铁路客运专线四电工程监理项目信息沟通及协调管理制度1 信息沟通管理制度1.1工程的信息将由来自业主、设计、施工、监理及其他方面的信息系统组成，项目监理将根据及时采集、内容真实可靠、分类整理保管、收发登记的原则进行信息处理。项目监理部、各监理组分别设置专职信息资料员，负责信息资料的日常管理工作。1.2建立本工程项目的信息管理系统，配备与业主项目管理信息系统相兼容的办公设施，做好与相关方的网络连接，加强对监理人员的培训，提高监理人员应用计算机的能力，借助于监理信息系统更完整、更准确、更统一地收集、整理和保存工程数据，确保数据传输的准确性和及时性，并使监理信息系统成为与外界沟通的渠道；1.3监理部设两名能熟练操作相关软件的人员，负责本项目各类信息收集、整理、传送、保存，系统维护；1.4利用计算机辅助本项目的投资控制、进度控制、质量控制、安全控制、环保水保控制和合同管理，向业主提供优质信息服务；1.5督促设计、施工、材料及设备供应单位及时整理工程技术、经济资料。1.6监理部由总监或办公室主任主管信息管理工作，并设一名资料员，配备计算机、摄像、照相设备、文件柜等，利用先进的文字处理、电子表格软件对信息资料进行管理。对于收集到的各种信息资料，资料员必须于当天向总监或办公室主任汇报，总监或办公室主任原则上于当天作出指示，交有关人员办理。监理组由组长主管信息管理工作，同样配一名资料员、计算机、摄像、照相设备、文件柜若干，对信息资料进行管理。项目监理部与监理组应保持信息通畅、传达汇报及时、准确。必要时可采用网络方式进行信息传递、沟通。2 监理工地例会制度 监理工程师在实施监理过程中，应充分运用现场协调的方法正确处理业主、施工和监理之间的关系，解决施工过程中工程质量、进度、投资和安全控制中各类问题，并积极协调与设计、地质勘察、质监、安监、建设主管部门的关系。为了能使协调工作有序、有效进行，建立监理例会制度是非常必要的。监理例会同时也是监理工程师对工程实施过程中的质量、进度、投资执行情况进行检查、协调和落实的手段，其目的是使监理工作和施工活动密切配合，确保工程顺利进行。本项目的监理例会形式有第一次工地会议、定期监理例会、专题工地会议、临时协调会议和监理内部会议。 2.1第一次工地会议制度2.1.1第一次工地例会应选在业主、承包单位、现场监理机构进驻现场的较早时间，总监理工程师在本监理合同段下达正式开工令之前的适当时机举行。2.1.2在工程正式开工前，由业主主持召开工地第一次会议，参加会议的单位与人员：业主授权代表和有关职能人员、设计代表、承包商项目经理、技术负责人和有关职能人员、分包商主要负责人、全体监理人员。同时应邀请质量安全监督站有关人员参加；施工期间的工地例会由总监理工程师或授权的副总监理工程师主持召开。2.1.3第一次工地例会内容： 2.1.3.1业主代表宣布项目监理部总监理工程师、副总监理工程师、承包单位项目经理姓名及其权限、职责； 2.1.3.2总监理工程师介绍现场监理机构的机构设置、人员配备及其职能、权限，并提交相应图表及其他需要说明的内容； 2.1.3.3承包单位项目经理介绍现场经理部的组织机构、人员配备及其职能、权限，并提交相应图表，详细介绍各项施工准备工作的完成情况； 2.1.3.4业主根据监理服务合同宣布对总监理工程师的授权； 2.1.3.5业主介绍工程开工准备情况； 2.1.3.6承包商介绍施工准备情况； 2.1.3.7业主和总监理工程师对施工准备情况提出意见和要求； 2.1.3.8总监理工程师介绍监理规划的主要内容； 2.1.3.9研究确定现场监理例会制度，明确例会的召开时间、地点、参加人及主要内容。2.1.3.10业主应向会议说明：(1)业主驻现场管理机构的组织结构、职责范围及主要人员；(2)征地、拆迁等外部条件的落实情况；(3)与会各方商定工地例会的时间及议程。2.1.4监理工程师应做好会议记录，并整理编发会议纪要发与会各方。2.2定期监理（工地）例会制度2.2.1工地例会应在工程开工后的整个施工期内按第一次工地例会商定的时间定期举行，一般每月（特殊情况下每半月或每周）召开一次，由总监理工程师或被授权人主持，并形成会议纪要。如果业主、承包单位或现场监理机构任一方认为有必要或出现亟待解决的重大问题时,可召开专题会议研究处理。2.2.2工地会议内容： 2.2.2.1上次会议议决事项的执行情况，如未完成应查明原因及其责任人，并研究和制定补救措施； 2.2.2.2核查工程进展情况，并与计划进度比较，如落后于计划进度时应研究补救措施，同时制定下期进度目标； 2.2.2.3讨论原材料、构配件和设备供应情况，存在的质量问题和如何进行改进； 2.2.2.4检查工程质量状况，针对存在的质量问题，讨论并制定改进措施； 2.2.2.5检查工程量核定及工程款支付情况； 2.2.2.6通报违约及工期、费用索赔的意见及处理情况； 2.2.2.7解决需要协调的有关事项； 2.2.2.8听取承包单位对监理工作的意见、建议和要求； 2.2.2.9其它当前急待解决的、需要在会上通报的或在会上研究的事项。