常用管理工具常用管理工具二一六年十一月一日二一六年十一月一日管理岗位培训材料管理岗位培训材料目目 录录 时间管理管理 工具工具1 用用“四象限原理四象限原理”规划时间规划时间 工具工具2 用用80/20法则分配时间法则分配时间 工具工具3 用用“ABC控制法控制法”使用时间使用时间 目目标管理管理 工具工具4 用用“SMART”法确定目标法确定目标 工具工具5 用用“目标多杈树法目标多杈树法”分解目标分解目标 工具工具6 用用“6W3H”法分析细化目标法分析细化目标 计划管理划管理 工具工具7 用用“SMART”法确定目标法确定目标 工具工具8 用用“目标多杈树法目标多杈树法”分解目标分解目标 工具工具9 用用“6W3H”法分析细化目标法分析细化目标目目 录录 压力管理压力管理 工具工具10 正确评估自己的压力水平正确评估自己的压力水平 工具工具11 压力管理曲线压力管理曲线 思维创新思维创新 工具工具12 因果图因果图 工具工具13 SWOT 工具工具14 “五个为什么五个为什么”分析法分析法 工具工具15：橄榄球定律：橄榄球定律 工具工具16：“六顶帽子六顶帽子” 员工管理员工管理 工具工具17 根据意愿与能力对员工分类根据意愿与能力对员工分类 工具工具18 马斯洛的需求激励模式马斯洛的需求激励模式 工具工具19 权衡效率与效果权衡效率与效果 工具工具20：情境领导模型：情境领导模型目目 录录 高效沟通高效沟通 工具工具21 反馈的反馈的“JOHARI视窗视窗” 工具工具22 沟通反思环沟通反思环 工具工具23 如何避免沟通中出现的问题如何避免沟通中出现的问题 职业规划职业规划 工具工具24 用用“录洋葱法录洋葱法”设定职业目标设定职业目标 工具工具25 认真做好职业生涯规划认真做好职业生涯规划 工具工具26 理清自己的愿景理清自己的愿景 工具工具27 理清自己的使命理清自己的使命 团队学习团队学习 工具工具28 头脑风暴法头脑风暴法 工具工具29 深度对话深度对话时间管理时间管理“四象限原理四象限原理”80/20法则法则“ABC控制法控制法” 时间管理时间管理 要事第一要事第一工具工具1 1 用用“四象限原理四象限原理”规划时间规划时间紧急又重要事项重要但不紧急事项不紧急也不重要事项紧急但不重要事项重要不重要不紧急不紧急紧急紧急 时间管理时间管理要事第一要事第一工具工具1 1 用用“四象限原理四象限原理”规划时间规划时间关注第二象限关注第二象限 成功的人往往都把焦点放在成功的人往往都把焦点放在 重要但不紧急的事项上！重要但不紧急的事项上！ 时间管理时间管理要事第一要事第一工具工具1 1 用用“四象限原理四象限原理”规划时间规划时间紧急状况紧急状况迫切问题迫切问题限期完成限期完成准备事项准备事项准备工作，预防措准备工作，预防措施计划建立、维持施计划建立、维持人际关系，休闲充电人际关系，休闲充电提高学习能力提高学习能力忙碌而琐碎的事忙碌而琐碎的事处理一般文件等函件处理一般文件等函件打电话，看太多电视打电话，看太多电视消磨时光消磨时光造成干扰的访问、电话造成干扰的访问、电话信件、报告、会议信件、报告、会议许多紧急事件许多紧急事件许多凑热闹的活动许多凑热闹的活动重重要要不不重重要要不紧急不紧急紧急紧急 时间管理时间管理要事第一要事第一工具工具1 1 用用“四象限原理四象限原理”规划时间规划时间25%30%15%2%3%50%60%重重要要不不重重要要不紧急不紧急紧急紧急普通人士的时间安排普通人士的时间安排 时间管理时间管理要事第一要事第一工具工具1 1 用用“四象限原理四象限原理”规划时间规划时间20%25%65%80%1%15%重重要要不不重重要要不紧急不紧急紧急紧急成功人士的时间安排成功人士的时间安排 时间管理时间管理要事第一要事第一工具工具2 2 用用“80/2080/20法则法则”分配时间分配时间20%80%20%80%重点做重点做20%20%重要性是重要性是80%80%的工作的工作 