长安汽车经销商运营管理标准手册?备件管理? 备件管理 目 录11.1备件订购管理11.2备件发运管理31.3备件入库管理31.4备件结算方式31.5特殊备件管理流程4二、备件索赔管理72.1备件索赔范围7“三包原那么7“三包期限7“三包流程82.5相关职责9三、备件技术支持103.1备件技术咨询103.2备件投诉处理10四、备件仓储管理114.1备件存储管理114.2常用备件最低库存标准114.3仓库空间要求114.4仓库的规划要求12五、备件销售奖惩政策16六、附 件17附件1：长安汽车备件订货方案单17附件2：三包急缺件采购流程18附件3：备件发运流程18附件4：配件配送中心对总部到站货物的处理流程19附件5：备件退货流程20附件6：备件换货流程21附件7：长安汽车客户投诉信息处理传递跟踪卡22附件8：委托发运申请书23附件9：三包外备件索赔跟踪表24附件10：长安汽车三包外配件索赔流程25附件11：备件技术咨询流程26附件12：备件信息投诉处理流程27附件13：常用备件最低储存量表局部28一、备件采购管理长安公司为更好地为各做好长安汽车纯粹备件的保供效劳工作，在全国各大区域设立了客户效劳分公司代理商作为各的备件指定供给单位，各按划定区域在客户效劳分公司代理商进货。本节中备件采购是指各地效劳商向重庆长安汽车客户效劳各分公司代理商采购备件的过程，包括：备件的订购、发运、到货处理及结算。1.备件订购管理 为了维护长安公司利益和长安汽车用户利益，各效劳商不得在重庆长安汽车客户效劳分公司代理商以外的渠道含认定的协作配套厂采购备件用作长安汽车用户效劳，各效劳商不得销售非长安纯粹备件给长安汽车用户。 各效劳商在重庆长安汽车客户效劳各分公司代理商月度备件采购额必须到达各效劳商月度采购备件指标。月度采购备件指标 。 各效劳商必须有一定量的备件储藏，为保证广阔长安汽车用户需求，各效劳商所储藏的备件品种和数量应按照当地长安汽车保有量考虑，在三基地汽车备件产品范围内按需求比例选择不低于10万元的备件作为最低储藏量，新建站首批储藏量不低于5万元 效劳商每月允许正常订货次，品种、数量不限；三包急缺件可随时订货。用户需要的备件不能及时解决时，应立即与重庆长安汽车客户效劳各分公司代理商联系，以最快捷的方式组织货源给予解决，以确保用户满意。凡因缺件、又不能及时解决而引起的用户投诉，长安汽车客户效劳部将实施考核和处分，详见?标准效劳处分条例?。对各客户效劳分公司代理商备件保供的区域，重庆长安汽车客户效劳不直接向该区域各或用户供货。原那么上应在长安规定的中转库辐射区域提货，限制跨库区提货及发货。长安备件部向已签订技术效劳合同，具备维修能力的已授权提供长安公司认可的备件。各在重庆长安汽车客户效劳各分公司代理商采购备件将享受长安公司调拨价。各在进行备件销售时，其销售价格必须按照长安公司执行，严禁随意涨价。长安汽车的备件经理、备件订货方案员必须经过长安汽车备件部培训，考试合格前方可订购备件。委托重庆长安汽车客户效劳各分公司代理商发运的，必须认真注明发运方式、收货单位地址等。编制备件方案单审核备件方案单站长经理对备件方案单进行审核，确认无误后签字盖章。报送备件方案单备件采购员采用 或电子邮件的方式向重庆长安汽车客户效劳及其分公司或指定代理商报送备件方案。建档留存备件采购员负责将每次备件方案单建档备案以便查阅。急需订购而暂缺的零部件，可联系所属备件配送中心通知重庆总部含南京长安、河北长安直接发货，但挂帐在相应客户效劳分公司代理商下。此种备件销售方式的销售额只能占到分公司代理商辖区销售收入当月考核指标的10%以下。期间发生的运费由相应客户效劳分公司代理商负责与重庆总部含南京长安、河北长安结算。因客观原因造成的“三包急缺件，各长安汽车客户效劳分公司代理商直接向公司总部下采购订单，由重庆总部直接发货至各效劳商。紧缺备件订购流程图详见附件2重庆长安汽车客户效劳各分公司代理商负责办理长安汽车特约的备件包装、发运工作。备件配送中心应该及时处理订购需求，并拒绝发运非长安汽车纯粹备件。发运前，应对所发运的备件进行详细的检查，货物发出后，及时通知货已发出，请其注意查收，同时提醒其做回执确认。