第八章第八章 档案的检索档案的检索8.1 档案检索概述8.2 档案检索工具8.3 档案著录8.4 档案标引2021/4/82021/4/81 18.1 档案检索概述档案检索概述8.1.1 档案检索的含义和一般过程档案检索的含义和一般过程8.1.1.1 8.1.1.1 含义含义含义含义 档案检索是对答案干信息进行系统存储和根档案检索是对答案干信息进行系统存储和根档案检索是对答案干信息进行系统存储和根档案检索是对答案干信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。据需要进行查找的工作。据需要进行查找的工作。据需要进行查找的工作。8.1.1.2 8.1.1.2 档案检索的一般过程档案检索的一般过程档案检索的一般过程档案检索的一般过程著录标引著录标引编制编制检索工具检索工具确定确定查找内容查找内容查查找找存存 储储查查 检检2021/4/82021/4/82 28.1.2 检索效率检索效率8.1.2.1 8.1.2.1 含义含义含义含义 检索效率是指在检索过程中满足利用者需求检索效率是指在检索过程中满足利用者需求检索效率是指在检索过程中满足利用者需求检索效率是指在检索过程中满足利用者需求的全面性和准确性的程度，这是衡量档案检索系的全面性和准确性的程度，这是衡量档案检索系的全面性和准确性的程度，这是衡量档案检索系的全面性和准确性的程度，这是衡量档案检索系统性能与质量的一个最基本指标。统性能与质量的一个最基本指标。统性能与质量的一个最基本指标。统性能与质量的一个最基本指标。8.1.2.2 8.1.2.2 指标设置指标设置指标设置指标设置 检索效率通常采用查全率和查准率两个指标检索效率通常采用查全率和查准率两个指标检索效率通常采用查全率和查准率两个指标检索效率通常采用查全率和查准率两个指标来衡量。来衡量。来衡量。来衡量。2021/4/82021/4/83 3 1 1、查全率：检索出的相关档案与全部相关档、查全率：检索出的相关档案与全部相关档、查全率：检索出的相关档案与全部相关档、查全率：检索出的相关档案与全部相关档案之间的百分比。与之相对应的是漏检率。其公案之间的百分比。与之相对应的是漏检率。其公案之间的百分比。与之相对应的是漏检率。其公案之间的百分比。与之相对应的是漏检率。其公式：式：式：式：查全率查全率查全率查全率=x100%x100%2 2、查准率：检索出的相关档案与检出的全部、查准率：检索出的相关档案与检出的全部、查准率：检索出的相关档案与检出的全部、查准率：检索出的相关档案与检出的全部档案之间的百分比。其公式：档案之间的百分比。其公式：档案之间的百分比。其公式：档案之间的百分比。其公式：查准率查准率查准率查准率=x100%x100%检索出的相关档案检索出的相关档案检索出的相关档案检索出的相关档案检索出的相关档案检索出的相关档案检索出的相关档案检索出的相关档案2021/4/82021/4/84 4 例例 在一次检索中，共检出档案在一次检索中，共检出档案在一次检索中，共检出档案在一次检索中，共检出档案100100篇，经过专家判定，篇，经过专家判定，篇，经过专家判定，篇，经过专家判定，其中与提问相关的为其中与提问相关的为其中与提问相关的为其中与提问相关的为6060篇，其余的篇，其余的篇，其余的篇，其余的4040篇为误检档案，那篇为误检档案，那篇为误检档案，那篇为误检档案，那么；另外，后来发现，检索系统中还有么；另外，后来发现，检索系统中还有么；另外，后来发现，检索系统中还有么；另外，后来发现，检索系统中还有9090篇相关文献由篇相关文献由篇相关文献由篇相关文献由于各种原因而未被检出（漏检）。请计算这次检索的查于各种原因而未被检出（漏检）。请计算这次检索的查于各种原因而未被检出（漏检）。请计算这次检索的查于各种原因而未被检出（漏检）。请计算这次检索的查全率和查准率。全率和查准率。全率和查准率。全率和查准率。