浅析高校院系行政文秘的工作_ 随着国家中长期训练改革和进展规划纲要（2021-2021年）的正式颁布与实施，我国高校训练改革跨入新的里程碑。高校行政管理工作的优劣挺直关系着新时期高校人才培育的质量。高校院系行政文秘既是办公室行政工作的管理者，又是高校训练工作的基层人员。行政文秘对院系与学院、院系与老师、老师与同学、院系与_之间的沟通，起着独特而重要的作用，是维持高校正常工作的基本保障。 一、高校院系行政文秘的工作现状 高校院系行政文秘是一个平凡的工作岗位，涉及训练学、管理学、语言学、_学等多种学科。由此，院系行政文秘的工作现状为事务繁杂，专业学问综合性强，职业规划不清楚，执行力不强。 1.工作繁杂，专业学问综合性强 学问经济时代，高校人才济济，只有具备全面、良好、合理的学问结构，才能胜任门类众多、事务繁琐的行政文秘工作。院系行政文秘队伍中，包括文秘、计算机、数学、化学等各类专业毕业的人员。非科班出身的行政文秘缺乏一般语言学、档案管理学、行政管理、心理学、训练管理学、公共关系学等综合性理论学问。行政文秘必需熟识学院规章制度、工作流程；把握院系管理工作的基本理论和实务学问；拓展与工作紧密联系的学科学问。理论联系实际，从实践中不断积累阅历，逐步做好院系管理、协调等工作。 2.职业规划不清楚，执行力不强 细致繁忙的行政工作，缩短了行政文秘参与教学和科研活动的时间。高校行政文秘对自己的职业前景布满困惑，职业倦怠等消极心情悠闲而生。高校必需制定严格的信息素养培训制度，针对全校行政文秘，策划高水平的、系统的学习培训项目，开放更宽阔的学术沟通平台，坚决院系行政文秘的信念，为高校训练和谐进展供应精神动力。 院系行政文秘在高校工作中起着举足轻重的作用。怎样成为一名合格的行政文秘工作？首先，要明确行政文秘的角色定位，熟识行政文秘的工作职责。其次，强化职业素养是提高行政文秘工作效率的重要途径。 二、院系行政文秘的角色定位及工作职责 院系行政文秘只有明确角色定位，增加角色意识，才能高效精准地履行工作职责。 1.行政事务的小管家 行政文秘帮助系领导做好院系各项工作，管人、管物、管钱，是名副其实的小管家。 （1）人事管理。帮助院院系领导做好有关聘请老师的面试、试讲等工作，并供应决策依据。负责本院系教职员工的考勤、考核、职称申报工作。 （2）资产管理。依据教学、科研及其他工作的需要，填报修理、添置办公用品的方案，领取和发放办公用品及备品，以保证正常教学的需要。负责保管院系公章，按学院制度监督公章的用法范围。 （3）经费管理。拟定院系每学年的经费预算，负责记账及报销各项活动的费用。 （4）档案管理。负责院系会议记录、行政文件、各种教学文件、教学档案及教学资料的收集、汇总、立卷和归档工作。 （5）其它事务管理。负责做好日常的行政事务工作，负责考务、同学成绩、同学学籍管理、教材征订等教学工作。做好各种信函、报纸、杂志、学术期刊的收转传阅工作。负责各届毕业生的毕业资格审核，保正毕业证书的精准印发。 3.院系内、外沟通的协调员 院系行政文秘工作服务对象广泛，包括院系领导、老师、同学、校外来访者。因此，行政文秘是高校院系内、外沟通的形象窗口。 (1)帮助院系领导做好院系内部与学院各职能部门的协调工作。 (2)负责接待本部门的外来办事人员，对不宜领导接待的来访，需委婉拒绝。负责接听电话，礼貌回答校内外人员对院系日常事务工作的询问。 (3)负责学院各职能部门通知的传递工作，准时转发到院系教职员工。正确理解上级部门的文件精神，贯彻执行上级领导和各职能部门布置的各项任务。 (4)行政文秘必需建立良好的人际关系，加强与教职员工的沟通，敏捷处理学院、院系、老师之间的多种关系，确保院系工作的顺当完成。 三、强化职业素养 1.良好的心态 院系行政文秘工作看似简洁，接踵而来的突发大事，使人压力倍增。保持良好的心态，充分发挥自己的思维力量，从而奇妙地处理紧急问题。行政文秘应保持良好的心态，镇静、宽容、冷静、客观地分析问题。 2.加强业务技能 加强业务技能是提高院系行政文秘职业素养的关键。院系行政文秘需具备的业务技能包括：公文写作力量、应变力量、组织管理力量、表达力量、操作力量。 (1)公文写作力量 公文写作要在“学”、“练”、“改”三个环节上狠下功夫。规范公文写作的基本格式，把握语法、规律、修辞三方面的学问。正所谓“读万卷书，行万里路”。阅读大量优秀_、勤奋学习、修炼语言。公文写作的语言要求庄重朴实，精准精练。熟识各类公文结构、措辞，套用固定性用语。 (2)应变力量 即指在没有思想预备的状况下敏捷处理问题的力量。高校老师请假、离职等异动工作状态，影响了教学工作的正常运行。如开学初期，某位老师偶然患重病，尚未确诊，老师申请病假二周。行政文秘得知同时生病的消息，致电关怀老师的身体健康状况，主动提出帮助。