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第二节人事管理规定一、事务处理细则(一)总则第一条本办事细则依照本公司组织规程制定。第二条本公司一般业务行政管理,悉依本细则规定办理,其未经规定事项,适用有关作业程序。(二)分层负责第三条为提高工作效率,严密管理业务与行政,实施分层负责办法,特划分各级主管职责,以处理所属业务。第四条总经理职责:依据有关规定,领导监督所属部门人员,管理本公司全盘业务。第五条总经理助理职责:1对于个案研究分析与可行性方案拟议。2本公司重大兴革事项建议。3协助总经理处理公司重要业务或特定业务。第六条总经理秘书职责:1协助总经理处理公司公文行政作业事项。2文稿的撰拟、修校、翻译与档案保管事项。3公司会报议程编排及法律事务联络。4协助总经理追踪、查催各部门应办事项。第七条专案工作人员职责(简称专员):1执行总经理交办专案的研究、企划、分析、调整。2必要时可应各部门主管申请或总经理指派,对各部门主管提供建议或技术支援。第八条室、部负责人职责:1承总经理或副总经理指示,负责处理职责有关各项业务。2业务范围内各项规定及其工作方案的拟议。3业务范围内工作进度、业务绩效及其利弊兴革的报告与建议。4对所属人员(含配属)的工作绩效与生活行为考评。5审核有关作业文件,视其性质内容,决定初步处理方式,并对所属人员提出要求。6业务范围内紧急事件权宜处理或立即转呈核示等。7业务内涉及其他单位的协调联系。8向总经理提供政策性建议。9代行文稿或以室、部、科等一级单位名义行文范围:(1)处理要点已经签奉核准,按照规定程序具备手续,其业务内不涉及其他部门职责。(2)研究计划方案,撰述工作报告所需资料的搜集或其意见的征询。(3)查催该业务有关文书报表。(4)其他规章所示授权该室、部、组(科)自行处理的文件。第九条各部门副部长主管或专案工作人员职责:1依据作业程序所示要求及上级主管指示,处理该部门经常业务。2工作范围内作业程序的研拟。3妥善分配所属及配属人员工作,并确实督导达成工作要求,考核其工作表现与工作成果。4择拟签稿,并就所属人员签拟作业内容、引用规章体例、措辞等,审阅其是否翔实妥当。5业务内有关各项应用资料搜集、汇总、分析。6业务内定期作业报告统计资料编制。7业务范围内重要工作动态核签。8主管业务的检查改进与研究发展。(三)业务分工第十条为明确划分各部门业务权责,分别制定下列条例。第十一条综合管理办公室掌理下列事项:1公文处理程序的拟订与实施事项。2公文的收发、登记、编号及分送事项。3文稿的撰拟、修校、翻译、封发与档卷保管事项。4公文查催与追踪事项。5公司会报议程的编排及记录印发保管事项。6各项通知撰拟协调事项。7总经理办公会有关文书处理,会议程序编排,记录印发保管事项。8综合性计划、报告撰拟事项。9有关本公司印信事项。10法律事务联络处理。11公司重要合同保管与联系及条文增删修改的建议事项。12公司大事纪要汇总记载。13专案研究、调查、计划的建议处理事项。14秘书业务及一般性公共关系。15图书、文物的搜集、整理、保管。16与顾问联系协调事项。17总经理临时交办事项的协调处理。第十二条资产财务部负责下列事项:1财务管理与会计制度的研究、设计。2年度预算的拟订、执行。3财务计划的拟订、执行及控制。4年度预算的汇编、控制及执行分析。5会计凭证的编制、审核及保管。6会计账册的登记、处理与保管。7税务会计事项的处理。8成本的计算及分析。9结算及决算报告的编制。10账目及存货的盘查。11应收账款的整理及催收事项。第十三条本公司综合管理办公室下属行政、IT信息管理人员负责下列事项:1资产管理事项。