查全率查全率查全率查全率=60=60（60+9060+90）x100%=40%x100%=40%查准率查准率查准率查准率=60=60（60+4060+40）x100%=60%x100%=60%2021/4/82021/4/85 58.2 档案检索工具档案检索工具8.2.1 8.2.1 档案检索工具分类档案检索工具分类档案检索工具分类档案检索工具分类 按照编制方式分，检索工具可以分为目录、索引和指按照编制方式分，检索工具可以分为目录、索引和指按照编制方式分，检索工具可以分为目录、索引和指按照编制方式分，检索工具可以分为目录、索引和指南。南。南。南。按照载体分，可分为书本式检索工具、卡片式检索工按照载体分，可分为书本式检索工具、卡片式检索工按照载体分，可分为书本式检索工具、卡片式检索工按照载体分，可分为书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微目录和机读目录。具、缩微目录和机读目录。具、缩微目录和机读目录。具、缩微目录和机读目录。按检索范围分，可分为全宗检索工具、若干全宗检索按检索范围分，可分为全宗检索工具、若干全宗检索按检索范围分，可分为全宗检索工具、若干全宗检索按检索范围分，可分为全宗检索工具、若干全宗检索工具和以若干档案馆档案为对象的检索工具。工具和以若干档案馆档案为对象的检索工具。工具和以若干档案馆档案为对象的检索工具。工具和以若干档案馆档案为对象的检索工具。按功能分，可分为馆藏性检索工具、查找性检索工具按功能分，可分为馆藏性检索工具、查找性检索工具按功能分，可分为馆藏性检索工具、查找性检索工具按功能分，可分为馆藏性检索工具、查找性检索工具和介绍性查找工具。和介绍性查找工具。和介绍性查找工具。和介绍性查找工具。2021/4/82021/4/86 68.2.2 按编制方式分的检索工具按编制方式分的检索工具8.2.2.1 8.2.2.1 目录目录目录目录 是将所著录的条目按照一定次序编排而成的是将所著录的条目按照一定次序编排而成的是将所著录的条目按照一定次序编排而成的是将所著录的条目按照一定次序编排而成的检索工具。主要有：检索工具。主要有：检索工具。主要有：检索工具。主要有：1 1、案卷目录、案卷目录、案卷目录、案卷目录 2 2、全引目录、全引目录、全引目录、全引目录3 3、归档文件目录、归档文件目录、归档文件目录、归档文件目录 4 4、全宗目录、全宗目录、全宗目录、全宗目录5 5、分类目录、分类目录、分类目录、分类目录 6 6、主题目录、主题目录、主题目录、主题目录7 7、专题目录、专题目录、专题目录、专题目录2021/4/82021/4/87 78.2.2.2 8.2.2.2 索引索引索引索引将档案的某一部分分特征以及出处著录出来，并将档案的某一部分分特征以及出处著录出来，并将档案的某一部分分特征以及出处著录出来，并将档案的某一部分分特征以及出处著录出来，并按照一定秩序编排的检索工具。主要有：按照一定秩序编排的检索工具。主要有：按照一定秩序编排的检索工具。主要有：按照一定秩序编排的检索工具。主要有：1 1、文号索引、文号索引、文号索引、文号索引 2 2、人名索引、人名索引、人名索引、人名索引3 3、地名索引、地名索引、地名索引、地名索引2021/4/82021/4/88 88.2.2.3 8.2.2.3 指南指南指南指南 以文章形式综合叙述档案情况的一种检索工以文章形式综合叙述档案情况的一种检索工以文章形式综合叙述档案情况的一种检索工以文章形式综合叙述档案情况的一种检索工具。主要有：具。主要有：具。主要有：具。主要有：1 1、档案馆指南、档案馆指南、档案馆指南、档案馆指南2 2、全宗指南、全宗指南、全宗指南、全宗指南3 3、专题指南、专题指南、专题指南、专题指南2021/4/82021/4/89 98.3 档案的著录档案的著录8.3.1 概述概述8.3.1.1 8.3.1.1 含义含义含义含义 档案著录时档案馆（室）编制检索工具时对档案著录时档案馆（室）编制检索工具时对档案著录时档案馆（室）编制检索工具时对档案著录时档案馆（室）编制检索工具时对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。