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发邮件的礼仪及格式-让优秀成为习惯 一:主题与签名1一定不要空白标题,这是最失礼的。 2标题要简短明了,让对方一看就知道你发的是什么邮件! 3. 最好把你的邮箱设好一个签名,以便对方一目了然又便于留存。比如:李桂梅 luciey (总经理助理)Mol:13751792040 Fax:+8620 856143889Tel:+8620 856198886-814Http:langu.cn Mail to:chunbao520126.com北京市技术有限公司BeiJing Contamination Control Technology CO,.LTD操作方法:4. 标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!” 5一封信尽可能只针对一个主题。6、最最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象,一定要慎重。 二:关于称呼与问候 1 恰当地称呼收件者,拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应。如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。 关于格式,称呼是第一行顶格写。 2 Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”,中文的写个”你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两格写。 结尾常见的写个”祝您顺利”之类的也就可以了,若是尊长应使用“此致敬礼”。俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待 三:回复技巧 1. 及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是必不可少的,这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。 如果事情复杂,你无法及时回复,那至少应该及时的回复说”收到了,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦等待,记住:及时作出响应,哪怕只是确认一下收到了。 如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。 2. 进行针对性回复 当回件答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。不要用简单的,那样太生硬了,应该进行必要的阐述,让对方一次性理解,避免再反复交流,浪费资源。 3. 回复不得少于10个字 对方给你发来一大段邮件,你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字,显示出你的尊重。 4. 不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。 四:附件 1. 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件 2. 附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理 3. 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时 4. 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件 5. 如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用 6. 如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送, 以上是发邮件的基本礼仪,谢谢大家的观看。
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