2电脑化内部档案系统作业事项。3人事、日常事务的企划及管理事项。4每天财务收支管理事项。5本公司行政事务注意事项。(1)关于厂区人员、物品等出入管理事项。(2)关于厂内安全卫生事项的维护。(3)关于员工伙食的供应事项。(4)关于厂区其他事务的处理事项。第十四条商务部负责管理:1开发客户的计划及其实施。2客户订单的接洽、估价及其联络事项。3客户订单作业、设计完稿的处理联络事项。4客户订单印刷及运送处理事项。5客户货款收缴及催收事项。6客户间的联络及维持长期关系所必须注意的处理事宜。7同业行情收集、研究并反馈给公司。8达成业务目标是一切努力的最终目标。(四)服务守则第十八条各级工作人员应遵守的规定:1恪守员工服务准则。2各级工作人员对该部门业务有关的作业规定、专业知识决定其业务的发展,所以应力求充分了解,并须经常研习。3各级工作人员均应遵照本公司各种规定与要求,根据上级指定分配的工作与职责,接受上级指导,达成任务,同时尊重同事的职责,本着分工合作精神,互为联系,力求配合。4各级工作人员处理公司业务,选拟文稿应注意下列要点:(1)处理具体事务必须全面了解情况。(2)提供的建议、意见必须确实可行。(3)各项要求必须贯彻始终。(4)人力、财力必须合理运用。(5)观察评判必须公正客观。(6)称谓、数字必须准确无误。(7)确保业务机密。(8)不得积压公务。(9)恪尽职责,防止一切可能发生的危险及损害。(10)对每一问题多加思考,积极献策。(11)维护公司权责与荣誉。5各级工作人员对于该部门业务研究处理,应有自己的处理方法,除有特殊事故,或规定欠明,不能自行决定外,不得事事呈请上级核示,推诿责任。6各级工作人员差假外出,必须觅妥代理人或由该部门主管指定代理人,代理期间的职权行使,应由代理人负责。7各级工作人员,均应按照规定工作时间到达工作场所,公务闲暇时自行研习业务有关书刊,不得有影响工作形象及妨碍他人工作的不当行为。8服务成绩优异者或违反以上守则规定者,应由主管部门查证事实,分别视其情节轻重,依据人事规定,给予奖励或惩处。(五)综合核实第十九条各部门负责的各项业务,均应悉心斟酌,就其工作内容、工作要求、工作方法、作业流程等分别制定管理规章、业务范围、工作程序等呈准施行,作为该部门处理业务的准则。第二十条各级工作人员,应就该部门主管交付的任务,按照有关规定,具述职责内容(工作说明书)送请人力资源部详鉴查核,以专责成。第二十一条本公司为谋业务行政的兴革、改进及经营事业的发展,可视个别事实需要,临时指定人员设置小组或委员会,待相关工作结束,即行解散。第二十二条本公司定期或不定期召集主管及有关人员举行业务交流,决议通过的事项应严格执行。第二十三条有关室、部定期或业务会报比照办理,但会报决定事项关系到业务成败的,仍须签报上级核准办理。二、人事作业程序(一)总则第一条为使本公司人事作业正规化、制度化,能在有序可循的情况下,使本公司人事统一、脉络一贯,并加强人力资源部与各部门间的了解,借以更密切配合,提高工作效率,特制订本程序。(二)职能第二条人力资源部设部长一名,负责下列全盘人事业务。1依据公司业务需要,研究组织职责及权责划分的改进方案。2配合公司经营目标,依据人力分析及人力预测的结果,拟订人力资源发展计划及人员编制数额,并根据人力发展计划,筹划各项教育及训练。3设计、推行及改进人事管理制度及其作业流程,并确保其有效实施。4经与各部门主管会商,拟定每一职位的工作标准及其所需资格、条件,以求适才适所。5依生活水准、薪资市场情况及公司政策,建议研订合理的员工待遇。6制定各项员工福利与工作安全措施,并维持员工与公司间和谐关系。