材料、设备采购管理标准01版次：A修改：01 总则1.1 为加强工程材料设备采购的管理，在保证公司施工工程项目质量和进 度的前提下，提高材料（设备）的采购质量，减少投资成本，获得较优性价 比的采购物资，提高公司市场竞争力。根据国家有关法律法规的规定，结合 公司的实际情况，特制定本标准。1.2 本标准适用于公司范围内所工程用原材料、周转材料和各种检测仪器、 工器具及各种大、小型机械设备的采购管理。公司各业务部门和项目部所用 的办公设施、零星物品的采购管理参照执行。2 组织与职责2.1 公司各业务部门和项目部所用的办公设施、零星物品的采购管理工作由 综合管理部负责。2.2 公司各项目部工程用原材料、周转材料和各种检测仪器、工器具的采购 管理工作由后勤保障部负责。2.3 各种大、小型机械设备的采购管理工作由后勤保障部负责，常务副总或 总经理给予监督和指导。3 管理内容与工作程序3.1 材料、设备采购计划的制定与审批3.1.1 各项目经理、技术负责人、材料员一起商定项目部所用的办公设施、 零星物品的采购计划报综合管理部审批，综合管理部负责采购。3.1.2 各项目经理、技术负责人、材料员一起商定本工程所需用的各种检测 仪器、工器具的采购计划、原材料采购、周转材料使用计划，材料资金计划 等。上报总调度处审核，工程部审批。后勤保障部负责依据审批的计划进行 采购。3.1.3 各项目经理、技术负责人、材料员一起商定本工程所需用的各种大、 小型机械设备的使用、调配计划，上报总调度处审核调配。需采购的，由总 调度处制定计划报后勤保障部审批采购。3.1.4 对工程所需的材料、设备，应根据需要数量、规格、使用时间等作出 采购计划，采购计划作出后必须于次日上报审批部门，采购人按照审批的采 购计划周密布署，确保工期。3.2 材料、设备的采购方式3.2.1 主 要 以 邀 请 招 标 、 议 标 、 寻 价 采 购 、 直 接签 订 合 同 （ 长 期 战 略 合作 伙 伴）四种采购方式；必要时可以采用公开招标形式。3.2.2 对 不 适 宜 招 标 项 目 的 少量 材 料 设 备 ， 要 进行 详 细 地 考 察 了 解 ， 选择 合 适的产品。3.3 材 料 、 设 备 采 购 计划 的 实 施 原 则3.3.1 按 计 划 ， 分 轻 重 缓 急 ， 做 到 无 计 划 不采 购 ， 质 量 不 合格不 采购 ， 价 格 不合理不采购，材料规格性能不清不采购的原则。3.3.2 实 行 货 比 三 家 的 原则 。 比 价 采 购 的 原则 和 同 样 的 质 量 比 价 格 、 同 样 的 价格比信誉的工作方法，尽量采购符合环保要求的产品。采购过程中，首先 要遵循总 工程师和 项 目 技术负责人技术上 的指导和 要求 ，选 择合适的 质量等 级范围内的供应单位进行价格、付款条件、服务内容上的比对，择优选择合 格的合作单位。有必要，可以采用多轮洽商、多次谈判等方式进行，以便降 低公司的投资成本。3.3.3 材料采购必须坚持 “五不购” 和 “三比一算” 的原则。 包括综合管理 部的办公设施、零星物品的零星采购。五不购：没有提供书面采购计划且未经材料设备采购材料供应处或后勤保障 部领导批准不购；材料、设备规格不符，质量不合格，价格不合理的不购；无材质证明和产品合格证的不购；凡考评不合格的产品不购；现场、仓库能够代用的材料不购。三比一算：比质量、比价格、比售后服务、算成本。3.3.4 公 开 招 标 的 原 则 。使 用 量 较 大 ，总 价 值 超 过 30 万 元 的 材 料 和 设 备 ，必 须进行公开招标，组成有总经理、常务副总、分管工程副总、总工程师、项 目 经理、技 术 负责人等参 加 的评标小组 进行评标 ， 后勤保障 部将评标 小组 意 见书面呈报并经后分管工程副总同意后，进入议标和合同谈判直至签订合 同。 价值2万元以上的材料、 设备采购必须签 订合同。 零星材料、 设备的直 接采购必须有两人以上参 加，价值1万元以下后勤保障部经理可直接决定， 1万元以上的采购行为必须经后勤保障部经理和分管工程副总认可后才能进 行。3.3.5 在 材 料 、 设 备 招 标 过 程 中 ， 应 及 时 、 准 确 、 真 实 、 完 整 地 公开 必要 的 信息资料 。具 备招标文件要 求的 法人或组织均 享有公平 同等 的机会 参与投标 竞争。在招投标采购活动中，严禁任何投标方以非正常渠道获取特权，使其 他投标人受到不公正的对待。招投标采购过程中，招投标双方都应本着诚实 守信的原则履行其应尽义务。3.3.6 分 管 工 程 副 总 、 总 工 程 师 或 技 术负 责人 确 认 的 原 则 。 对 技 术 要 求 较 高 的材料、设备，进行市场考察须有分管工程副总、总工程师或技术负责人参 加并确认。