备件发运流程图详见附件33备件入库管理接收到备件后应该做仔细的核对，并且要拒绝接受非长安汽车纯粹备件；如发现备件数量上有差异，应及时与配送中心进行联系；清点无误后，做回执确认；货物清点后应对其进行合理的存放。应做好备件库房的“5S管理，做好库存备件的日常维护工作。备件入库流程图详见附件4备件换货流程图详见附件5备件退货流程图详见附件64备件结算方式根据?长安汽车特约效劳协议书?，从2007年1月1日起，效劳商备件订货采用“三包费转付备件订货款和“收/支两条线两种运行方式。三包费转付备件订货款运行方式客户效劳部备件部门向财务部提供配送中心所辖效劳商名单；财务部会计室根据备件配送中心所辖名单向配送中心转付三包费用；会计室根据滚动付款原那么向配送中心分付款后，向各出具付款通知一式两份并加盖经办财务人员私人印章及财务专用章，寄配送中心；配送中心收到付款通知后，留一份作收款凭证附件，另一份加盖财务人员私人印章及配送中心财务专用章后，寄各作为记帐依据；对于以上转款流程，各配送中心、如遇任何纠纷，自行处理，与长安公司无关。“收/支两条线运行方式各“三包费用的审核结算，原那么上从客户效劳部技术部门收到VIP三包结算数据之日起，一月内通知效劳商开具“三包费发票。各的“三包费用由财务部支付。从收到发票之日起，二个月内付款。各备件订货实行“现款现货，即在向配送中心报送“备件订货方案的同时支付该批备件进货款。5特殊备件管理流程.1缸体的采购及费用结算“三包内缸体采购流程长安效劳商在VIP系统中提出缸体“三包申请。客户效劳部技术处、河北长安客户效劳处、南京长安客户效劳处三个部门各自审核的“三包申请单?质量信息卡?见7，并填写?委托发运申请书?见附件8。各部门将审核批准的?质量信息卡?、缸体订单和?委托发运申请书?传给客户部备件处。联系方式： ：023 ：023备件经销室负责启票给委托部门指定的分公司代理商并开出?发运通知书?。备件储运室接到?质量信息卡?和?发运通知书?后负责打缸号和发运到委托部门指定的分公司代理商。分公司代理商以销售形式提供给提出申请的效劳商。缸体的销售费用挂帐到所属的分公司代理商。提出申请的与委托部门以“三包形式结算该缸体费用。“三包内缸体采购费用结算三包缸体的运费由客户公司承当按照2005年运费政策实施。三包缸体的费用由提出申请的支付给所在备件分公司代理商。客户效劳公司每月底与客户效劳部技术效劳处、河北客户效劳处、南京客户效劳处对接发动机材料费，各委托部门付款给客户效劳公司。“三包外缸体采购流程及费用结算备件配送中心传缸体订货方案经理审核签字到备件。备件将发动机采购订单传至备件采购室。备件采购室依据处长审批意见下发的缸体采购方案负责缸体的采购。备件经销室开销售发票、发运通知书。备件储运室按发运通知书打缸号并发运。缸体打字按每台150元收费缸体费用挂帐到各配送中心，由各配送中心向用户收取。为防止市场上发动机缸号的重复，备件配送中心负责旧缸体的收回或原缸体号码的销毁。“三包内发动机采购流程长安效劳商在VIP系统中提出发动机“三包申请。客户效劳部技术处、河北长安客户效劳处、南京长安客户效劳处三个部门各自审核的“三包申请单质量信息卡：7并报经理签字。各部门将批准的质量信息卡、发动机订单和?发运委托申请书?附件8传客户部备件处。联系方式： ：023 ：023备件将批准的质量信息卡传备件采购室。备件采购室下采购方案，负责发动机的采购。备件经销室负责启票给申请，并开出发运通知书。备件储运室接到质量信息卡和发运通知书后负责打发动机号并发运到提出申请的效劳商处。发动机的销售费用挂帐到委托发运的部门。客户效劳公司与各委托部门结算费用。“三包内发动机采购费用结算三包发动机的运费由客户公司承当按照2005年运费政策实施。发动机总成材料费由各委托发运部门承当。客户效劳公司每月底与客户效劳部技术处、河北客户效劳处、南京客户效劳处对接发动机材料费，各委托部门付款给客户效劳公司。“三包外发动机采购流程及费用结算备件分公司传发动机订货方案经理审核签字报备件管理室，报备件处处长审核签字后传备件。备件将发动机采购订单传备件采购室。备件采购室依据处长审批意见下发的发动机采购方案负责发动机总成的采购。备件经销室开销售发票，发运通知书。备件储运室按发运通知书打缸号、发运。缸体打字按每台150元收费缸体、发动机费用挂帐到各配送中心，再由其向用户收取。为防