物业管理公司档案分类编制方案（参考稿）戴德梁行物业管理有限公司谨呈物业管理档案分类编制方案为加强规范物业管理档案科学化、标准化、现代化管理，特制订以下编制方案1、 术语类目：是档案分类的基本单位，是构成档案分类的主要成分，用以表示某一类档案的概述类号：是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列的顺序。2、类目设置“1） 设8个一级类目（详见后表），37个二级类目。2）一级类目、二级类目按本“方案”规定设置3）三级和三级以下类目由物业管理公司根据实际情况自行设置。3、 标识符号：1） 本方案采用阿拉伯数字编号制2） 上位类目和下位类目代码之间用“。”隔开，案卷号与上位类目之间有“”隔开。4、 编号结构形式：编号结构形式采用五段制，编号由左到右排列，各段均用阿拉伯数字表示，一至四段之间用“。”隔开，四至五段之间用“”隔开第一段：为卷宗码第二段：为一级类目代码，用“1-8”表示。第三段：为二级类目代码，用“01-08”表示。第四段：为年度码，用四位阿拉伯数字表示。第五段：为案卷流水码。物业管理档案编号结构： XXXXXXXXXXX卷宗码 一 级 类 目 代 码 二 级 类 目 代 码 年 度 码卷宗流水码例 1 1012000001第一号卷宗物业管理类物业管理文件2000年 第 一 份 卷 宗 5、 保管期限短期：15年长期：50年永久：地籍产权终止日物业管理档案一级类目分类编号表一级类目编号备注物业管理类1经营管理类2物业接管类3户主入住类4设备、设施类5维修、维护类6声像类7会计类8 （一） 物业管理档案类目代号表一级类目二级类目 文件形成部门类号类目名称 类号 类目名称1 物业管理类01物业管理文件物业管理部02业主自治管理物业管理部03物业管理服务物业管理部04投诉和处理物业管理部05保卫、保安管理保安部06消防、安全管理保安部07清洁、绿化管理物业管理部08社区文化管理物业管理部（一） 物业管理档案类文件材料归档范围及保管期限表一级类目二级类目文件材料归档基本范围保管期限类名类号类名类号物业管理类1物业管理文件011物业管理单位营业执照、税务登记证明长期2物业管理单位资质证书长期3物业管理费收费许可证长期4物业管理的法规、法例长期5物业管理委托、服务合同长期6物业管理单位年度计划长期7物业管理单位有关规定长期8物业管理单位用房、租房的请示、批示长期9房屋勘丈平面图、租金计算表、计算公式、汇总表、房屋情况统计表长期10物业管理费用申请、请示、批复长期11物业租赁情况报告、市场调查材料短期12其它业主自治管理021业主代表大会形成的文件长期2业主委员会章程、公约、合同长期3业主委员会的决定长期4历届业主委员会名单长期5物业维修基金使用管理情况长期6业主的意见、建议及处理情况短期7其它物业管理服务031物业设备运行服务产生的文件材料长期2保洁服务产生的文件材料短期3保安服务产生的文件材料长期4物业维修、更新费用、财务管理形成的文件长期5有偿服务收费标准短期6其它投诉和处理041 投诉处理程序长期2投诉处理意见短期3其它保卫、保安管理051保安管理制度长期2保安培训考核记录长期3突发时件处理报告长期4停车场管理制度长期5其它物业管理类1消防、安全管理061消防管理制度长期2消防演习长期3火灾应急方案长期4其它清洁、绿化管理071清洁、绿化管理制度长期2清洁、绿化服务标准长期3绿化总平面图长期4清洁、绿化整改文件材料短期5其它社区文化管理081社区文化活动长期2会所管理制度长期3其它(二）经营管理档案类目代号表一级类目二级类目文件形成部门类号类目名称类号类目名称2经营管理类01经营决策办公室及有关部门02计划统计办公室及有关部门03物资管理行政人事04财务管理财务部 （二）经营管理档案类文件材料归档范围及保管期限表 一级类目 二级类目文件材料归档基本范围保管期限类名类号类名类号经营管理 类2经营决策011关于经营决策性文件永久2关于经营管理的计划、总结、报告长期3关于经营管理的统计报告长期4履行经营管理合同的检查报告短期5其它计划统计021关于计划统计工作的规定、通知长期2召开的计划、统计会议文件短期3有关计划统计工作的请示、报告及相关批复、意见短期4关于计划统计工作的年度计划、总结长期5公司对有关计划工作的签报、批示短期6编制的中长期报表、分析报告长期7计划完成情况统计报表、分析报告长期8各种合同协议书长期9其它物资管理031关于物资管理的规定、制度长期2关于物资的采购计划短期3关于物资管理台帐长期4其它财务管理041财务工作制度、规定、实施办法长期2财务工作计划、 总结、报表长期3各项财务收支计划、经费的请示和批复长期4关于外汇管理、贷款、集团购买、经费等规定、办法、通知等长期5验资评估、咨询证明长期6年、季、月财务分析、总结长期7管理处关于财务工作请示、报告与公司批复、意见长期8财务年报 长期9各类经济合同 长期10其它（三）物业接管档案类目代号表一级类目二级类目文件形成部门类号类目名称类号类目名称3物业接管档案01基本建设竣工档案建设单位02接管验收档案物业管理单位（三）物业接管档案类文件材料归档范围及保管期限表一级类目二级类目文件材料归档基本范围保管期限类名类号类名类号物业接管档案3基本建设竣工档案011土建基础主体部分长期2土建打桩部分长期3土建钢结构部分长期4土建水、卫安装部分长期5土建电力安装部分短期6土建通风与空调安装部分长期7土建电梯部分短期8外墙部分短期9竣工图长期接管验收档案021物业全面接管通知单长期2项目批准文件永久3用地批准文件永久4建筑执照永久5房屋产权证永久6房屋土地固定资产清单长期7物业变更注销通知单长期8接管变更注销物业回报单长期9房屋查勘记录永久10转让协议、合同永久11房屋勘丈平面图永久12组合计算表、计算公式永久13房屋情况统计表长期14房屋设备设施清单长期15接管验收合格凭证长期16接管验收检查中发现的问题和整改方案、整改结果长期17其它（四）户主入住档案类目代号表一级类目二级类目文件形成部门类号类目名称类号类目名称4户主入住类门牌号、单元号住宅/写字楼/商场业户资料物业管理部出售、出租资料物业管理部 (四)户主入住档案类文件材料归档范围及保管期限表一级类目二级类目文件材料归档基本范围保管期限类名类号类名类号户主入住档案类4住宅/写字楼/商场业户资料门牌号、单元号1业户资料长期2入户通知单长期3单元验收单长期4遗漏工程跟进表长期5入住手续办理单短期6业主公约长期7入户资料签收单短期8业主入户所交费用一览表长期9领取钥匙单长期10住宅装修申请表短期11装修管理规定长期1