3.3.7 对 采 购 过 程 中 发 生 的 “ 回 扣 ” 必 须 如 实 上交 公 司 财 务 部 ， 不得 据为 已 有，不得故意采购质次价高产品，否则将追究当事人的责任。3.3.8 根 据 用 料 部 门 的 采购 计划 ， 经 审 核 无误 后 ， 按 用 料 部 门 的 要求 、 时 限 组 织实施 。货 到现场后 应立 即组织有关人员进行验收 ，如 品种 、规 格、质 量 、 数量等发生错误时，应分析原因，立即通知责任方纠偏，并根据公司质量管 理相关规定严格执行，发生费用由责任方负担。3.3.9 采 购 人 员 应 及 时 向 供 货方 索 要 工 程 材料 、 设 备 的 证 明 和 有 关票 据 ， 以 便结算入帐，及时把材料、设备出入库手续送交财务部，保证帐物相符、帐 帐相符。3.4 采 购 人 员 职 业 规 范3.4.1 采 购 是 一 项 重 要 、 系 统 、 严 肃 的 工 作 ， 各级 管 理 人 员 和 采 购 经 办人 必 须具备高度的责任心和职业道德观念，时刻维护公司利益，为公司考虑。3.4.2 采 购 人 员 代 表 公 司 形 象 ， 工 作 中 应 当 有 礼 、 有 利 、 有 节 ， 不允 许有 傲 慢的举止和不公平的对待。3.4.3 采 购 人 员 只 有 在 有助 于商 业 合 作 及 协调 工作 的 前 提 下 ， 经 领 导 同 意 后 方可接受供应商的邀请，进行考察、参观等公开的商务活动。3.4.4 采 购 人 员 只 有 经 部 门 主管 领 导 的 认 可后 ， 方 可 接 受 供 应 商 的 宴 请 ； 在 采购谈判 过程 中 ， 无论任 何原 因 ，都 不允许接受供 应商直接或 间 接的 带有娱 乐性质的邀请。3.5 工 作 流 程材料、设备采购管理工作流程见附图4 检查与考核4.1 后 勤 保 障 部 经 理 负 责对 本 标 准 的 实 施 情 况 进行 检 查 与 考 核 ， 常 务 副 总 予 以监督、指导。4.2 采 购 人 员 有 下 列 情 形之 一 ， 给 公 司 造 成 经 济 或 名 誉 损 失 的 。 根据 情 节 轻 重 ， 公 司 将 分 别 给 予 相 关 责 任 人 记 过 、 免 职 、 辞 退 等 行 政 处 罚 及 200-10000 元 经济处罚；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任：a) 采 购 人 员 私 自 接 收 或 向 供 应 商 索 取 财 、 物 的 。b) 采 购 人 员 接 收 财 、 物 后 未 主 动 上 缴 公 司 的 。c) 采 购 人 员 应 严 格 遵 守 保 密 制 度 ， 杜 绝 任 何 有 意 或 无 意 的 泄 密 行 为 ，以 下 行为均视为泄密：泄露其它供应商对同类产品的报价；招投标中泄露其它参与的供应商名称；泄露标底的。泄露其它对公司不利的秘密或公司认为是泄密行为的。d）、故意规避本标准或未按本标准规定执行的。e）、隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给公司造成经济损失或工程质 量问题的。f）、因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的；g）在供应商年度考评中徇私舞弊的；h）其它有损于公司形象或不利于公司行为的。5归档材料3.1 材料、设备采购计划审批资料3.2 工程材料招、投标文件、中标通知书、评标记录、采购合同等资料3.3 工程用原材料、周转材料和各种检测仪器、工器具及各种大、小型机械 设备的验收、入库、领用、还库、维修等管理文件3.4 办公设施、零星物品入库、领用、还库、维修等管理文件3.5 周转材料和各种检测仪器、工器具及各种大、小型机械设备的档案及台 帐。3.6 办公设施、零星物品、材料、设备等供应商信息评定资料6管理表单6.1 材料、设备采购计划表 01-016.2 物品/设备台帐01-026.3 领用登记表 01-036.4 投标书评审记录01-04本标准由总经理提出本标准由后勤保障部负责起草并解释本标准于2009年月8日20发布，2009年9月1日实施图1 办公设施、零星物品采购工作流程/材料是否、合格？XX NYi使用于 工程图2退货记入信用档案材料、设备采购工作流程制清点入库机械设备维修 保养、还库图3机械设备使用工作流程材料、设备采购计划表01-01项目名称：编号序 号名称规格型号所用部位单 位设计总量已进场生拟进场生拟进场时间备 注总调度处意见：年 月曰后勤保障部意见：年 月曰分管领导批示：年 月曰物品/设备台帐页码:01-02厅P名称规格型号单位数量单价采购人采购时间维修记录领用记录还库时间备注