如何高效完成工作任务演示文稿1页，共25页，星期四。案例案例分析： 上述伐木工人，工作可谓兢兢业业，他不辞辛劳、埋头苦干，甚至加班加点，却仍然做不好工作，原因就在于“我把所有的时间都花在砍树上了，哪里有时间去磨斧子”。工作之所以累，是因为不会讲方法。埋头苦干是很好的做事态度。可是，这并不意味着只要我们花上大量的时间，事情自然就会解决。实践告诉我们：不是不做事，也不是只做事，而是要注意做事的方式和方法。掌握一种好的工作方法是工作高效的根本做正确的事比什么都重要2页，共25页，星期四。P P、D D、C C、A A 工作工作法法PDCAP(Plan)：制定计划D(Do)：立即行动C(Check)：检查A(Action)：修正3页，共25页，星期四。P P：制定计划制定计划4页，共25页，星期四。夫未战而庙算胜者，得算多也；未战而庙算不胜者，得算少也；多算胜，少算不胜，而况于无算乎！吾以此观之，胜负见矣。计划工作是一座桥梁，它把我们所处的此岸和我们要去的彼岸连接起来，以克服这一天堑。为何要制定计划？为何要制定计划？5页，共25页，星期四。古人讲：“凡事预则立，不预则废。”在日常学习或工作中，计划是常用并意义重大的。一切有组织的活动，不管大小，重要与不重要，全局性的或是局部性的，都必须有计划。计划工作又是一切管理活动的前提，只有有了计划以后，人们才能开展其他的管理活动。6页，共25页，星期四。因此一日之计在于昨夜，而不是在于晨。今天晚上就应该写好明天早上要做的事情。一月之计在于上个月底而不是这个月初。月底你就应该写好下个月你要做的一切事情。一年之计在于去年底，而不是今年年初。今年年底你就应该写好一切明年要做的事情。7页，共25页，星期四。权限权限责任责任义务义务责任责任接到您的职务时，必须清楚地了解您的接到您的职务时，必须清楚地了解您的工作内容。工作内容。同时也要能清楚地了解您的上司对您这同时也要能清楚地了解您的上司对您这项职务的期待，因为往往您对工作内容项职务的期待，因为往往您对工作内容的看法和您的上司有差距。的看法和您的上司有差距。了解并记录你的工作内容，该做什么？如了解并记录你的工作内容，该做什么？如何去做？何去做？权限权限为了完成每个人的责任，必须配合完成为了完成每个人的责任，必须配合完成责任应有的力量，这个力量称为权限。责任应有的力量，这个力量称为权限。 义务义务当您承担了责任，您就必须百分之百地当您承担了责任，您就必须百分之百地完成您的责任；百分之百完成您的责任完成您的责任；百分之百完成您的责任就是您的义务。因此，一旦您有了正式就是您的义务。因此，一旦您有了正式的职务，您同时就有了完成职务的义务，的职务，您同时就有了完成职务的义务，二者是同时发生，不可分割的。二者是同时发生，不可分割的。先了解你的工作8页，共25页，星期四。可量化的切实可行的明确的注重结果有时间限制制定计划的原则制定计划的原则9页，共25页，星期四。案例案例新品促销会的目标设定：目的明确化（告知客户我们推出新产品）费用预算目标可量化（各种支出的预算场地费、布展费、交通费等）时间有时间限制（签到时间，会议开始，每个环节的时间节奏等）邀请人数切实可行可量化的10页，共25页，星期四。你是你是“寒号鸟寒号鸟”吗？吗？ 有一只鸟，在一个寒风凛冽的冬夜，站在一个枯树枝上，冻得直叫：“我明天一定要做一个温暖的窝”。可是到了第二天，太阳出来了，大地变得暖和起来，这只鸟心想：天气这么好，我做什么窝，还是尽快玩啥吧。到了夜里，太阳下山了，寒风吹起来了，这只鸟又冻得直叫：“我明天一定要做一个温暖的窝”。可是，没有“明天”了，天亮的时候，人们发现这只鸟冻死在树枝上。因为这只鸟冻得直叫唤，所以人们叫这种鸟做“寒号鸟”。D D：立刻行动：立刻行动11页，共25页，星期四。 你曾经买了一件很喜欢的衣裳却舍不得穿，郑重地供奉在衣柜里；许久之后，当你再看见它的时候，却发现它已经过时了。所以，你就这样与它错过了。 你也曾经买了一块漂亮的蛋糕却舍不得吃，郑重地供奉在冰箱里；许久之后，当你再看见它的时候，却发现它已经过期了。所以，你也这样与它错过了。 没有在最喜欢的时候上身的衣裳，没有在最可口的时候品尝的蛋糕，就像没有在最想做的时候去做的事情，都是遗憾。生命也有保存期限，想做的事该趁早去做。如果你只是把你的心愿郑重地供奉在心里，却未曾去实行，那么唯一的结果，就是与它错过，一如那件过时的衣裳，一如那块过期的蛋糕。 D D：立刻行动：立刻行动抓住最好的时机 绝不错过 12页，共25页，星期四。执行方式-ABC法则。把你的工作按照以下标准分成三种类型：这项任务是否既重要又紧迫？这项任务是否必要？这项任务能否助你更有效地工作？这项任务是否日常性的？ 是否今天就需要完成？这项任务是否有最后期限？ 这项任务是否重要但不紧迫，或紧迫但不重要？不必做，取消它留待有空时再做分出时间来完成制订可行的期限留出时间完成立即行动A型任务C型任务B型任务否否否否否否否是是是是是是是考虑一项任务的优先程度考虑一项任务的优先程度A型：今天必须做重要并且紧急的任务。