资源预览内容
第1页 / 共12页
第2页 / 共12页
第3页 / 共12页
第4页 / 共12页
第5页 / 共12页
第6页 / 共12页
第7页 / 共12页
第8页 / 共12页
第9页 / 共12页
第10页 / 共12页
亲,该文档总共12页,到这儿已超出免费预览范围,如果喜欢就下载吧!
资源描述
办公室管理形成性考核册答案办公室管理形成性考核册答案 作业1 1将办公室实务工作的简要内容填入下列表格,内容基本相同的填在一行中。 办公室实务工作一览表 序号国内一般性 国外一般性 国内企业 1 文书撰写 按上司的口头或书面指示完成信函。 记录上司指令及会谈、会议内容 2 文书制作 复印资料。 打印文稿及表格 3 文书处理 在权限内按自己的意思发出信函。 信函和邮件的处理。 4 档案管理 档案管理。 5 会议组织 安排会议事务,并做会议记录或纲要。 记录上司指令及会谈、会议内容。 6 调查研究 协助上司准备书面的财务报告、研究报告。 7 信息资料 准备好公司要公开的资料; 收集及整理各种信息 8 信访工作 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。 9 接待工作 接待来访宾客; 接待宾客和员工的来访。 10 协调工作 以电话往来维持和外界的良好公共关系。 11 督查工作 督导一般职员或速记员。 12 日程安排 替上司定约会并做好记录; 13 日常事务 阅读并分类信件 通讯事务、电话; 14 办公室管理 办公室环境的布置和整理,保管办公室设备及用品 15 其他临时 以速记记下上司交待的事项; 执行上司交办事项 交办的事项- 16 替上司申报交纳所得税及办理退税。 17 外出办事,如银行、邮局等。 2、公用易耗品主要包括哪些? 办公用易耗品主要有: 信封、纸张; 软盘、光盘等; 铅笔; 圆珠笔; 签字笔或钢笔; 修正液或修正带; 印盒; 各种小型机器,如订书机、打孔机、装订机、日期 号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等; 小刀; 日历等; 其他,如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大 头针、纸夹等。 3、简要阐述文员工作的三个步骤,相互关系如何? 文员工作分为三个步骤:计划、实施和检查。 计划的步骤,要充分了解即将开始的工作内容,并思考以什么方法进行效率会最 佳。 实施的步骤,要注意:同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行;上司所指示的 工作无论是哪一种,都要正确地实施;配合上司预期的期限。 检查的步骤,要分析计划和实绩的差异,并把以前进行过的工作或别人做过的工 作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。 其次,说明三个步骤之间的关系。 三者的关系为: 先作计划,付诸实施,然后检查结果,围绕“计划实施检查”这样一个滚动的 过程开展。三者相互联系形成一个循环。 文员首先要仔细制定计划,然后根据这个计划去实施,并严格检查其结果,使得这个结 果对下一次的计划有所帮助和启示。 4、按照“优先顺序”处理工作原则,虚拟一份半天或一天工作计划书。 本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子,自己制定一份计 划书,不要抄袭。 5、从下列文员工作方法中,任意选择一种或两种,谈谈你的工作体会或对此工作方 法的认识。 1请示方法和报告方法; 2计划方法和总结方法; 3受意方法; 4传达方法; 5进言方法; 6变通方法和挡驾方法; 7分工方法与合作方法。 受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意和间接受意。 受意方法要注意: 善于领会上司意图,不要曲解上司意图; 备好记录本,记录下指示要点; 注意倾听,用心判断指示的用意; 必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话; 如有不同意见,可以公开提出,但要言之成理,并要注意方式、态度; 接受指示后,要不失时机地贯彻实施。 结合实际谈体会。 我曾经经历过一件事情,使我充分认识到,在受意时,充分做好记录的重要性。 才开始工作时,我到一家房地产公司当文员。有一天,总经理把我叫到办公室让我写一 份公司的简介,内容要包括四个部分公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、 公司取得的成绩。当时,我没有经验,没有带上记录本,记录下指示的要点;事后,又怕显 得自己没有能力,而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写,结果写出来的简介根 本就不行。后来,我再次向总经理询问,并备好了记录本做好了记录,根据总经理的授意, 才写出了各方满意的公司简介。 从这个事情中,我体会到了在受意时,做好记录的重要性。 注意:同学们在回答这道题的时候,可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按 照以上的思路作答;而且要注意结合教材,联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识 点,又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受,同学 们在回答本题时要加以注意。 作业2 一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。 都应先问好,再传达自己的信息; 都应保持耐性、热情的态度; 通话结束,应让对方感受到自己愉快的心情; 都应简明扼要表达自己的意思。 异: 打电话应首先查清楚对方的电话号码;接电话应等电话铃响24声就接听。 打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍;接电话则没有这一步。 二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途,比较其与一般会议的不同, 谈各自的优劣或应注意的地方。 基本用途: “电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈,共享文件、图表、录象 带等资料。 “交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国 际、国内或本市的电话会议,声音清晰宛如一室。 两者与一般会议的不同: 可以消除时空上的局限性。 各自的优劣: “电视会议” 优:通达范围广,消除时空上的局限性,生动形象;劣:技术上的要求较高。 “交互式电话会议” 优:方便、省时、高效,消除时空上的局限性,具有保密功能、报数功能和欢迎词播放 功能;劣:费用高,技术含量高。 三、简要回答邮件分拣的一般标准。 按照收件人的姓名分拣; 按照邮件的重要性分拣; 按照收件部门的名称分拣。 四、怎样处理上司不在时的邮件? 本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案,在此不再详细说明。 五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访? 上司正在开会时; 上司繁忙时; 上司即将外出时; 远道来访或有重要事情的来访时。 六、七 作业3 一、日程安排计划表的种类大致有几种?试以其中一种为例,编制一份预定表。 日程安排计划表的种类: 年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动,及有关公司的活动事项一览表, 所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年 度的活动事项整理成表,再通知各部门。 月预定表、周预定表、日预定表。 月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划,以一个月为单位,填写该月要进行的 会议、面谈、出差、访问等预定计划。 周预定表是一个月预定计划中的一周计划,此预定计划比月预定表更详细。 日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划,进一步以时间为单位,详细地预定从 早到晚的业务活动。 各种预定表的编制请同学们参照教材P.166P.170上的例子,编写。 二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面? 提神醒脑的服务。 上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落,文员可适时端些饮料或准备湿毛 巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情,使上司能精神焕发地工作。 私事方面的协助。 协助的方法应视实际情况,其一是与业务有关的部分,另外是上司身边的纯粹私事: 特别指示事项的时候虽然是上司的私事,但以为关系到上司的形象问题,所 以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事,使上司得到充分的便利。 纯私人性请求时遇到这种情形,就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的 关系来协助他解决私人的事务。 财物管理。包括: 薪金收入管理薪金收入达到一定的金额,或有两种以上收入来源者,以及薪 金以外有超额的收入,都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候, 由文秘人员保管单据,以备申报所得,或直接替上司办理申报手续。 支票往来的管理最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票 簿与印章分别收藏,以避免被盗用冒领。 其他。如每年的各种节日,上司收到礼物,有时要文秘人员代写致谢函,并做纪念保管。 3第三题主要是给同学们提供了一个编写“工作任务单”的范本,同学们可以学习一 下。最好能够根据这个范本,结合自己的工作实践,编写一个“工作任务单”。 作业4 一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。 口头语言的基本特征: 语音听过就立即消失,但语义让人明白了,可能留在记忆中;所以发声要清楚, 尽可能说得通俗、生动、规范,使人一听就明白,并留下印象。 有重音。口语中,需要强调的成分,都是通过重音表达的。 有歧义。因为汉字一音多字。 口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如,庄重的场合,口语应规 范、简明些;休息时间,口语可生动些,语调也可轻松、愉快些。 敬语使用的一般场合: 对于自己尊敬的人,当然会使用敬语。 与并非熟悉的人或是在正式场合也需要 使用敬语。 敬语一般针对: 年长或比自己辈分高者;具有较高职务、职称或社会地位者;给自己恩惠者; 有求于对方,或希望得到对方帮助,或好感者。 二、简要阐述社交话题的选择。 合适的话题包括: 谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题,如合作意向等; 一般人喜闻乐见的话题,如天气、时事新闻、体育报道等; 显示地方或民族色彩的话题,如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人 情等; 比较高雅的话题,如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等; 积极、健康的生活体验的话题; 风趣、幽默的小故事,无伤大雅的笑话,有时也能活跃气氛。 不合适的话题包括: 应当忌讳的话题。如个人私生活等。 令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。 过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。 自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。 夸耀自己的话题。 庸俗的、色情的话题。 不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。 三、印章的使用主要有哪几种形式,其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何?
网站客服QQ:2055934822
金锄头文库版权所有
经营许可证:蜀ICP备13022795号 | 川公网安备 51140202000112号