个人工作的时间管理个人工作的时间管理第一课：时间的特性时间的意义。人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。 无论我们做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，管理时 间的水平高低，会决定我们事业和生活的成败。每个星期有168个小时，其中56个小时在睡眠中度过，21个小 时在吃饭和休息中度过，剩下的91个小时则由我们自己来决定做什 么-每天13个小时。如何根据我们的价值观和目标管理时间，是一 项重要的技巧。它使我们能控制生活，善用时间，朝自己的方向前进， 而不致在忙乱中迷失方向。世界上最快而又最慢，最长而又最短，最平凡而又最珍贵，最容 易被忽视而又最令人后悔的就是时间。时间是一种宝贵的资源，没有什么东西可以取代它的位置。一旦花过之后，时间就会永远消失。时间具有以下基本特性。时间的不可替代性：时间是任何资源都 替代不了的。时间的不可逆转性：时间是一维的，只能按照过去、现 在、未来的方向流逝。时间的可变性：时间既是常数又是变数。它公 平地给人以每天24小时、86, 400秒；同时，它也最不公平，因为 它给任何人的都不是24小时、86,400秒。善用则长，荒废则短。时间对于不同的人，体现的价值是不同的。时间价值意味着：对 于出租司机，每月可赚4500元；对于一位销售经理，每月绩效目标 就是100万元；对于一位副总经理，每月绩效目标就是1000万元。 每天的价值，对于一位司机是150元；对于一位销售经理就是4.545 万元；对于一位副总经理就是45.45万元。每小时的价值，对于一位 司机是12.5元；对于一位销售经理，就是5682元，而对于一位副总 经理就是5.682万元。每10分钟的价值就分别是2. 10元、950元 和9500元。第二课：管理我们的“个人帐户”一时间时间管理的内涵主要包括两方面：做我们真正想做的事；获得长 期的满足感。做我们真正想做的事：尽早地学着把心思真正集中到自 己一生中想要完成的事情上，这是一种很好的训练。当我们进行有关确定做事的轻重 缓急以及怎样管理时间的训练时，这点很重要。时间管理是一种能力，是一种决定生活中什么东西重要的能力。 透过时间管理，可以看出人的价值观和人生观。很多人花在考虑如何 度过一个假期的时间，远甚于为人生大计作打算所花的时间。他们没 有想到这一点：究竟哪一个更能带来长期的满足感？为何要进行时间管理：良好的时间管理使我们的生活有能力保持 平衡状态，或者让我们发现不平衡的地方。譬如：我们是否把过多精 力投入到工作中，而忽视了休息、密友、家人呢？时间管理是许多人 必须努力掌握的技能之一。很多人都拥有这项技能。于是，对于那些 没有这种技能的人，他们的潜力便不能得到很好的发挥，取得的成就 也就不能够体现他们应有的能力。个人时间资本分析。假设我们的退休年龄是60岁，现在年龄是 30岁，我们所拥有的工作资本是60,240小时；工作日休息资本是 22,590小时；而我们能够在假日休息资本是41,040小时。个人的时 间资本随其寿命不同而各异。即使一天工作16小时，一个人在其职 业生涯中拥有的工作时间亦只有160,640小时。即使把工作时间资本 和休闲时间资本合在一起，一个人拥有的时间亦不超过区区数十万小 时。你的时间损失不外乎集中在以下几个方面：1.目标设定方面的时 间损失；2.设定计划方面的时间损失；3.做决策方面的时间损失；4.工 作组织方面的时间损失；5.工作开始时的时间损失；6.每日安排上的 时间损失；7.信息沟通方面的时间损失。请判断哪些是造成时间消耗的因素？