两个步骤：过程。两个步骤：过程。两个步骤：过程。两个步骤：第一步，按一定规则，将每份文件的内容和第一步，按一定规则，将每份文件的内容和第一步，按一定规则，将每份文件的内容和第一步，按一定规则，将每份文件的内容和形式特征记录下来，由若干著录项组合成一个个形式特征记录下来，由若干著录项组合成一个个形式特征记录下来，由若干著录项组合成一个个形式特征记录下来，由若干著录项组合成一个个条目。条目。条目。条目。第二步，将许多条目，按照一定方法，组织第二步，将许多条目，按照一定方法，组织第二步，将许多条目，按照一定方法，组织第二步，将许多条目，按照一定方法，组织成一个有机体系，形成档案检索工具。成一个有机体系，形成档案检索工具。成一个有机体系，形成档案检索工具。成一个有机体系，形成档案检索工具。2021/4/82021/4/810108.3.1.2 8.3.1.2 档案著录原则档案著录原则档案著录原则档案著录原则 1 1、客观性原则、客观性原则、客观性原则、客观性原则 2 2、力求内容准确，形式一致，符合标准化、力求内容准确，形式一致，符合标准化、力求内容准确，形式一致，符合标准化、力求内容准确，形式一致，符合标准化2021/4/82021/4/811118.3.2 档案著录格式档案著录格式 有两种类型：表格式和段落式。根据档案有两种类型：表格式和段落式。根据档案有两种类型：表格式和段落式。根据档案有两种类型：表格式和段落式。根据档案著录规则，主要采用段落式。段落符号式条目著录规则，主要采用段落式。段落符号式条目著录规则，主要采用段落式。段落符号式条目著录规则，主要采用段落式。段落符号式条目格式式例：格式式例：格式式例：格式式例：分类号分类号 档案馆代号档案馆代号档号档号 电子文档号电子文档号 缩微号缩微号正题名正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号责任者责任者+附件附件.稿本：稿本：文种文种.密级：保管期限密级：保管期限.时间时间.载体类型：数量及单位：规格载体类型：数量及单位：规格.附注附注 提要提要主题词或关键词主题词或关键词2021/4/82021/4/812128.3.3 著录项目著录项目 8.3.3.1 8.3.3.1 题名与责任说明项题名与责任说明项题名与责任说明项题名与责任说明项 1 1、正题名：一般指单份文件的题目。须照原文著录。几、正题名：一般指单份文件的题目。须照原文著录。几、正题名：一般指单份文件的题目。须照原文著录。几、正题名：一般指单份文件的题目。须照原文著录。几种情况：种情况：种情况：种情况：（1 1）单份文件没有题名的，依据内容拟写题名，并加）单份文件没有题名的，依据内容拟写题名，并加）单份文件没有题名的，依据内容拟写题名，并加）单份文件没有题名的，依据内容拟写题名，并加“”。（2 2）单份文件题名不能揭示内容的，原题名照录，再据）单份文件题名不能揭示内容的，原题名照录，再据）单份文件题名不能揭示内容的，原题名照录，再据）单份文件题名不能揭示内容的，原题名照录，再据内容另拟题名附后，加内容另拟题名附后，加内容另拟题名附后，加内容另拟题名附后，加“”。（3 3）单份文件题名过长，在不丢失重要信息和损伤原意）单份文件题名过长，在不丢失重要信息和损伤原意）单份文件题名过长，在不丢失重要信息和损伤原意）单份文件题名过长，在不丢失重要信息和损伤原意情况下，可删除冗余部分，节略部分用情况下，可删除冗余部分，节略部分用情况下，可删除冗余部分，节略部分用情况下，可删除冗余部分，节略部分用“”表示。表示。表示。表示。（4 4）案卷题名不能揭示案卷内容或题名过长的，一般重）案卷题名不能揭示案卷内容或题名过长的，一般重）案卷题名不能揭示案卷内容或题名过长的，一般重）案卷