文件编号：ATCOCMS-XZ-09 周会管理规定 版本：A0 周会管理规定文件编号: MS-XZ-09 文件类型： 管理规定 文件版本： A0 编 制： 批 准： 2012-3-23 发布 2011-3-23 实施2/6文件编号： MS-XZ-09 周会管理规定 版本：A01 目的为规范公司周例会的组织管理，保证周例会的效率和效果，更好的实施周工作计划总结管理和会议督办任务单体系，特制定本规定。2 适用范围适用于公司周例会管理的全过程。3 定义4 职责4.1计划管理专员a) 负责在周会上汇报各部门周工作计划总结的统计、分析情况；b) 负责公司周会的组织、考勤、纪律管理；c) 负责公司周会会议纪要的撰写；d) 负责公司周会部署的重要工作的计划落实、跟踪监控、完成效果验证和汇总统计。4.2 各部门负责人a) 负责在周五汇总本部门周工作完成情况，编制部门周工作计划，做好周会准备工作；b) 负责在公司周会上汇报本部门周工作计划和周工作总结；c) 负责在公司周会上汇报、分析、总结【督办任务单】本部门未完成工作项。5 工作程序5.1流程图5.2会议准备5.2.1部门负责人周五15:00之前完成部门周工作总结、下周工作计划、对于本周未完成工作项原因的分析总结以及其他周会汇报材料。5.2.2计划管理专员汇总统计各部门周工作计划和总结，编制【各部门周工作计划执行成效统计表】，【督办任务单工作完成成效汇总表】等周会汇报材料。5.3会议组织5.3.1 会议时间：公司周会于每周一上午10:00至11:00召开，会议时间为1小时。5.3.2 会议地点：公司大会议室。5.3.3 与会人员：公司管理层、各部门经理和相关部门负责人。5.3.3会议主持：主持人为行政管理部门经理，负责管控会议进程、议程转换和控制会议时间。5.3.5 会议通知：周会会议通知由行政部秘书发布，如会议时间更改则另行通知。5.3.6会议考勤：计划管理专员进行会议考勤管理，组织填写【会议签到表】，原定参会人员如因故不能参加会议，需经总经理准假后应指定代理人，并告知计划管理专员。5.4会议议程5.4.1计划管理专员按照【周工作计划执行成效统计表】，汇报各部门上周工作计划完成总体情况，宣布周计划管理考核奖惩结果。5.4.2计划管理专员按照【督办任务单完成成效汇总表】汇报以前周会议决议形成的【督办任务单】中应完成工作项的实际完成结果，宣布督办事项的考核结果。未完成的督办工作项，由责任部门负责人分析总结未完成的内外部原因。5.4.3各部门负责人汇报本部门上周工作总结和本周工作计划，周工作总结部分重点进行未完成工作的原因分析，找出工作未完成的内外部原因，形成工作改进思路和策略。5.4.4 公司总经理听取各部门工作汇报，进行点评、总结和重要工作事项部署。5.5会议纪律5.5.1周会迟到者每人每记录“周会迟到一次”，超过10分钟的记录“周会严重迟到一次”。5.5.2会议中所有手机应调为振动或关机。手机未调成振动或静音，记录“周会违纪1次”。5.5.3 除特殊情况外，会议中不得在会场接、打电话。5.5.4 会议进行中，未经总经理允许不得中途离席。5.5.5 不可随意打断他人发言；个人发言重点突出、言简意赅，注意时间控制。5.6会议纪要5.6.1会议结束后一个工作日内，计划管理专员完成会议纪要的撰写并交由行政中心秘书呈批。5.6.2会议纪要签批后由行政中心秘书下发执行并备案。5.7会议决议事项的落实、跟进和考核计划管理专员负责落实周会决议事项的责任人、完成时间、完成标准，形成会议督办单，对决议事项进行跟踪和执行结果考核，详见会议督办管理办法。6 记录QR-XZ11-02【会议签到表】7 相关文件MS-XZ-08周工作计划与总结管理规定MS-XZ-07 会议督办管理办法8 修改历史版本号变更简要说明日期变更人实施日期：2012/3/23 修订状态：新增文件 页次： 4 / 4