企业行政管理人员企业行政管理人员2013年年5月月课程目录 行政实务行政接待、接打 二二 会务工作 文书知识 企业行政管理基础知识一一三三四四 #工作 五五 档案管理 六六培训目标提升技能通过考试结交朋友4一、会议概述一、会议概述二、会务工作流程二、会务工作流程三、会务工作具体内容三、会务工作具体内容四、常用会议的组织程序四、常用会议的组织程序五、技能训练五、技能训练案例分析：请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会,发了请柬邀请有关部门的领导光临,在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚. 接到请柬的几位部门领导很积极,提前来到礼堂开会.一看会场布置不像是开表彰会的样子,经询问礼堂负责人才知道,今天上午礼堂开报告会,某机关的总结表彰会改换地点了.几位领导同志感到莫名其妙,个个都很生气,改地点了为什么不重新通知? 一气之下,都回家去了. 事后,会议主办机关的领导才解释说,因秘书人员工作粗心, 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系,一厢情愿地认为不会有问题,便把会议地点写在请柬上,等开会的前一天下午去联系,才知得礼堂早已租给别的单位用了,只好临时改换会议地点.但由于邀请单位和人员较多,来不及一一通知,结果造成了上述失误.尽管领导登门道歉,但造成的不良影响也难以消除. 这个案例告诉我们在会议准备时应注意什么问题呢？一 会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程.二会议的要素、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式.、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用.、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实.、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施. 一、会议概述三三 会议的作用及缺陷会议的作用及缺陷1 1会议作用会议作用 交流信息交流信息, ,互通情报互通情报 发扬民主发扬民主, ,科学决科学决策策 组织领导组织领导, ,推动工推动工作作 带动消费带动消费, ,促进经促进经济济 联络感情联络感情, ,塑造形塑造形象象 2. 2. 会议缺陷会议缺陷造成时间、精力的浪造成时间、精力的浪费费造成经济的浪费造成经济的浪费造成信息的重复、浪造成信息的重复、浪费费滋长不正之风滋长不正之风 四会议的种类四会议的种类1.1.按规模分：按规模分： 特大型万人以上、大型特大型万人以上、大型上千人、上千人、 中型数百人上下、小型中型数百人上下、小型数十人或数人数十人或数人. . 2. 2.按性质分：按性质分： 法定性、决策性、专业性、动法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、员性、纪念性、 外事性外事性 、专题性、综合性、专题性、综合性. . 3 3、按时间分：、按时间分： 定期和非定期定期和非定期. . 4 4、按出席对象分：、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群联席会、内部会、代表会、群众会众会. . 5 5、按召开方式分：、按召开方式分： 会、电视会、广播会、网络会会、电视会、广播会、网络会. . 6、公司常见会议类型 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联谊会、表彰会. 大家谈 你参加过一些什么样的会议？你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？你是否喜欢这些会议？为什么？ 五会议的申报与审批五会议的申报与审批 1 1、申报与审批的形式、申报与审批的形式 口头申报、书面申报、会议申口头申报、书面申报、会议申报报. . 2 2、会议申批的原则、会议申批的原则 精简从严原则、精简从严原则、 一枝笔一枝笔 原原则则. . 六会议成本意识六会议成本意识 会议成本会议成本= 2ABT = 2ABT 式中式中A A 与会者平均工资的与会者平均工资的3 3倍以倍以小时计小时计; ; B B 参加会议的人数参加会议的人数; ; T T 会议的时间以小时为单位会议的时间以小时为单位. . 案例分析：利达公司中层干部扩大会议成本案例分析：利达公司中层干部扩大会议成本见样题设计题题7七会议工作的基本任务七会议工作的基本任务 1 1、组织的工作、组织的工作 协助领导确定会议议题；协助领导确定会议议题； 根据议题安排议程、日程；根据议题安排议程、日程； 发会议通知发会议通知, ,负责会议报到；负责会议报到； 对与会人员进行编组；对与会人员进行编组； 布置会场布置会场, ,安排座次；安排座次； 印发会议证件印发会议证件； 负责会议签到；负责会议签到； 会中组织和协调；会中组织和协调； 会场其他组织和管理；会场其他组织和管理； 会外的联络和协调会外的联络和协调. . 会议的结束收尾工作会议的结束收尾工作. . 2文书工作 会议文书的起草； 会议文书编写； 会议文书印发及管理. 3生活管理工作 与会人员的食宿管理； 会议的财务管理； 会议的交通保障； 会议的文化活动； 与会人员的医疗保健. 4安全保卫工作 会议的#工作； 会议的警卫工作； 会场内外的安全保卫工作.二、会务工作流程图会前确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议名称确定会议名称 确定会议时间与会期确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具选择会议地点选择会议地点安排会议议程和日程安排会议议程和日程制发会议通知制发会议通知确定会议规模与规确定会议规模与规 格格布置会场布置会场 准备会议文件材料准备会议文件材料安排食住行安排食住行制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案 制作会议证件制作会议证件 会场检查会场检查明确会议组织机构明确会议组织机构 确定与会者名单确定与会者名单二、会务工作流程图会中做好会议记录做好会议记录组织签到组织签到做好会议值班保卫工作做好会议值班保卫工作 报到及接待工作报到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 编写会议简报或快报编写会议简报或快报做好会议保密工作做好会议保密工作 会议信息工作会议信息工作二、 会务工作流程图会后撰写会议纪要撰写会议纪要 催办与反馈工催办与反馈工 作作 安排与会人员离会安排与会人员离会 会议总会议总 结结会议文书的立卷归会议文书的立卷归 档档会议的宣传报道会议的宣传报道 三、 会务工作的具体内容一指导会务工作的原则一指导会务工作的原则 1 1、准备充分；、准备充分； 、组织严密；、组织严密； 、服务周到；、服务周到； 、确保安全、确保安全. .