海南国际会展中心有限责任公司 服务指南一引 言尊敬的客户：我们真诚地欢迎您来到海南国际会展中心！为使您尊享到专业、高效、优质、快捷的服务，敬请您仔细阅读本服务手册，以便我们做好相关的组织服务工作。我们海南国际会展中心服务团队，是一支精于奉献、协作创新的专业展会服务团队。我们本着以主办机构、参展商、参观者及与会者的需求为目的，以细致热诚的服务，帮助您的展会在场馆圆满顺利举办，让您在这里既能感受到海南国际旅游岛风光旖旎之美，更能感受到我们海南国际会展中心的服务温暖，使您更方便快捷地完成办展办会工作，使您前来场馆的商务之旅富有成效、轻松愉快。我们将深入了解贵展会的发展要求和您的服务需求，协调场馆各部门和展会服务供应商，高效快捷地为您提供一站式服务：在您签定场馆租赁合同后，由场馆客服中心牵头，向您提供会展策划、商务、报关储运、主场工程、会议餐饮、广告、安防消防、基础保障、清洁等专业服务。我们将根据展会特点为您制定周密的“展会综合服务方案”，合理、有序、按时保障展会需要的人力、物力、财力，现场提供专业安全的管理和服务，力争满足并不断超越您的需求，做到“服务水准努力追求超越行业标准，服务质量努力追求超越客户期望”。为了保证服务措施的全面落实，场馆各业务部门相互支持，职能部门对服务质量现场跟进与全面考评。我们时刻把客户的需求与意见，看成是对我们的一份信任和关爱。如果您遇到展会任何问题，请联系客服经理为您解决。如果您对我们的服务有任何意见，请拨打我们的服务监督热线。在海南荣升国际旅游岛的同时，文化、信息、技术正在以国际化的步伐向世界迈进，打造高端服务业仍然是唱响国际旅游岛的主题曲。迅速发展海南会展业，打造国际化一流的会展服务平台，是我们海南国际会展中心全体同仁的光荣使命。我们需要您的支持和鼓励，更需要您的鞭策和批评，让我们携手走向会展行业更美好的明天，预祝您的展会取得圆满成功！场馆咨询热线： 网站： 服务监督热线： 传真： 地址: 邮编： 海南国际会展中心有限责任公司 2011年1月二、活动指引（一）活动流程租用方向海南国际会展中心立项咨询项目立项要求：项目名称、组织机构、活动主题、活动内容、展品范围、租用时间、目标场地、使用面积、可行性报告、合作单位同意函、租用方营业执照复印件（需具备主承办展览会及活动的资格） 项目洽谈，签订场地租用合同项目分析、项目服务咨询、活动时间预定、场租等费用预算清单、服务介绍、资料提供、签订协议、支付定金 与租用方反复沟通，细化项目需求由指定负责人牵头，成立项目服务小组，向租用方提供一站式服务：商务、报关储运、主场工程、餐饮、广告、安防消防、基础保障、清洁等专业服务 办理行政相关手续布展一个月前办妥批文（国际展必备）、商品展销证、车证，布展20日前办妥消防、治安、广告等审批程序 主承办单位与场馆服务团队沟通落实项目综合服务方案商务方案、报关储运方案、清洁方案、保安方案、照明方案、空调方案、网络方案、悬挂方案、水电气接驳方案、场区规划、场地设计、预租、施工管理方案、会议方案、餐饮方案、广告方案等 项目现场服务与管理项目进入、举办、撤离周密安排、严格管理、安全服务，确定进入、举办及撤离租用区域具体时间 客户回访，项目结算撤展前一日召开客户回访会（撤展协调会），租用方填写满意度调查表，服务监督部门对各部门服务进行监督，撤展当日签字确认结算清单，主承办单位在展会结束后7日内付清余款，个别特殊情况现场费用采用备付金形式，场馆15天之内无息返还租用方多付费用（二）办理商品展销会登记指南一、法律依据1、商品展销会管理办法(1998年12月3日国家工商行政管理局令第86号修订)2、国务院对确需保留的行政审批项目设定行政许可的决定(国务院令第422号)第240页二、许可条件1、主办单位具有法人资格，能够独立承担民事责任2、具有与展销会规模相适应的资金、场地和设施3、具有相应的管理机构、人员、措施和制度（法律依据：商品展销会管理办法第六条）三、申请材料1、主办单位书面申请书；2、主办单位法人资格证明复印件（法人资格证明为企业营业执照复印件，加盖本企业公章，并注明与原件一致）；3、商品展销会登记申请书一式两份，内容包括：商品展销会名称，起止日期、地点，参展商品类别，举办单位银行帐号，举办单位会务负责人员名单，商品展销会筹备办公室地址、联系电话等；4、法人身份证复印件。法人与举办单位会务负责人不一致的，需提供本单位授权会务负责人委托书、会务负责人身份证复印件；5、商品展销会组织实施方案；6、商品展销会场地使用证明；7、外省企业到本地办展需提供其在当地注册机关办理的异地举办展销会核转通知书；8、其他需提交的文件。依照国家有关规定需要经政府或者有关部门批准方可举办的商品展销会，应当提交相应的批准文件。两个以上单位联合举办的会展活动，要提交联合举办的协议书及书面合同。四、申请表格申请举办商品展销会的请到海口工商市场规范管理科领取相关表格（或网上下载），并按说明或参照填表样式填写和备齐相关文件材料。