自学考试上半年会展管理专业（独立本科段）实践性考核报告上海应用技术学院考试课程 会展管理信息系统（实践）报告题目 会展信息管理的重要性 考生姓名 xxxxxx 准考证号 xxxxxxx 座位号 xxxxxx 课程成绩 教师签名 前言 通过会展信息系统实践中的运用，深刻理解了会展公司的核心业务流程，信息化是当今世界发展的大趋势，也是国内产业构造优化升级，实现工业化和现代化，增强国际竞争力与综合国力的核心环节。因此公司建立一种完善的管理信息系统是必须的，这可以更好的管理好内部的正常运转，实现资源共享，灵活便利的解决多种问题。同步公司进行会展信息化管理，建立各参展公司的数据库，并能实现共享，在会展设施方面规定具有联系全球的通讯设施。会展信息化是现代会展的基本特性，也是会展发展的重要趋势。会展信息系统的发展为会展行业的发展提高了公司的工作效率、优化了公司的业务流程、提高了公司的管理水平、完善了公司的经营模式、改善了公司的服务质量，有助于会展决策人员的对的决策。会展信息系统建立对会展行业的发展发挥着不可或缺的巨大作用。 目录 一、会展信息系统发展背景4二、会展信息系统简介6三、会展信息系统建设的必要性7四、会展信息系统的功能9五、会展CRM的功能与作用11六、会展主办管理系统的功能与作用13七、实践的目的及意义16一、会展信息系统发展背景 21世纪已经进入全新的互联网时代，各行各业的发展，都离不开信息系统的管理。而会展信息系统的运用，对于会展行业的发展的作用日益明显。会展的信息化管理的作用，可体目前优化公司各类资源、提高客户关系管理能力、提高会展服务质量和效率、拓展会展业务领域等多方面。会展是信息密集的活动，具有前期正准备时间长，实行时间短的特点，在整个会展期间，特别是在临近开始的短临时间内，将会涌现出大量的，高密度的信息，这些信息必须及时精确的进行解决，我们把她又可以提成财务信息，接待信息，会议进程信息，人员信息、场馆信息、物流信息、住宿信息等，通过这些信息贯穿整个会展期间。会展自身是很大的集合，按形式涉及会议、展览会、节庆活动；按她们设计和辐射的地区范畴，可本地的、全国的、国际的、按组织规模和参观人数分类，有小型的、中型的、大型的和特大型的。按会展的规格，可分一般的、行业的、政府的和国际性的。晓得会展也许是本地的一种行业。组织或者公司的一种活动，甚至是个人举办的类似于婚宴等。大型的展会参观者可达数万人以上，小型的会议仅仅几十人。由于规模上具有明显的差别。重要限度不同，主办方级别，与会人数的多少，所有这些综合因素使得在会展组织管理上、运作上有诸多种模式，这样不能用一种会展信息系统涵盖所有类型的会展活动，因此浮现不同形式的会展管理信息系统。多种系统的信息解决内容和流程也不尽相似。会展活动具有非常鲜明的阶段性，对于会议系统来讲，可以分钟筹划阶段、接待阶段、会议期间、结束阶段、休会期间；而对于展会系统，又可提成展前、展中、展后三个阶段。两者在前期工作方面具有诸多相似之处。对每个阶段的信息流程进行剖析，研究她们在不同环节的特点，不仅是设计会展信息系统的基本，也是做好管理工作、组织工作的基本。二、会展信息系统简介会展信息系统是以人为主导，运用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其她办公设备，进行有关会展信息的手机、加工、传播、存储、更新和维护，以会展行业的公司战略竞优提高经济效益和效率为目的，支持公司的高层决策、中层控制、基层业务的集成化的人机系统。1、提高会展活动的效率2、减少会展活动的业务经费3、有助于会展管理水平的提高4、便于会展服务规范化、科学化发展5、增进会展业的全球化、国际化发展6、有助于老式会展的完善和发展信息管理的重要内容信息更新原始数据的收集-数据的加工-信息的传递-信息的存储-信息的检索-信息的输出会展信息管理分析筹办阶段：基本信息、预算信息场地信息准备阶段：准备项目信息、资金、客户信息会展期间：安全、志愿者、参展商、观众结束阶段：结算、撤展休会期间：客户信息、晚上成效后期跟踪三、会展信息系统建设的必要性1. 有助于会展决策人员的对的决策会展数据往往能反映出某些信息，这些信息是决策人员的重要决策根据。这里举一种例子：具联展软件的调查显示，展览会中80%以上的参展公司和观众都更为关怀行业将来的发展趋势，以及那些最为重要的专业人士意见（资料源自罗百辉教师的博客)。这条记录数据能让决策人员作出下届展会多展出新产品，多邀请行业出名专家，多总结将来趋势等这样的决策。2. 记录分析的需要会展信息化能把会展业的发展数据化，更真实，更科学！通过数据记录分析我们懂得此前中国会展业的什么状况和后来什么状况；也能懂得南方会展业的发展状况和北方会展业的发展状况并能对比；能懂得整个会展行业的发展状况和遇到的问题，也能懂得某一行业内的会展项目发展状况和遇到的问题，更能懂得单个会展项目的具体状况。3. 