公文格式规范与常见公文写作 一、公文概述与公文格式规范 党政机关公文种类的区分、用途的确定及格式规范等，由中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日印发，2012年7月1日施行的党政机关公文处理工作条例规定。之前相关条例、办法停止执行。（一）公文的含义 公文，即公务文书的简称，属应用文。 广义的公文，指党政机关、社会团体、企事业单位，为处理公务按照一定程序而形成的体式完整的文字材料。 狭义的公文，是指在机关、单位之间，以规范体式运行的文字材料，俗称“红头文件”。 （二）公文的行文方向和原则 1、上行文 下级机关向上级机关行文 。 有“请示”、“报告”、和“意见”。 2、平行文 同级机关或不相隶属机关之间行文 。 主要有“函”、 “议案”和“意见”。 3、下行文 上级机关向下级机关行文。 主要有“决议”、“决定”、“命令”、“公报”、“公告”、“通告”、“意见”、“通知”、“通报”、“批复”和“会议纪要”等。 其中，“意见”、“会议纪要”可上行文、平行文、下行文。 “通报”可下行文和平行文。 原则： 1、根据本机关隶属关系和职权范围确定行文关系 2、一般不得越级行文 3、同级机关可以联合行文 4、受双重领导的机关应分清主送机关和抄送机关 5、党政机关的部门一般不得向下级党政机关行文 (三) 公文的种类及用途 1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。 3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 。 7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 12、批复。适用于答复下级机关请示事项。 13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 （四）、公文的格式规范 1、眉首的规范 （1）、份号 也称编号，置于公文首页左上角第1行，顶格标注。“秘密”以上等级的党政机关公文，应当标注份号。 （2）、密级和保密期限 分“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。标注在份号下方。 （3）、紧急程度 分为“特急”和“加急”。由公文签发人根据实际需要确定使用与否。标注在密级下方。 （4）、发文机关标志（或称版头） 由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。套红醒目，位于公文首页正中居上位置（按党政机关公文格式标准排布。联合行文，主办机关排列在前。 （5）、发文字号 由发文机关代字、发文年度和发文顺序号三部分构成，缺一不可。位于发文机关标志与版头中的分割线之间。联合行文，只标明主办机关发文字号。 （6）、签发人 上行文应当标注签发人姓名。位于发文字号后面，间隔，同一行，直线排开标注。 （7）、分隔线 版头中的分割线，位于发文字号之下4mm处，居中、与版心等宽、红色 。 2、主体的规范 （8）、标题 一般由发文机关名称、事由和文种三部分构成，俗称公文标题“三要素”。 不可省略的是文种。 公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （9）、主送机关 指公文的主要受理机关，即收受、办理或执行公文的机关。除“决议”、“决定”、“公告”、“通告”及“会议纪要”等，公文应标注主送机关。 标注多个主送机关时，按党、政、军、群顺序排列。 主送机关可以是一个，也可以是若干个，在公文标题下顶格由左至右标注。 主送机关应当使用全称或规范化简称，同类型机关可使用统称。 （10）、正文 公文的内容。主送机关下方另起行、空两格开始标注，回行顶格。 不标主送机关的公文，正文在标题下两行、空两格标注。 公文首页和用印之页必须有一行以上的正文。 （11）、附件说明 附件是随文发送的文件、报表及其他有关材料等，是公文的重要组成部分，与正文具有同等效力。 公文有附件就要标注附件说明，在正文之后，另起一行、空两格书写。 附件说明要具体明确，标注附件名称。如有两份以上，则要标注序号。 （12）、发文机关署名 凡有主送机关的公文必须有署名。署名应用全称或规范化简称，标注在正文或附件说明右下方。 几个机关联合行文，应由各机关联合署名。 （13）、成文日期 公文成文日期表明其生效时间。应完整标注年、月、日，一律用阿拉伯数字标注。 公文成文日期以机关负责人签发时间为准，多人签发，以最高职务负责人签发时间为准； 联合行文以会签日期或最后一个签发机关负责人签发日期为准；会议通过的公文以通过的时间为准。 