时间管理时间管理要事第一要事第一工具工具2 2 用用“80/2080/20法则法则”分配时间（应用范例）分配时间（应用范例）价值80%的工作价值20%的工作事项一：审阅文件事项二：准备工作总结事项三：与财务经理讨论费用预算问题事项四：与人事经理淡奖金问题事项五：例会事项六：准备招聘计划事项七：会见客户事项八：接听电话第一步，安排事项第一步，安排事项例会 与人事经理淡奖金问题 审阅文件 接听电话 准备招聘计划 会见客户 辅导下属 老总召见 准备工作总结 处理应急事项（3件） 与财务经理讨论费用预算问题第二步，工作价值分类 时间管理时间管理要事第一要事第一工具工具2 2 用用“80/2080/20法则法则”分配时间（应用范例）分配时间（应用范例）价值80%的工作价值20%的工作事项一：审阅文件（例会后8：10-8：30事项二：准备工作总结（8：30-9：30）事项三：与财务经理讨论费用预算问题（30分钟）事项四：1个小时临时紧急事件处理事项五：例会事项六：招聘计划与奖金问题让人力资源部先提供资料事项七：把会见客户的任务授权给业务经理事项八：让秘书过滤电话，只处理重要电话事项九：其他事件处理第三步，时间和精力分配第三步，时间和精力分配 时间管理时间管理要事第一要事第一工具工具3 3 用用“ABCABC控制法控制法”使用时间使用时间ABC控制法是根据事务在工作中的重要和紧迫程序，按照最重要、重要和不重要三种情况，分成A、B、C三类，有区别地管理时间的一种分析方法。一个工作日A最重要的B较重要的C次重要的 时间管理时间管理要事第一要事第一工具工具3 3 用用“ABCABC控制法控制法”使用时间使用时间 成功人士对每天工作的划分：类型简述具体描述A类规划与发展A类工作重要且紧迫每天13件占总工作量1520%；所费时间占总工作时间6080%。分类时，可根据时间分列为A-1、A-2等B类持续性项目B类较重要，每天5件，占总工作量3040%，所费时间占总工作时间2040%C类日常性事务C类为日常性一些事务占总工作量的4050%，所费时间占总工作时间的15%目标管理目标管理“SMART”原则原则目标多杈树法目标多杈树法“6W3H”法法 目标管理目标管理确定一个清晰而明确的目标确定一个清晰而明确的目标工具工具4 4 用用“SMARTSMART”法确定目标（哈佛关于目标的跟踪调查研究）法确定目标（哈佛关于目标的跟踪调查研究）3%10%60%27%有明确的长期目标有清楚但短期目标有较模糊目标无目标社会顶尖成功人士社会中上层社会中下层社会最底层 目标管理目标管理确定一个清晰而明确的目标确定一个清晰而明确的目标工具工具4 4 用用“SMARTSMART”法确定目标法确定目标1 “SMART”原则原则 可确定的可确定的(Specific)可衡量的可衡量的（Measurable)可接受的可接受的（Acceptable)现实可行的现实可行的（Realistic)有时间限制的有时间限制的（Time Indication)善善于于将将时时间间和和精精力力用用在在一一个个目目标标上上的的人人更更可可能能也也更更容容易易成成功功！ 目标管理目标管理确定一个清晰而明确的目标确定一个清晰而明确的目标工具工具5 5 用用“目标多杈树法目标多杈树法”分解目标（计划多杈树）分解目标（计划多杈树）1 目标多杈树法是专业的目标分解工具目标多杈树法是专业的目标分解工具大目标子目标子目标子目标即时目标具体行动项目 目标管理目标管理确定一个清晰而明确的目标确定一个清晰而明确的目标工具工具5 5 用用“目标多杈树法目标多杈树法”分解目标（分解步骤）分解目标（分解步骤）1 1. 1. 写出大目标写出大目标2.2.写出大目标所有必要及充分条件（子目标）写出大目标所有必要及充分条件（子目标）3.写出子目标所有必要及充分条件（即时目标）4.检查多杈树分解是否充分5.5.评估目标评估目标6.6.