造成耗时的因素有：电话/ 不速之客的干扰/会议/杂乱的办公室/做无用的尝试/不会说“不”/想法、 尝试过多/做白日梦/记忆力差/怨天尤人/压力、紧张/缺少反馈/缺乏 自我约束/不充分的工具与设备/不耐烦、急躁/信息不完全或信息来得 迟/过多的文案、邮件、读物/对交派下去的工作很少检查/不懂先做该 做的事/错误的倾听。第二单元规划你的时间第一课：个人目标的设定。目标设定的原理：人类的行为可以分为三种。第一种是：目标导 向行为，就是为了达到目标所表现出来的行为，如为满足饥饿的需要而寻找 食物或准备食物。对目标导向行为而言，动机强度随这种行为的进行 而增强，直至目标达成或遭受挫折而停止。第二种是：目标行为，就 是直接满足需要的行为，如进食。目标行为开始后，需要强度就有减 低的趋势。第三种是：间接行为，就是与当前目标暂时无关系，而为 将来满足需要做准备的行为。目标设定的五个原则：目标设定的第一个原则是目标的具体性。 必须用可以核实的事实来描述。要切中特定的目标，而不能笼统。把 目标尽可能具体地表达出来是一件重要的事情。如果不能具体的话， 要为目标设定一个行动计划并分为各个具体步骤就很困难了。第二个 原则是目标的可衡量性。目标一定是可以量化的，验证目标的数据或 信息，也一定是可以获得的。一旦我们具体地、明确地确定了之后， 下一步就是决定如何去衡量。如果很难进行衡量，那实现起来就会有 困难。我们经常会听到身边的同事说：“我得减肥了。”问题是，减多 少？如果把目标设定为一个月减掉5斤，那么就可以说是拥有了一个 可衡量的目标。原则之三是目标的可实现性。目标在付出努力的情况 下可以实现，避免设立过高或过低的目标。用刚才减肥的例子，一个 月减掉5斤是可以实现的。但要想在一个月里减掉20斤就不那么容 易了。即使我们靠极端的方式达到了这个目标。一旦你恢复到原先的 生活方式，体重必定会反弹，无法达到预期。这说明了确保目标可实 现的重要性。目标设定的第四个原则是目标的现实性。目标是实实在 在的，可以证明和观察的。制定目标时要注意切合实际。有些目标因 为脱离实际而没有意义，比如，掌握世界上所有的语言。目标设定的 第五个原则是目标的时效性。为目标确定一个实现时间，就会加强采 取行动的紧迫性现在就开始，不要往后拖。目标设定的7步骤是：1.先拟出你期望达到的目标;2.列出好处； 3.列出可能的障碍点；4.列出所需的知识、协助、训练等资讯；5.列出 寻求支持的对象；6.拟订行动计划；7.制定达成目标的期限。分解目标的方法，可以形象地理解为剥洋葱法。如图，人生的目 标，好比一个洋葱，如果从洋葱外层剥起，就可以直面我们的日常行 为，涉及到近期现实的目标。随着层层剥离，我们发现，人的成功失 败，关键因素正是日常“琐事”所致，不是我们常常认为的“运气”。导 致人与人之间“运气”差异的正是我们的日常行为积累。按由将来到现在、由大到小、由高到低的顺序依次递进将目标分 解为：1.首先需要找到自己的梦想，然后将梦想明确化，变成人生的 终极目标。终极目标最有效的方法是制定自己的人生使命宣言或信条。 2.将人生终极目标演化成为人生的总体目标。人生的总体目标以1-2 个为宜。3.把总体目标分解成若干个5-10年的长期目标。4.再把每一 长期目标分解成若干个2-3年的中期目标。5.继而再把每个中期目标 分解成若干个6个月到1年的短期目标。6.进而，再将每一个短期目 标分解成月目标、周目标、日目标，最后落脚于“此时此刻”该干哪些 具体的事情上。第二课：规划我们的每一天。正是这些看似微不足道的小事在影响着我们的职业发展，当然还 有个人生活和学习。对于很多人而言，他们并不缺少宏图远志，也极 富聪明才智。但就是这些琐碎的事务、不良的习惯成为了个人发展的 瓶颈。