第三条人力资源部另设专员及办事员各若干名,分别负责下列工作:1专员:(1)行政公文处理;(2)员工征信调查及对保工作;(3)招募行政工作;(4)考绩行政工作;(5)培训工作。2办事员:(1)资料档案管理;(2)劳保行政工作;(3)考勤行政工作。第四条人力资源部组织关系:1受总经理任指挥及监督,并向其直接报告。2以诚恳友善的态度与其他部门协调、联系,并就其所提出的有关本部门工作的询问、质疑予以解答。3在权限内督导各部门有关人事事宜。4为达成本公司的任务,与其他有关方面建立并保持必要的联络。(三)组织第五条为了完成本公司的任务与目标,而将应处理的工作做适当安排,对所有员工贯彻执行,制定本公司“组织系统表”,并视情况每年定期检查修订。(四)体制第六条区分组织中纵的性质与横的程度及其交错的结构体制,据此而设定本公司“职位(等)及职称配置表”作为人事管理基础。(五)工作分析第七条公司确立组织体制及人事措施实行前,须将各项工作职责的任务,以及工作人员的条件等予以分析研究,做成“职务说明书”作为人事行政的依据。(六)分层负责第八条为明确划分各层人员的人事权责,拟定“人事权限划分表”,表中所列的权责,各层人员均应确实负责办理,不得借故推诿,实施时如遇困难或特别事情发生,应向上一级人员请示后予以处理。(七)编制第九条本公司为推行业务及基于人事预算控制,对各部门可设职称及可用人员数量予以规定,订立各部门编制汇总表并视情况每年定期检查修订。(八)人力控制第十条根据编制,本公司定期召开人力检查会,就现有人员适职与否、流动率、缺勤情况及应储备人力及需求人力做正确、客观的检查建议,作为人力资源部研订人力计划,办理开拓人力来源的参考依据。第十一条人员拨补申请作业程序如下:1各部门如须增补人员,先至人力资源部领取“人员增补申请单”,填妥后汇人力资源部办理。2人力资源部接到申请单后,应调查所申请人员是否符合编制需求,其职位薪资预算是否在控制内,其需要时机是否恰当等问题。3人力资源部调查后,即就申请人员的来源做正确的拟办建议,呈总经理核准后,根据指示办理招募预备工作。4人员拨补申请单经批示完毕后,均应转回申请部门,人力资源部凭副本办理。(九)人员招聘与甄选第十二条人员招募作业程序如下1人力资源部收集一定时期内的求职人员信息,即行拟订招募计划,内容包括下列项目:(1)招募职位名称及名额;(2)资格条件限制;(3)职位预算薪金;(4)预定任用日期;(5)通报稿或登报稿(信息发布方式)拟具;(6)资料审核方式及办理日期(截止日期);(7)考试方式及日程安排(含面谈主管安排);(8)场地安排;(9)准备事项(通知单、海报、公司宣传资料等)。2信息发布:即将招募消息告诉大众及求职人,内容如下:(1)登报征求:先拟广告稿,估计刊登费,决定何时刊登何报,然后联络报社。(2)同仁推荐:以海报或公告方式进行。3应征信处理:(1)诉求消息发出后,会收到应征资料,经审核后,对合格应征者发出“初试通知单”及“甄选报名单”,通知前来本公司接受笔试或面试。(2)不合格者的应征资料,归档一个月后销毁,但有要求退件者,应给予退件。为了给社会大众一个好的印象,对所有未录取者发出“谢函”也是应有的礼貌。4考试:新进人员甄选考试分笔试及面谈两种方式。(1)笔试包括下列内容:专业测验(由申请部门拟订试题);定向测验;领导能力测验(适合领导级);智力测验。(2)面谈:由申请部门主管、人事主管、核定权限主管分别或共同面谈,面谈时应注意:要尽量使应征
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