老师病假期间，重新落实教学任务燃眉之急，实行就近原则，优先考虑院系内部适合的老师代课，联系学院内外适合的老师支配兼课等事项。院系行政文秘与患病老师保持电话联系，亲密关注老师身体状况。当获知老师病情不稳定，要进行几个月以上的长期治疗后，立刻致电慰问，可否前往探望。教学工作方面：行政文秘向学院人事处提交专任老师聘请需求报告，引进新老师。校内外兼课老师的合理支配，为聘任新老师赢取了充裕的时间。患病老师，身心疲乏，无微不至的关怀，为老师战胜病魔增加一份力气。良好的应变力量，勤于思索、擅长发觉、勤于总结，具备较高的警惕性，做到忙中有序，不断提升处理突发大事和紧急大事的力量，确保正常教学秩序和良好的教学质量。 (3)组织管理力量 组织管理力量指行政文秘统筹策划并完成所分管方面的工作力量，包括力量和善断力量。“条条道路通罗马”，什么是最佳的方法？在管理工作中，行政文秘要讲究处事策略，推断出最佳方法，合理安排工作任务，并坚持果断地实行，成为才智型的组织管理者。高等学校行政管理工作，任务繁重，各部门、各岗位的行政管理干部只有充分发挥自己的主观能动作用，人人能起到独挡一面的作用，才能做好全校的行政管理工作，以达到提高整个学校行政管理质量的目的。 (4)表达力量 表达力量主要包括文字表达力量和语言表达力量。无论是信息、宣扬、调研等工作，还是处理公文，都离不开文字表达。行政文秘要多思索、多练习、多沟通，日积月累，潜移默化，做到思维灵敏、下笔如神，写出的文章观点鲜亮，层次清楚，向上能如实反映事情的真相，向下能精准表达领导的意图。语言表达力量也是行政文秘一项特别重要的基本力量，无论是传达上级文件精神，还是协调工作，都离不开较强的语言表达力量，院系内、外沟通的渐渐增加，挺直以语言表达作为处理公务活动的手段变得极其重要，提高语言表达力量，还包括一般话水平、英语口语水平以及言语措词等。 (5)操作力量 操作力量指计算机的操作力量和办公室设备的用法力量。网络技术的飞速进展，计算机应用的普及，各大高校正立志于实现办公的自动化、现代化、信息化。娴熟计算机办公自动化软件的操作力量，把握扫描仪、打印机、数码照相机、传真机等办公设备的用法，推动文件、宣扬简讯的发布速度，节约纸质资源。 四、改善工作方法，完善自身素养，提高工作效率 高校院系行政文秘工作繁杂，专业学问综合性强，因而行政文秘必需改善工作方法，多谋善断。纵横结合建档工作法、自我培育和完善高校培训制度等手段，对行政文秘提高工作效率具有重要的作用。 1.纵横结合建档工作法 从纵向和横向分别建立档案，犬牙交错贯穿于整个高校训练工作。为宏观的教学决策、微观的教学管理及教学科研服务，为创新教学方法，深化教学讨论，提高教学质量作出贡献。如高校师资业绩档案。横向档案：按老师类型建立档案。高校老师分四类：专任老师、校内兼课老师、校外兼课老师、校外兼职老师。纵向档案：以老师个体为单位，建立业绩档案。每位老师业绩档案主要有基本资料（身份证、学历学位证、高校老师资格证、职称证、职业资格证等），教学信息（教学任务书、每学期教学状况登记表和工作总结等），教科研成果（论文、教材、教科研项目、荣誉证书、连续训练等）。纵横结合建立档案为院系领导优化师资队伍结构供应牢靠的信息基础，加强师资队伍管理工作的科学化、系统化。 2.自我培育 作为一名优秀的高校系部行政文秘，不仅仅依靠于外界的培育，关键在于自身建设。行政文秘从我做起，有意识地掌握自己，主动利用校内环境优势，锲而不舍地完成目标。与企业单位相比，高校拥有资源丰富、时间富裕、学习气氛浓郁等优势，有助于行政文秘的自我培育。工作期间，行政文秘踊跃参与学院举办的各类专题培训活动，如公文写作、行政管理、心理健康、高校训练改革等讲座；扫瞄图书馆的纸质图书和电子书籍，补充薄弱环节的理论学问。寒暑假期，行政文秘主动参与各种各样的学历进修，加强自身的文化学问修养。 3.完善培训制度 高校必需制定严格的职业素养培训制度，有方案地开展行政文秘岗前培训工作，强化行政文秘职业素养培训的力度。行政文秘岗前培训包括行政管理学、一般语言学、高等训练学和心理学等相关业务学问的培训。高校鼓舞行政文秘通过在职或派遣脱产进修硕士、博士等方式提高文化素养；激励行政文秘发表学术论文，参加学院内外教研科研项目，参与专题学术沟通会议，组织行政文秘外出调研、考察，吸取各大高校先进的优秀的管理阅历。随着信息技术的进展，高校应不断更新训练培训内容，与时俱进，促进行政文秘队伍蓬勃进展。高校还可以建立全校行政文秘的信息沟通平台，共同探讨工作中的难题和对策。 五、结束语 综上所述，高校院系行政文秘是一项极具挑战性的工作，既要求综合性的专业学问，又要求全方位的职业技能。高校院系行政文秘必需明确角色定位和工作职责，强化职业素养，改善工作方法，提高自身素养和力量，促进行政文秘队伍走向现代化、职业化，为高校训练事业贡献力气。 更多信息请查看文秘学问 .