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关于美国 Alpha 公司来本公司洽谈合作的接待计划为了安排好美国 Alpha 公司的代表来济南与本公司洽谈农产品出口的工作和各事项,顺利进行谈判工作,特制定以下接待方案:一、接待时间: 2012 年 11 月 15 日 16 日二、接待地点: 济南国际机场三、接待对象: Alpha 公司的一名采购经理、一名采购业务员和一名财务人员。四、接待负责人员:总负责:(负责整个接待工作的指挥与协调工作)接待组:(翻译人员,解说员,接待员)秘书组:(负责接待和谈判会议的相关文件起草文件资料)后勤组:(负责行程和会议谈判的酒店安排,会场布置和保安等相关工作)谈判组:(决策人,销售顾问,法律顾问,技术顾问,财务顾问,翻译人员)五、接待前期准备工作:(一)会场布置: 1、地点:公司 3 楼办公会议室; 2、通信设备、投影仪等展示工具; 3、会议桌椅、文具、其他会议中需要的资源、灯光通风、备用房间以及医疗卫生条件的准备。(二)相关部门的谈判:银行(货款的支付条件谈判) ;监管机构(国税、地税以及海关);检验检疫局(货物的质量的检验);报关行,海关(货物报关);货船公司(货物外运) ;保险公司(货物保险)。(三)食宿安排:济南倪氏海泰大酒店(早、中、晚)。(四)日程安排:日期具体时间行程安排地点参与人员15日上午10:00-14:00接机、休息、午济南国际 接待组餐和午休机场、济南某酒店15日下午14:30-18:00;谈判会议;晚餐公司会议 谈判组19:00-室、济南某酒店16日10:00机场送行济南国际 接待组机场六、经费预算:酒店住宿费(10000)+餐费(8000)+租车费用( 650)+会议杂务费( 1000)+后备费用( 5000)总计: 24650七、注意事项 :1、接待外宾的礼仪注意事项2、应急方案的准备3、控制经费预算4、做好整个行程以及谈判会议的记录工作。
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