、公关、财务也是势在必备之列。7、人际关系非常重要，因为企业的层级减少，横面加大。8、资深秘书和新进秘书待遇上的差距很大，因为小秘书的工做很容易被取代。9、认证制度很重要，希望能成立秘书基金会推动国内秘书之认证制度。10、语言能力仍然非常重要。11、未来民营化的步伐会加快，因此男性秘书的比例会相对增加。12、单身秘书的人数增加。13、老板与秘书将是快乐的合伙人，老板的年龄年轻化。工作上请给老板选择题，避开是非题，工作将更顺利。14、秘书工作时间会有很大的弹性，甚至在家里工作。15、论件计酬的兼职秘书很流行且大受欢迎。（例如：小时工秘书、会议秘书）16、企业组织扁平化，讲求团队合作。17、对科技、电脑软件要随时注意学习。18、如何面对女性主管，并学习如何相处，采取柔性管理。19、学会如何面对各国文化差异，因为国际化的趋势将有增无减。20、秘书转职依序大约是：（1）人力资源；（2）财务管理；（3）公关；（4）业务等。思考题：请你谈谈最影响秘书未来发展的十大趋势。（七）（七）资料：假如我招聘秘料：假如我招聘秘书秘秘书记者者专访谭一平一平记者：作为一个秘书学方面的专家，您如果要招聘秘书，会有什么样的要求？谭：我的招聘广告将是这样一来的：最好是女性，年龄不小于是28岁；外貌端庄，性格开朗，为人稳重；专科以上学历，具备基本的英语水平。（九）（九）资料：回味秘料：回味秘书张荣荣兴从事秘书工作六年，由部门秘书到县委秘书，由秘书科员到秘书科长，经历了多少次酸甜苦辣已记不太清，但每种滋味都有一段刻骨铭心的记忆，令我难以忘却。苦苦辣辣酸酸甜甜五、本学期学五、本学期学习安排安排 （一）本学期讲授以教材的内容为主，但不一定完全按照教材的内容和体例。请同学作好笔记。（二）有不少内容是案例分析，希望同学开拓思维，培养积极的思考习惯，并注意观察生活现实。（三）部分实训内容（办文、办会、办事等）。需要分组进行练习。（四）考核：平时成绩+期末考试=总评成绩。平时成绩=考勤、作业、讨论。六、自学材料：六、自学材料：（一）全国性秘书杂志目录秘书工作：中共中央办公厅秘书局编秘书：上海大学编秘书业务：中共广东省委办公厅秘书之友：兰州大学秘书界：成都市秘书学会编秘书学研究：江汉大学编文秘：沈阳大学编秘书学刊：郑州秘书专科学校编（二）秘书书籍谭一平：狐狸信条与穿山甲法则一个外企女秘书的日记、现代职业秘书实务、秘书工作案例分析与实训、秘书人际关系与沟通实务、秘书实务与案例分析（韩）全圣姬：沈夫人致后辈书（三）影视剧时尚女魔头、杜拉拉升职记作作业：通通过学学习这些材料，你些材料，你对秘秘书人人员的素的素质和秘和秘书工作的特点有什么工作的特点有什么认识？第一章第一章 秘秘书学概学概说一、我国秘一、我国秘书概念的流概念的流变：二、秘二、秘书的定的定义：三、秘三、秘书学的研究学的研究对象象 ：（一）秘书活动源流研究（二）秘书活动主体研究：秘书人员（三）秘书活动环境研究：秘书机构内部环境；秘书所在组织的内部环境、秘书所在组织的外部环境。（四）秘书活动职能研究（五）秘书实务研究（六）秘书教育研究四、秘四、秘书学的学科特点学的学科特点（一）知识的综合性（二）理论的应用性1、秘书学的理论知识，直接来源于生动的秘书实践，以及由此而产生的秘书活动经验2、秘书学的理论知识，直接受到秘书实践的检验，或证实，或修正，或补充；3、秘书学的理论知识，直接指导秘书实践，并具有普遍意义。（三）时代的发展性不同历史时期秘书工作的运作方式、工作内容、工作要求、工作方法等，均有所不同第二第二节 秘秘书系系统运运动的的过程、原程、原则和特征和特征一、秘书系统运动的过程及其工作内容：二、秘书系统运动的基本原则：三、秘书系统运动的基本特征：补充：秘书工作的特征秘书学方小蓉领导近身综合辅助性（基本属性）1、角色意识多重性（人）2、公共事务操办性（事）3、职能活动中介性（空间）4、作息边界模糊性（时间）5、主辅运作协同性（主要关系）6、工作绩效隐透性（工作效果）1、角色意识多重性秘书在开展各项具体工作中，往往要扮演多种角色，具有多重角色意识，这既是秘书工作的需要，也是领导工作对秘书辅助的客观要求。具体表现为：（1）秘书要扮演领导者近身综合辅助参谋助手的角色。（2）秘书在为领导工作提供辅助和服务时，要兼容领导角色。（3）秘书处理办公事务要与内外公众打交道，必须兼容交往对象角色。2、公共事务操办性秘书一切职能活动都有公共事务操办性特征，办文、办会、办事、信息、督促检查、综合协调等活动都是围绕领导和管理展开的公务操办。3、职能活动中介性秘书工作的一切内容都带有鲜明的中介性，并在中介性位置展开。4、作息边界模糊性（1）上下班的模糊性：上班在领导者之前，下班在领导者之后。这是国际国内秘书工作通行的要求之一。（2）工作与休息时间的模糊性：（3）工作日与节假日的模糊性：重要节日，领导者忙于访问群众、送温暖、组织庆典、开展公众联谊会、茶话会等，这需要秘书做大量的准备和辅助服务工作。5、主辅运作协同性秘书工作必须与领导工作主辅协同，配合默契，才能有效地提高工作效率和效益。主辅运作协同性体现为：（1）工作重点的主辅协同：（2）工作顺序的主辅协同：（3）工作时限的主辅协同：（4）工作节奏上的主辅协同：除运作协同配合之外，秘书在目标取向、价值观念、工作责任感及工作态度、行为规范等方面，都要在事业公利的基础上，与领导者保持协同一致。6、工作绩效隐透性秘书工作办文、办会、办事的绩效和价值是隐透于领导和管理工作的绩效和价值之中的。本本节思考思考题：1、为什么说秘书是“幕后英雄”？2、通过学习这一节的内容，你认为秘书应具有什么素质？第三第三节 秘秘书机构的含机构的含义、称、称谓和和类型型一、秘书机构的含义（一）一个组织的内部机构的构成1、领导机构：即领导决策管理系统，对整个组织负有指挥、协调、控制的职责，如企业的董事会、社团的理事会等等。2、职能机构：即职能系统，又称职能部门，负责具体执行领导机构特定的业务指令，如企业的人事部门、财务部门、销售部门等。3、辅助机构：即为领导机构提供信息和事务方面综合服务的部门，又称综合部门。秘书组织属于特定的社会