成文日期标注位置： 一是标注在发文机关署名下一行； 二是标注在标题下居中，凡是会议通过的公文，必须把会议名称、通过时间及“通过”二字置圆括号内、于标题之下。 （14）、印章 印章是公文有效性的凭证。印章中心线压在成文日期上。 公文中有发文机关署名的，加盖发文机关印章。 联合上报的公文，加盖主办机关印章。 联合下发的公文，各发文机关都应当加盖印章。 会议纪要一般不加盖印章。 （15）、附注 公文印发传达范围等需要说明的事项。 标注在成文日期下一行，居左空两格加圆括号。 如：（此件发至县、团级） （16）、附件 公文正文的说明、补充或者参考资料。 附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。 3、版记的规范 （17）、抄送机关 指除主送机关外，需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 抄送机关标注在公文末页或者另一页倒数第二行、顶格。加分割线（没有附件在公文末页，有附件在附件后另一页纸背面标注） （18）、印发机关和印发日期 印发机关和印发日期标注于抄送机关下面，在末条分割线上标注，印发机关左空一字标注； 印发日期右空一字用阿拉伯数字标注年、月、日，后加“印发”二字。 (五)、公文其他规范 1、排版印制规范 排版：从左至右横写、横排。发文机关标识使用2号小标宋体字，红色标识；标题用2号宋体字或黑体字；秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字；正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字，正文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。 用纸：国际标准A4型（长297mm、宽210mm） 2、数字的使用 公文中的数字，除结构层次序数和在词、词组、惯用语、宿略语、修饰语中作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 3、引文的要求 引用公文应当先引公文标题，后引发文字号。发文字号应用圆括号。 二、机关公文写作 （一）公文写作要素 公文四要素：主题、材料、结构、语言 1、观点要正确，主题要突出 主题也称中心思想，是贯穿全文的基本观点，是决定文章成败的关键。 公文主题的特点和要求： （1） 直陈性。观点非常明确，一般采用对客观事物直接表明态度或意见的方式来直陈观点。 （2）正确性。主题要符合客观实际，符合事物的发展规律，符合党和国家的方针政策。 （3）鲜明性。主题表达要明白、清楚、确切，不含糊其辞，不模棱两可，不躲躲闪闪，提出什么，反对什么，应该怎么做，不应该怎么做，都应写得明明白白。 （4）集中性。指一篇公文只能表达一个意图、一个基本观点，而不能头绪繁多，主题分散。 2、材料要充分，运用要妥帖 材料是指文章中用来表现主题的依据，包括事实、事理、数据等。 材料选择的原则是：切题、典型、真实、新颖、适体。 3、结构要合理，条理要清晰 结构，就是文章内部的组织构造，即文章内容的组织排列形式。 结构安排的原则是：紧扣主题，完整严谨；层次分明，条理清楚；疏密相间，均衡匀称。 4、语言要简练，用词要准确 语言运用的原则：严肃庄重、准确贴切、简洁精练、鲜明生动、固定规范。 （二）常见公文的写作 1、通知 通知是批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部使用的公文。 通知使用没有级别限制，上至党中央国务院下至乡镇都可以制发通知。通知内容广泛，国家大事乃至社会生活的各方面都能涉及。 一份通知只布置一项工作或只告知一件事情，即“一文一事”。 通知是下行文，是要求下级机关办理、执行、服从安排或告知的事项。 通知的分类及用途： （1）指示性通知：用于传达上级机关的决定、规定、指示或某方面的政策，向下布置需要执行与办理的工作或具体事项。 （2）告知性通知：向下属机关告知相关事项而不需要执行或办理，如：成立、调整或撤销机构；启用或废止公章；变更机构名称、地址、电话号码；调整组织成员等。 （3）事务性通知：要求下属机关办理一般性事项，如：召开会议，布置工作，下达任务、指示，印发工作计划，任免和聘用干部等。基层组织使用最多的是通知。 （4）批示性通知：用于批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文。 批转通知只能批转一次，转发通知可以