二会前准备工作二会前准备工作 1 1、 确定会议主题与议题确定会议主题与议题 确定主题的主要方法：一是要确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的本单位的实际；三是要有明确的目的目的. .议题是对会议主题的细化议题是对会议主题的细化. .案例分析：麦格公司新产品专家座谈会案例分析：麦格公司新产品专家座谈会见样题设计题题5组织落实组织落实, ,成立工作团队组成立工作团队组 会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报协调、经常汇报2 2、确定会议名称、确定会议名称 会议名称一般由会议名称一般由 单位单位+ +内容内容+ +类型类型 构成构成, ,应根据会应根据会议的议题或主题来确定议的议题或主题来确定. .3 3、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题. .同时同时 本着精简效能的原则本着精简效能的原则. . 会议的规模有大型、中型、小型会议的规模有大型、中型、小型. . 会议的规格有高档次、中档次和低档次会议的规格有高档次、中档次和低档次. . 4 4、确定会议时间、会期、确定会议时间、会期 会议的最佳时间会议的最佳时间, ,要考虑主要领导是否能出席要考虑主要领导是否能出席, ,确定确定会期的长短应与会议内容紧密联系会期的长短应与会议内容紧密联系. . 案例案例 一次重要的报告会一次重要的报告会, ,办公室安排秘书小刘负办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作责会议的录音工作. .小刘将无线话筒和录音小刘将无线话筒和录音机磁带安放好以后机磁带安放好以后, ,还事先调试了一番还事先调试了一番, ,觉得觉得效果不错效果不错, ,开会时小刘放心地做其他的事情开会时小刘放心地做其他的事情去了去了. .会议结束后会议结束后, ,主任要小刘把录音整理出主任要小刘把录音整理出来来. .小刘打开录音机小刘打开录音机, ,前几分钟听起来还不错前几分钟听起来还不错, ,但越听越不清晰了但越听越不清晰了, ,到后来竟然是一片噪声到后来竟然是一片噪声. .报告自然是没有整理出来报告自然是没有整理出来, ,小刘应怎样总结小刘应怎样总结教训呢教训呢? ? 5 5、 确定会议所需用品和设备确定会议所需用品和设备 1 1必备用品是指各类会议都需要的必备用品是指各类会议都需要的用品和设备用品和设备, ,包括文具、桌椅、茶具、扩音包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等设备等. . 2 2特殊用品是指一些特殊类型的会议特殊用品是指一些特殊类型的会议, ,例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备需的特殊用品和设备. . 6、建立会议组织机构、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组接待组、保卫组. 7、确定与会人员名单、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员出席会议和列席会议的有关人员.应应根据会议的性质、议题、任务来确定与根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员会人员. 8、确定会议地点、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定求来确定.有时也考虑政治、经济、环有时也考虑政治、经济、环境等因素境等因素.案例案例 某校召开一次表彰大会某校召开一次表彰大会, ,对全校七八对全校七八个先进集体个先进集体, ,数十名先进个人数十名先进个人, ,颁发锦旗颁发锦旗和奖状和奖状. .当领奖的同学上台领到锦旗和当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后奖状后, ,有几名同学当即发现奖状上的有几名同学当即发现奖状上的名字不对名字不对, ,转头向领导更换和相互交换转头向领导更换和相互交换, ,一时间领奖台上竞乱糟槽一时间领奖台上竞乱糟槽. .分析案例中的问题所在分析案例中的问题所在, ,并谈谈对于会议并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题活动的细节安排应注意哪些问题. .案例分析：会议室的管理案例分析：会议室的管理见见样题样题20112011年年1010月月会议室的管理会议室的管理9 9、安排会议议程与日程、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排所要解决的问题的概略安排, ,并冠以序号将并冠以序号将其清晰地表达出来其清晰地表达出来. . 会议日程是指会议在一定时间内的具体会议日程是指会议在一定时间内的具体安排安排. . 某公司销售会议议程表某公司销售会议议程表 1 1、推选销售部经理的人选、推选销售部经理的人选. . 2 2、年度销售活动的总结、年度销售活动的总结. . 3 3、有关销售问题的发言、有关销售问题的发言. . 4 4、下年度销售目标、下年度销售目标. . 5 5、销售人员的招聘和重组、销售人员的招聘和重组. .某股份#公司股东大会日程安排日期日期 时间时间 内容安排内容安排 地点地点 主主持持参加参加人人备备 注注 3 3、9 9上午上午9 9：0000报报 到到花园酒店大花园酒店大会议厅会议厅李李总总XXXXXXX X9 9：3030会议开始会议开始 ，张董致开，张董致开幕词幕词 大会议厅大会议厅张张董董全体全体股民股民9 9：4040李总：年度经营报告李总：年度经营报告大会议厅大会议厅张张董董全体全体股民股民1111：0000年度