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成都市中菌川派食品有限责任公司 函自财务部提交总经理关于原材料采购管理制度抄送各部门时间2014-05-19编号类别CDZHONGJUN-GL01-CW-2014-05190002重要性质绝密 紧急 一般处置类别请审批 请审阅 请存档 请传阅原材料管理制度为了规范原材料的采购和管理行为,保证原材料按质、按量,及时准确的入库、发出、结存,准确计算原材料成本,特制定本制度。一、原材料采购、入库、发出程序1、采购部根据生产计划、原材料库存量确定采购原材料的品种、数量,对原材料的质量、价格进行多家比较,确定质量合格,价格合理的原材料。2、大宗原材料采购必须签定“材料采购合同”,对采购材料的名称、数量、价格、质量要求、运费、交货时间和方式、款项的承付时间和方式、发票的开具签定清楚。“材料采购合同”必须送财务部一份留底。3、采购员将所购原材料交库管员验收,库管员对原材料名称、数量、外观质量进行验收,品控部检验原材料的质量。原材料合格后填制“原材料入库单”,经采购员、库管员、品控员及各相关人员签字后方可有效。4、“原材料入库单”一式三联,第一联(存根联):用于库管员登记“原材料明细帐”,第二联(财务记账联):采购员以此联和购料发票到财务报账,第三联(客户联):用于客户核对。5、不合格原材料,因情况不同做出拒绝收货、退货、换货、索赔等要求。6、领用原材料时,领用单位根据使用计划填制“材料领用单”。经本单位领导签字后,到库房领取。物管员见到填写清楚、内容完备、签字齐全的“材料领用单”方可按单发料。7、“材料领用单”一式三联,第一联(存根联):用于库管员登记“原材料明细帐”, 第二联(财务记账联):用于财务人员稽核材料发出及记账,第三联(客户联):领用单位留存并记账。8、库管员必须建立登记“原材料明细账”,每日根据出、入库单序时登记出、入库数量,并结出余额,以便随时掌握库存情况,保证帐实相符。9、每月最后一天,对材料进行盘点,库管员和财务人员一起对原材料进行盘点。如有盘盈、盘亏,编制“原材料盘盈、盘亏表”,按造成损失的原因确定责任人,并做出处理决定。10、每月盘点的同时,注意清查有无霉烂、变质、过期材料,如发现有以上情况, 立即以书面形式向财务部、总经理汇报,并共同鉴定,确认后立即作报废处理,同时按造成损失的原因确定责任人,填制报废申请书(一式两份)由财务部、总经理签字上报批准后下账。11、每月未库管员根据“原材料明细账”编制原材料收、发、存汇总表,与财务总账相对,于次月4日前报财务部。二、材料款项的支付。1、预付款的支付:采购员根据“材料采购合同”填制付款申请单,报总经理、部门经理、财务经理审批签字后,由财务部付款。2、采购付款及尾款的支付:采购人员凭所购原材料的发票、原材料入库单到财务部报账。财务报账后,根据“材料采购合同”,采购人员向财务部申请,财务部审核,经总经理签字,方可支付材料款。三、库房管理1、库房中必须要有通风设备,无潮湿源,无刺激气味源,无烟火源。材料离地 20CM,离墙 6CM,货物间隔 2CM,保证干燥;2、六防:做好“六防”工作(防虫蛀、防鼠咬、防霉烂变质、防渗漏、防火、防盗)【常用灭火剂分类:普通干粉、二氧化碳、物理方式】。【防鼠:库房有粘鼠板分布图,且与实际相符。库房入口挡鼠板高度符合要求(70cm),设置合理有效;服务中心车间外、厂区内有捕鼠器,完好有效,间隔2-5米。库房内粘鼠板干净、靠墙,间距2-5米。生产车间范围内严禁使用鼠药。防火:有灭火器分布图,与实际相符。入口有灭火器。灭火器合理有效。防尘:拆包物资有防尘措施。防潮:所有食品原材料、包装物离地离墙20 Cm以上保存。通风扇安装合理,通风时间按计划执行。防虫:库房内有防虫措施,若安装有灭蝇灯,其安装应避免污染食品原料及相关包装材料(1.5米),备有苍蝇拍。】3、分区:按使用方便分类和编码,分区、分类堆放整齐,尽量利用空间。分区通常为:原材料区、包装品区、不良品区、企划用品区、办公用品区、清洁用品区等。4、上锁:每个库房必须上锁,钥匙只能由物管员保管。不能有无门、无锁库房。5、不得在库房中蒸煮、吸烟和进食。6、清洁:保持库房无蛛网、碎屑、灰尘。7、化学品/杀虫剂:化学品有专门库房或货柜存放,杀虫剂需单独隔离锁存,进出需有记录,入库记录与实际相符。8、物资分类堆放,随时保持库房内整洁;9、编码立牌,标明分类、编号、名称,一物一签,签物相符;10、库房物资采用先进先出法,每次进货必须将先到保质期的材料调整出来,严禁出现过期、霉烂现象发生。11、已开箱使用的原材料无敞口存放,且必须在品控规定时间内使用完。12、接触食品的包装物无裸放。13、积压物资处理:保质期到期前尽量申请促销、调拨、退厂、变卖、换货,尽量不直接报废。14、采购物资未按时按量到货或库存物资达到最低预警时,须书面报生产经理及采购部。15、不合格品隔离分区存放,标识明显。16、价格保密:不得直接或间接泄露物资采购价格。四、附则1、本制度由财务部负责解释。2、 本制度从2014年6月1日起执行。审核核准签收1
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