B型：今天应该做重要或紧急，但不是既重要又紧急的任务。C型：今天可以做既不重要也不紧急的日常任务。13页，共25页，星期四。执行方式28定律以一个小的诱因、投入或者努力，通常可以产生大的结果、产出或者酬劳。因此，要学会集中精力处理工作中比较重要的20%的那份，就可以解决全部的80%。寻求捷径，而非全程参与寻求捷径，而非全程参与练习用最少的努力去控制工作练习用最少的努力去控制工作选择性寻找，而非巨细无遗地观察选择性寻找，而非巨细无遗地观察在几件工作上追求出色，不必事事都有好在几件工作上追求出色，不必事事都有好表现表现完成最重要的工作，不必事必躬亲完成最重要的工作，不必事必躬亲14页，共25页，星期四。执行方式双管齐下法实例实实例实战战上午上午有关人员统计数据知情者准备情况查阅资料数据汇总、审查、补充谈话了解内容草拟调查报告拟写调查报告网络图拟写调查报告网络图下午下午执行方式分解法将一件困难的事情细分成几件比较容易完成的事情。15页，共25页，星期四。确定行动方案确定行动方案初步了解并记录你的工作内容，要对每个事项拟定具体、清晰的行动方案。行动方案的七大要素为“5W2H”。What做什么？事项清单？达成命令事项后的状态？Why为什么做？目的是？Who谁去做？联系谁？Where何地做？When何时做？何时完成？How怎样做？实施战术？Howmuch所需资源？需多大代价？16页，共25页，星期四。123原 则17页，共25页，星期四。注意事项记下需处理的事项的重点记下需处理的事项的重点理解命令的内容和含义理解命令的内容和含义不清楚的地方，询问清楚为止。进一步确认不清楚的地方，询问清楚为止。进一步确认尽量以具体化方式，确认任务的内容尽量以具体化方式，确认任务的内容要让主管把话说完后，再提出意见或疑问要让主管把话说完后，再提出意见或疑问 18页，共25页，星期四。C C：检查检查原因：无目标、无计划，工作无规律；原因：无目标、无计划，工作无规律； 做事拖拉，时常抱着做事拖拉，时常抱着“还有明天还有明天”的想法；的想法； 时间管理不善，做事不分先后、主次。时间管理不善，做事不分先后、主次。 问题：工作越来越没效率？问题：工作越来越没效率？ 文件积压越来越厚？文件积压越来越厚？ 每天的预定目标只完成了一半？每天的预定目标只完成了一半？ 下班时发现今天几乎什么也没干？下班时发现今天几乎什么也没干？19页，共25页，星期四。 很多新进员工在确定目标后就埋头苦很多新进员工在确定目标后就埋头苦干，不去检查：干，不去检查：有没有偏离目标，或者随着情况的变化，原定的目标本身要不要调整？这是很容易忽视的一个步骤。这是很容易忽视的一个步骤。 世事变幻无穷，没有任何事是处在一成不变的环境中的。同样，你的工作顺序也总是不断变化，因为我们的周围环境总在不断变化。往往一则新的信息就可能将一项任务的重要性或紧急性完全改变。如果明天召开的会议延迟三天后举行，你还认为它是A型的任务吗？一旦得知任何影响你工作优先顺序的新信息，你就应该重新评估你工作的优先顺序。20页，共25页，星期四。C C：检查检查秉持强烈的秉持强烈的“目的意识目的意识”及及“问问题意识题意识”小溪的理想 一条小溪决定寻找大海，实现自己波澜壮阔的理想。它告别大山上路了。没多远，遇上一条小河。小河知道小溪要寻找大海，就热情邀请道“快与我汇合，一起奔向大海吧。”小溪轻蔑地说“我的理想是投奔大海，可不是投奔一条小河啊。”说完，头也不回地向前奔去。又没多远，小溪遇上了一条大江。大江也热情邀请小溪一起去寻找大海，可小溪还是拒绝了，继续埋头走自己的路。走啊走啊，小溪的水越来越少了，最后被太阳晒干了。21页，共25页，星期四。修正不管用的行动，直至达成目标为止。修正不管用的行动，直至达成目标为止。 A A：修正修正22页，共25页，星期四。期望目标期望目标 实际情况实际情况 差距差距 所谓所谓“问题问题”是指是指“期望目标期望目标”与与“实际情况实际情况”间的差距，间的差距，“差距差距”越大，越大，“问题问题”就越大；如果没有差距，就就越大；如果没有差距，就是没有是没有“问题问题”23页，共25页，星期四。 找出问题的真正的原因找出问题的真正的原因 找出解决问题的重点对策找出解决问题的重点对策 订出问题解决行动计划订出问题解决行动计划要做什么（要做什么（What)What)谁来做谁来做 ( (Who)Who)什么时候完成什么时候完成 ( (When)When)各项行动如何进行各项行动如何进行 ( (How to)How to)解决问题的三个重点解决问题的三个重点当问题发生时，我们应当怎样解决它？24页，共25页，星期四。解决问题的九个步骤解决问题的九个步骤 明确的目标、标准明确的目标、标准发现问题点发现问题点分析问题点的产生原因分析问题点的产生原因确定要解决的课题确定要解决的课题拟订对策拟订对策做出行动计划做出行动计划执行行动计划执行行动计划效果确认效果确认标准化标准化25页，共25页，星期四。