网址：www.hkaic.gov.cn五、许可机关海口市工商局 市场规范管理科 地址：海口市坡博路l9号办理时间：每天正常工作日（上午8:30-12:00，下午2:30-5:30）咨询电话：0898-66772442（三）治安、消防报批程序一、举办大型群众性活动应当符合下列条件：1、承办者是依照法定程序成立的法人或者其他组织；2、大型群众性活动的内容不得违反宪法、法律、法规的规定，不得违反社会公德；3、具有符合本条例规定的安全工作方案，安全责任明确、措施有效；4、活动场所、设施符合安全要求。二、大型群众性活动的预计参加人数在1000人以上5000人以下的，由活动所在地县级人民政府公安机关实施安全许可；预计参加人数在5000人以上的，由活动所在地设区的市级人民政府公安机关或者直辖市人民政府公安机关实施安全许可；跨省、自治区、直辖市举办大型群众性活动的，由国务院公安部门实施安全许可。三、承办者应当在活动举办日的20日前提出安全许可申请，由安保主管部门根据活动情况决定是否进行消防检查。申请时，应当提交下列材料：1）展览会招展函2）主办单位批文复印件3）展览会举办场地平面图4）展览会工商登记证复印件5）承办单位营业执照副本复印件6）承办单位法人代表身份证件复印件7）承办单位法人代表无犯罪记录证明8）书面报告9）展览会安全保卫方案10）展览会主要活动安排表11）场地租赁合同复印件12）场馆安全检测报告13）大型群众性活动举办前消防安全检查情况注：按公安机关要求，如不需要申报消防部门则不用填写消防安全检查情况表14）开幕式流程（含出席活动的主要领导）15）活动基本情况16）承办者情况、场所管理情况、现场临时设施建筑物搭建单位情况、保安员情况四、填写所需相关申请表格。(所需表格请在主页http:/police.haikou.gov.cn 的表格下载栏目及http:/www.hainan119.cn办事指南中下载)治安报批受理单位：海口市公安局治安支队安保办地址：海口市市金龙路43号联系人：于小玲电话：0898-31652313/13136009681消防检查单位：海口市秀英消防大队地址：海口市长秀路联系人：刘参谋电话：0898-68663760以上行政审批手续根据所办活动类型不同，需提供的批件有差异，如：在举办会议活动时不需要办理商品展销会登记，办理详情也可咨询客服中心：-。消防、治安报批工作请活动主办单位按照主管部门要求（包括时间要求）进行申报，如有改动，以主管部门最新规定为准。请主办单位务必于活动20日前办妥消防、治安手续，如有需要，会展中心可协助活动主办单位进行以上报批工作。三、场地管理指引尊敬的客户：我们为您准备了详细的海南国际会展中心场馆使用管理规则（另册），敬请仔细阅读。在此我们将部分工作提醒指引如下：1、 消防、治安报批、车证申办工作： 请于布展一个月前完成布撤展车证的申办工作，便于发放给展商的货运代理顺利进入市区；布展20日前完成展会的消防、治安报批工作。2、 场地布置图及特装搭建图纸安全审核：针对场地布置、人员疏散等因素，请您务必在租用区域销售前将场地布置图提供给场馆客服中心审核，以降低安全事故发生的可能性。为降低特装承建商场地安全隐患，要求特装承建商务必将场地结构图、电气图、效果图送主场承建商审核，布展7个工作日前主场承建商将以上图纸及审核意见交客服中心报备。3、 场地安全、清洁押金缴纳指南：场地安全、清洁押金由主场承建商于布展前向场馆缴纳，现场由特装承建商向主场承建商交纳。撤展时，由主场承建商负责确认特装承建商的场地清洁情况，场馆将在撤展结束前依照约定与主场承建商办理整场活动的清洁确认、押金退还手续；4、 保险购买建议：为降低事故处理成本，有效规避活动风险，建议主办单位为项目购买该项目活动期间的公众责任险，若举办展览时,并为重大价值参展品购买一定数量的财产险。5、 海南国际会展中心场馆服务手册及海南国际会展中心场馆使用管理规则使用建议：从服务角度出发，场馆编制了海南国际会展中心场馆服务手册及海南国际会展中心场馆使用管理规则，建议项目主办单位详细阅读包含活动指引、服务价格等内容在内的海南国际会展中心场馆服务手册，同时也要详细了解海南国际会际中心场馆使用管理规则的要求；另外，主办单位有义务将海南国际会际中心场馆使用管理规则发至所有活动参与单位手中，以供其了解活动方面的详细要求。6、 标准展位图使用要求：为方便会展主办单位对展厅规划和使用，场馆制定了展厅标准展位图，另有精确的黄线尺寸图备索。主办单位进行展区展位布置时，可在场馆提供的图纸基础上进行设计。设计时应保证所有消防通道不被占用，展位搭建高度应根据搭建区域作相应调整，并保证展位搭建位置不超过黄线标示，展位摆放位置不得阻挡消防疏散出口，不得阻挡空调送风口等设备设施。 以上工作请您提前准备，在馆内开展的所有工作请以海南国际会展中心场馆使用管理规则为准。四、服务项目介绍（一）综合类服务项目