会展评估的重要工具会展评估工作往往通过无形的产品有形化，定性要素定量化来进行比对、分析和承认。会展信息化建设的成果正是会展评估的重要参数，会展信息化是会展评估的重要措施和途径。4. 理论研究的参照作用会展创新研究需要一定的科学基本，而会展信息化建设正好为会展创新研究提供了科学的研究基本。5. 有助于会展管理人员的科学管理会展数据折射出的信息对管理人员的作用也很大，一方面能避免客户因业务员的离职而损失，另一方面能发现相似类型的客户和观众并采用相应的措施，例如有的客户和观众每年都来，如何保住？有的客户和观众此前每届都来就这届没来，如何再维护过来？有的客户和观众持续几届没来参与了，如何吸引过来？有的观众展会3天每天都来，如何发现她的需求并协助实现？等等。6. 线下展会的继续和延伸会展信息化建设不单单局限于会展数据的记录分析，更在于线上电子商务的增值服务。这种电子商务的平台是线下展会的继续和延伸，满足了客户多种宣传贸易的平台，并能促成线下没有成交的业务和贸易。不可否认，电子商务展会的发展似乎使线下展会危机四伏，但是请不要忘掉“危”和“机”并存，可以互相转化。四、会展信息系统的功能 会展公司在组织会展的过程中，需要与诸多公司建立合伙伙伴关系，为了充足共享资源，可以通过电子商务的外部网(Extranet)网络技术，将这些公司紧密地联系在一起。更好地运用和共享各个公司的资源和信息，为会展活动提供更加精确、及时、便捷的服务。在会展期问各个阶段浮现的大量信息直接关系到会展工作的顺利进行，会展管理信息系统正是在对各个阶段大量信息解决的功能需求基本上而形成的。会展管理信息系统的基本功能涉及如下几种方面。1、数据解决功能 展后 形成会展评估书2、预测功能 展前 形成会展筹划书3、筹划功能 展前 形成会展筹划书 4、控制功能 展中 会展过程控制（1）数据解决功能。将多种来源的会展信息进行合理的分类、整顿和保存，以供查询。（2）预测功能。通过对数据的分析和判断，运用多种预测措施，对会展公司的决策和经营进行预测。（3）筹划功能。系统合理地筹划和安排会展公司各部门以及整个公司的生产经营筹划，以供及时决策和产生对策。（4）控制功能。可以对每个工作岗位和整体筹划的执行状况进行监测、检查，通过比较和分析，提供合理的修正方案，达到公司预期的目的。会展管理信息系统的应用是一项复杂的系统工程，实行的成败和效果在一般状况下并不取决于使用的硬件、软件，而重要取决于掌握现代科学管理思想、措施和先进信息技术的管理人才。对实行难度应有充足的估计，除了要制定规划、成立强有力的实行机构及制定并执行严格的管理制度外，还要加强对有关人员的培训教育，建立高素质的不同层次应用队伍，才干保证会展管理信息系统应用成功。五、会展CRM的功能与作用会展场馆的客户关系管理集中于两类，一类是会展项目主办商，另一类是展商和观众。对于主办商，信息管理的重要内容涉及：1. 主办商信息收集。手机主办商商信息，展览市场信心，发掘潜在主办商客户。2. 主办商信息管理。涉及主办单位信息、有关部门信息、联系人信息3. 主办商客史管理。重要管理主办商办展历史，历届展览租管状况和展会举办状况；4. 主办商合同管理。涉及合同要素管理、违约状况管理，应收账款、合同执行状况管理。5. 主办商满意度管理。涉及投诉状况管理、服务状况调查表管理以及客户回访信息管理。对于参展商和观众，她们是会展中多方的重要服务对象，在场馆信息化建设的总体构造中对于参展商和观众信息管理是核心和重点。观众信息管理集中在现场，参展商信息管理中在展前。（1）客户数据库管理 （2）会议筹划管理（3）通讯联系管理（4）模块管理（5）项目管理（6）展商管理（7）展位管理（8）安全管理（9）决策支CRM系统的运用价值1、通过对的的途径吸引会展客户。会展活动的成功举办离不开会展客户的支持,而会展客户的支持一方面需要会展公司通过多种方略和方式吸引到客户,因此吸引会展客户是会展客户关系管理方略的第一步。会展客户不仅指老客户,也涉及新客户和会展潜在客户。忠诚的老客户是公司最有价值的资产。老客户是公司发展的客户基本,公司留住老客户和吸引新客户对于公司来说具有同等重要的意义,公司在开发新客户的同步一定不能忽视了老客户的存在。新客户是会展业珍贵的市场资源,也是会展公司将来的发展空间,新客户数量的多少决定着会展将来也许发展规模的大小。吸引新客户是会展公司长期稳定发展的重要工作内容之一。吸引老客户和吸引新客户公司所采用的方略也会有所不同。2、不断巩固客户关系。不断巩固客户关系可以保证公司有效的实行客户关系管理。一方面,追踪客户需求并不断满足。追踪客户需求是公司营销工作的起点和工作重点,只有不断地有针对性地去满足客户的需求,才干获得她们的长期信任。 3、实行客户忠诚方略。对的的忠诚目的客户就是那些乐意并且可以对会展公司忠诚,也可觉得会展公司带来利润的客户。参展商有诸多类别，不同的参展商带给公司的利益是不同的。例如,对于那些行业内有影响力、有价值的参展商,会展公司就应当尽量地将其发展