2.2.3参加人员： 2.2.3.1建设单位驻施工现场代表、咨询公司； 2.2.3.2承包单位项目经理及技术负责人，安质人员与工程管理部部长及其他有关人员； 2.2.3.3项目监理机构总监理工程师、副总监理工程师、专业监理工程师及其它监理人员； 2.2.3.4如涉及设计单位、勘察单位、质监部门、工程分包单位时，可请其派员参加。2.2.4定期监理例会的主要议程如下： 2.2.4.1承包商汇报上周施工进度、质量、安全等情况，简述发生和存在问题，提出本周施工计划安排； 2.2.4.2监理工程师对上周施工进度、质量、安全等进行简要评述； 2.2.4.3提出和讨论在施工中的应相互协调的问题； 2.2.4.4其他需要解决的问题和事宜； 2.2.4.5业主代表发言； 2.2.4.6总监理工程师简要评述上周施工情况，提出对本周施工的要求和安排。 2.3专题工地会议管理制度2.3.1专题工地会议是为解决施工中的技术问题、管理问题及专业协调工作而组织召开的会议。2.3.2专题工地会议由总监理工程师根据工作需要组织召开，建设单位、承包单位提出建议，总监理工程师审定同意后也可召开。2.3.3专题工地会议由总监理工程师或其指定的监理工程师主持，有关各单位的有关人员参加。2.3.4会议召开前应充分作好准备工作，主要是确定中心议题，确定会议参加人员，准备会议资料，落实会议地点、时间并发出会议通知，明确记录人员及中心发言人。 2.4临时协调会议制度2.4.1在工程施工过程中，若遇有特殊情况需要通过会议协调和解决时，可以随时召开临时协调会议。2.4.2.临时协调会议应根据需要协调和解决的问题由相应的单位和人员参加，其会议内容一般应是： 2.4.2.1情况紧急需要立即解决的问题； 2.4.2.2需要专项研究解决的问题。 2.5监理内部会议制度2.5.1监理内部会议是为检查和协调监理工作而组织召开的会议；2.5.2监理内部会议由总监理工程师或其授权代表主持，专业监理工程师和驻地监理工程师参加。2.5.3监理内部会议的主要议程有： 2.5.3.1检查上次会议上布置要求的落实情况和确定问题的解决情况，分析未完事项的原因；2.5.3.2检查工程施工进度计划完成情况，分析施工进度滞后或超前的原因； 2.5.3.3驻地监理工程师和专业监理工程师对上一周的工程情况和工作情况以及下一周的工作计划进行汇报；2.5.3.4材料、构配件和设备供应情况及存在的质量问题和改进要求；2.5.3.5工程的质量和技术方面的有关问题，明确主要改进措施；2.5.3.6对工程中的重要技术问题的解决提出要求；2.5.3.7工程变更的主要问题；2.5.3.8工程量核定及工程款支付中的有关问题；2.5.3.9违约、争议、工程延期、费用索赔的意向及处理情况；2.5.3.10总监理工程师或其授权代表进行总结，并布置下一周的工作要求和工作安排。3 会议纪要管理制度3.1由总监理工程师指定专人，使用专门的记录本负责监理例会的记录。根据记录整理、编写会议纪要，主要内容：3.1.1会议地点、时间、出席者姓名、单位、职务； 3.1.2上次会议决议事项的落实情况，如未落实应查明原因及其责任者。应采取何种补救措施（要注明执行人及时限要求）；3.1.3本次会议的决议事项，要落实执行单位和时限； 3.1.4待议决的事项； 3.1.5其它需要记载的事项。3.2监理例会的会议纪要经总监理工程师审查确认后打印，对打印后的成品要认真审查核对。收到纪要文件的各方应有签收手续。如对纪要内容有异议时。应于收到文件后三日内向项目监理机构反馈。3.3纪要文字要简洁，内容要清楚，用词要准确。3.4监理例会纪要是工程监理的重要文件，对建设各方都有约束力，并且在发生争议或索赔时是重要的法律文件，各项目监理机构都应予以足够的重视。3.5监理例会记录本、会议纪要及反馈的书面文件应作为监理资料存档。3.6闭环管理 3.6.1在各类会议上，如对进度、质量、安令等方面提出要求或责令施工单位对存在问题进行整改的，应在规定的期限内，要求施工单位整改回复，作为附件装订于纪要后面。 3.6.2在下一期会议上，监理人员应对照上期监理会议纪要，核实上期会议落实情况，防止管理漏洞。对于处理时间较长的，要建立问题销号制度，将问题在网上或各级人员易了解的地方进行特殊标识，提醒注意，跟踪闭合。4 监理工作报告制度4.1项目监理部按规定日期向业主和监理公司报送监理周报、月报、季报、年度工作总结、工程质量评估报告和竣工监理工作总结。4.2工程完工后，现场监理机构应在总监理工程师主持下编制项目竣工监理工作总结，报送业主和上级监理单位。4.3项目监理工作总结应包括以下内容：工程概况，监理组织机构，质量、进度、投资的控制和合同管理的执行情况，工程投资分析和质量评估，施工中存在问题的处理，监理工作的经验和教训，有关建议，照片、录像等。4.4监理项目部应按业主规定的内容、格式、时间，定期向业主和监理单位提交监理周、月、季、年度报告，由总监理工程师组织编写，并在业主规定的时限内报送。4.5工程监理月报是监理工作的主要内容体现，其基本内容（业主另有规定的遵照执行）： 4.5.1本月施工情况； 4.5.2工程进度情况，重点、控制工程应详细说明； 4.5.3工程质量情况描述； 4.5.4变更设计及验工计价； 4.5.5安全、质量事故及处理； 4.5.6监理工作； 4.5.7存在问题及建议。 4.5.8相关图表及影像资料