判断目标能否达成判断目标能否达成 目标管理目标管理确定一个清晰而明确的目标确定一个清晰而明确的目标工具工具6 6 用用“6W3H6W3H”法分析细化目标法分析细化目标1 3H3HHow toHow to（明确各项行动如何进（明确各项行动如何进行及进行的顺序步骤）行及进行的顺序步骤）How manyHow many（工作数量是多少）（工作数量是多少）How muchHow much（预算费用是多少）（预算费用是多少）6W6WWhy(Why(明确了解工作进行的目的及理明确了解工作进行的目的及理由）由）WhatWhat（确定要做哪些事项）（确定要做哪些事项）WhoWho（明确责任者及协助者，诠来（明确责任者及协助者，诠来做）做）WhenWhen（什么时候完成）（什么时候完成）WhereWhere（在什么地方完成）（在什么地方完成）WhichWhich（确定工作的优秀顺序，找（确定工作的优秀顺序，找出解决问题的重点对策）出解决问题的重点对策）计划管理计划管理“PDCA工作循环工作循环”标准化管理标准化管理有效计划法有效计划法 计划管理计划管理凡事都善始善终凡事都善始善终工具工具7 7 用用“PDCAPDCA工作循环工作循环“实施计划（戴明环）实施计划（戴明环）1 PPlan(计划）DCADo(执行）Check(检查）Action(处理）PDCA循环的4个阶段 计划管理计划管理凡事都善始善终凡事都善始善终工具工具7 7 用用“PDCAPDCA工作循环工作循环“实施计划（戴明环）实施计划（戴明环）1 检查执行总结经验提出新问题找问题找原因找要因订计划PDCA循环的8个步骤 计划管理计划管理凡事都善始善终凡事都善始善终工具工具7 7 用用“PDCAPDCA工作循环工作循环“实施计划（戴明环）实施计划（戴明环）1 科学的工作循环周期科学的工作循环周期目前目前水准水准PDCAPDCAPDCA改善后水准改善后水准 计划管理计划管理凡事都善始善终凡事都善始善终工具工具8 8 标准化管理标准化管理1 重复频率高的经常性业务要标准化！标准设定教育实施管理例外处理定期评估标准化管理步骤 计划管理计划管理凡事都善始善终凡事都善始善终工具工具8 8 标准化管理标准化管理1 麦当劳的标准化管理拉斯迪宾馆的服务标准 计划管理计划管理凡事都善始善终凡事都善始善终工具工具9 9 有效计划法有效计划法1 凡事都要统一和决断，因此成功凡事都要统一和决断，因此成功不站在自信的一方，而站在有计划的不站在自信的一方，而站在有计划的方。方。 拿破仑拿破仑 计划管理计划管理凡事都善始善终凡事都善始善终工具工具9 9 有效计划法有效计划法1 月计月计划划季度季度计划计划日计日计划划周计周计划划计划计划年度年度计划计划专项专项计划计划 计划管理计划管理凡事都善始善终凡事都善始善终工具工具9 9 有效计划法有效计划法1 日计划包含的内容：日计划包含的内容：当天目标当天目标即你必须当日完成的重要的、优先的工作即你必须当日完成的重要的、优先的工作预留事项预留事项预定的约会、开会等保留给特别工作的时间预定的约会、开会等保留给特别工作的时间待做事项待做事项希望完成的不太重要、优先次序低的工作希望完成的不太重要、优先次序低的工作日计划日计划压力管理压力管理正确评估自己正确评估自己的压力水平的压力水平压力管理曲线压力管理曲线 压力管理压力管理适度最好适度最好工具工具10 10 正确评估自己的压力水平正确评估自己的压力水平 我们总感觉压力来自于外部环境，但我们总感觉压力来自于外部环境，但并不是每个人在同一环境下都会感到有压并不是每个人在同一环境下都会感到有压力，实际上压力源于我们自身，承认这点力，实际上压力源于我们自身，承认这点是很重要的。是很重要的。 压力管理压力管理适度最好适度最好工具工具10 10 正确评估自己的压力水平正确评估自己的压力水平测试工具：霍尔姆斯和拉赫的测试工具：霍尔姆斯和拉赫的社会再适应评定量表社会再适应评定量表 也称（应激评定量表）也称（应激评定量表）评分