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酒店房间预定程序为了保证订单, 预订须通过定义清晰的体系来处理。不考虑预订的来源和时间,单间客房的预订表格由每一位要求预订的人填写。每位顾客只能预订一次,不能使用某某先生和夫人的字样,该预订必须通过填写客房预订表来完成。不管预订是由电话、传真、电子邮件、邮递,还是由本人亲自预订,必须收集下列信息1在所有预订单上附有时间印记;2欲预订人的全名;3任何会议或团体的联系方式;4需要住宿条件的类型 (双人间、总统间、套房等);5每位顾客的到达日期、到达时间及离去日期;6需得到确认方的姓名和地址;7将使用的支付方式和付款方的姓名和地址;8费用(例如,门市价,即不打折的全额费用)以及顾客是属于膳宿费合并计算制,即美式开账法(American Plan ),在这个计算制中,为顾客提供客房和三餐;还是属于欧式开账法(European Plan ),按此种方式,膳宿费分开结账;9无论多么无足轻重的信息和任何不同寻常的要求。在打电话人挂断电话前或亲自登记入住的人离开前,所有数据必须再次核实。预订部从资产管理系统的预订模式中形成许多报告,然后这些报告再转交给前台。 这些报告包括: 到达报告,按字母顺序列出一天内预计到达的个人或团体;超额预订报告, 根据身份证列出那些已预订却去了其他酒店的顾客的名单;拒绝了的预订的报告,要求预订客房而不得不回绝; 以及每日分析报告, 其中包括预订数量、到达、预订了客房而未到的以及散客,并按来源和房价分类。
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