事实表明，制定好每天的计划有很多好处：减少做决定所花的时 间；明确每天努力的方向；增加工作的积极性；提高工作的质量。通过6个步骤可以制定一天的时间表，这个6步骤的正确顺序是 什么呢？ 1.每天腾出15分钟时间制定当天计划；2.写下我们要完 成的这一天的任务；3.给这一天的任务制定时间顺序；4.估计每项 任务所需时间的长度；5.给每项任务分配时间；6.把每项任务填入 时间表，提醒自己某个时段该干什么。如果使用不当，电话也很容易导致时间的浪费。打电话时，一些 会导致浪费时间的习惯是：过多的社交闲谈；没有用纸和笔记录一些 有用的东西；没有准备好说什么；没有给出确切的答复；不得不接听 所有打进来的电话；在做非常重要的事时打电话；不认真听取电话的 内容。如果我们在电话上总是浪费时间，请试用以下4个方法：1、 用笔和纸写下要打的电话。无关紧要的电话或是与工作无关的私人电 话请略去。2、打电话时请尽量围绕主题。避免漫无边际的闲谈。3、 站着打电话。这样可以加强紧迫感，避免把打电话作为一种休息。4、 增强自己的语言技巧来结束电话。如果使用不当，计算机、网络也很容易导致时间的浪费。使用计 算机时，应注意：整理电子文档：1.在系统中创建工作文档。2.把要 长期保存的文档移入适当的文件夹，及时删除不需长期保存的文件。 3.在桌面上创建快捷方式以便能直接进入工作文档。管理email： 1.收到email立刻处理。2.读完 email后立即从邮箱中清除。3.创建专门的文件夹保存email。不在英 特网上浪费时间：1.收藏你感兴趣以及有用的网址。2.熟悉几种不同 的搜索引擎。3.上网要有目标，不要对不相干的信息过于好奇。第三课：提高效率使你的时间增值高效的10条法则包括：1.利用计算机；2.别做完美主义者； 3.避免使自己承受成为创新者的压力；4.在不同工作之间做变换； 5.别浪费时间在还未接到的项目上；6.制定不随意更改却适宜的截 止日期；7.保护并珍惜自己的时间；8.保持专心一致；9.制定工 作目标；10.做自己喜欢做的事。工作高效法则之一是利用计算机。各行各业中想要增加工作效率 者，都得利用个人计算机的最新软件来做好工作。利用计算机，可以 让我们事半功倍。高效法则之二是别做完美主义者。如果我们发现再 多花努力，也不会让最后的成果有显著的改善，那就别再为这项工作 过度烦恼了。做得好，但别要求做得完美。顾客没有时间和精力追求 完美，对大多数的项目来说，做好95%-98%就已经相当好了。应该注 意的是，这不同于产品和服务的质量管理项目。高效法则之三是避免 使自己承受成为创新者的压力。当我们进行每个项目时，千万不要为 了重新创造不同方法或要做得更好而觉得有压力。别被一些错误的想 法所阻碍，认为自己就得揭发一些事实真相，或是得提出创见给老板。 一般情况，大多数成功的企业解决方案，都是一些为符合特定需求， 整理出来的常识罢了。高效法则之四是在不同工作之间做变换。就算 我们自认为是专家，也要做一些专长以外的项目。在工作时间表中注 入一些变化。安排每日时间表时，记得一天当中最好能变换工作1-2 次。变化能为工作增添乐趣。高效法则之五是别浪费时间在还未接到 的项目上。在我们开始进行项目前，先把契约、订单及最后预算拿到 手再说。对于那些后来可能接不到的项目，别浪费时间在上头。先得 到老板或客户的正式许可，再开始进行项目，因为既然取得了许可， 当然就可以投入热忱去做。高效法则之六是制定不随意更改却适宜的 截止期限。工作高效率的人会指定截止期限并严格遵守。没有截止期 限就很难有做事的动机。在制定截止期限时，别把期限订得太紧。试 着多留几天宽限，以免发生意外。比如：资料找不到、外包因故延迟、 最后关头做更改，或是另一项急迫的项目必须先花时间处理。高效法 则的第七条是保护