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文档的基本操作知识文档的操作流程在使用 Word97 编排文档之前,首先我们需要明确编排文档的一般步骤,才 能做到条理清楚,有的放矢。从本质上讲,编排一个新文档与编排一个已有的文档是一样的,唯一不同点 只是打开已有文档时,该文档已经有了选好的模板和内容,而建立一个新文档时 则需要从头开始,包括选定新建文档的模板,并据此确定文档的格式。创建一个新文档使用Word97进行工作,最基本的操作就是要在Word 9 7中创建文档。而 在Word97中要建立一个新文档的方法如下:(一)单击文件菜单中的新建命令。(二)要创建新的空白文档,请单击常用选项卡,然后双击空文档图标。每次启动Word97时,屏幕上总是显示一个名为文档1的空文档窗口,此 时,用户就可以在文本区输入文本,然后进行存盘操作,这样也可以建立一个新 文档。文档的输入 一旦建立了新文档,用户就可以在文本区的插入点处输入文档内容。插入点 会着文本的录入而向后移动,同时录入的文本会显示幕上。当用户输入文本到达 右边界时,Word97会自动换行,插入点移动到下一行开头处,用户可继续输入, 当输入内容满一屏时,屏幕会自动向下移动。(一)各行结尾处不要键入Enter键,一个段落结束才可键入Enter键。(二)对齐文本时不要用空格键,用缩进方式对齐文本。(三)中文输入切换请按Ctrl+空格键,单击输入法来选择用户所需要的输 入法。(四)当输入有错误时,按Delete键删除插入点右边的错误字,按退格键 删除插入点左边的错误字。(五)漏掉了内容,将插入点定位,在插入状态直接输内容。 如何保存文档当用户创建一个新文档,并输入文档内容后,接下来所要做的工作就是保 存文档,不论是新文档还是以前存在的文档,用户所输入的文档内容仅仅保存在 计算机内存当中并显示在计算机屏幕上,为了保存文档以备今后使用,这就需要 对输入文档进行命名并将其保存到磁盘上Word97有多种保存文档的方法。(一)保存新的、未命名的文档1)单击保存按钮,出现另存为对话框。2)如果要在不同的文件夹中保存文档,请单击保存位置框中的其他驱动 器,或双击文件夹列表中的其他文件夹。3)如果要在没的文件夹中保存文档,请单击新建文件夹按钮。4)在文件名框中,键入文档的名称。5)单击保存按钮。 首次保存某一文档时,必须给它指定一个名字,并且还需要决定把它保存在磁盘上什么位置。每当我们通过文件菜单的另存为命令或保存命令进行存 盘操作时,屏幕上会弹出一个另存为对话框。在对话框中确定文件和文件保存的位置,以及保存文件的类型。默认情况下, Word97将文档保存在My Documen ts文件夹中,并且文件类型为DOC类型, 即文件护展名DOC。保存已命名的文档 当某个文档已经命名,再对其进行操作,在结速操作后,还必须进行存盘操 作。这时可以通过单击保存按钮或文件菜单中的保存命令实现。自动保存文档 为了防止突然停电或其他意外事故的发生,同时也为了减少或避免因忘记保 存文档而带来的损失,Word97提供了自动保存文档的功能。用户可以根据具体 情况,设定自动保存文档的时间间隔,这个时间间隔可以是1分钟至12 0分钟 这间的任意值,系统默认为10分钟。保存为RTF文件RTFCRich Text Format)文件是一种Word97能够存取,并且在多种 软件之间通用的文件格式。通常情况下Word97处理的文档是一种扩展名为DO C的文件,它具有特殊的文件格式,其他软件一般不能存取这种文件格式。为了 更于在其他软件下也能够存取,可以在Word97下将文档保存为RTF文件格 式。要把文档保存为RTF文件,可在上述的另存为对话框中,单击下拉式 保存类型列表框,从中选择RTF格式,其他操作相同。如何打开文档(一)打开最近使用的文档为了方便用户迅速打开前操作过的文件,Word97会记住用户最近使用过的 文件。通过打开文件菜单,从菜单底部的列表中可以看到最近使用过的文件, 单击某个文件,可将其打开。如果菜单底部没有同文件名,可通过如下方法进行设置。选择工具菜单中 的选项命令,打开选项对话框选择常规选项卡,再选择列出最近使用文 件数复选框,并在右框中输入1 9的数字,该数字决定文件菜单底部显示 的文件数。(二)打开存过盘的文件(三)在Word97中要打开已存盘的文件,既可单击工具栏上的打开按钮, 也可选择文件菜单中的打开命令,这时窗口上将有一个打开对话框出现。查找范围列表框显示当前的文件夹,用户可以通过列表框选择不同的驱动 器和文件夹,在列表框的下方显示当前驱动嚣和当前文件夹下的所有子文件和文 件。默认情况打开的文件类型为DOC文档,若要打开其他类型的文件,可在 文件类型框中,选择所需打开的文件类型。在Word97中,打开的文档个数只受计算机内存限制,每个打开的文档都在 各自独立的文档窗口中。在打开多个文档时,在某一时刻只有一个文档是活动的, 因为只有一个窗口是活动的。用户可通过窗口菜单选择某一个文档为活动窗 口。选定文本内容Windows98 环境下的软件,其操作都有一个共同的规律,即遵循先选定, 后操作在Word97中,体现在对文本中那些内容进行处理上。选定文本可以用键盘,也可以用鼠标。与光档的定位类似,用键盘选定文本 比较机械,而用光标选定文本则较随意。在选定文本内容后,被选中的部分变为黑底白字即反相显示,选定文本,便 可以方便地对其进行删除、替换、移动、复制等操作。1. 使用鼠标选定文本用鼠标选定文本时,将鼠标指针移动到欲选定的文本首部,按住鼠标左键拖 动到欲选定的文本尾部,释放鼠左键,此时欲选定的文本被加亮,表示选定操作 完成。2. 使用键盘选定文本利用键盘选定文本时,离不开 Shift 键。按住 Shift 键,并同时按任意方 向键,则从光标始位置开始,凡光标所走过的文本均变为黑底白字,表示该部分 文本已选定若要取消选定的文本,将鼠标指针移动到非文本选定区域,单击鼠标或按 箭头键即可。如何编辑文档选定了某个文档的文本内容后,就可对其进行删除、复制、移动等编辑操作。(一)删除文本当需要删除一两个字符时,可以直接用 Delete 或退格键。当删除的文字很 多时,选选定要删除的文本,按 Delete 键删除,或者用鼠标单击常用工具栏中 剪切按钮,或在编辑菜单中选择剪切命令(Ctrl+X),即可删除所选文本。(二)移动文本将选定的文本移动到另一位置。操作步骤如下:1)选定要移动的文本。2)单击常用工具栏上的剪切按钮或选择编辑菜单中的剪切命令, 此时,选择的文本已从原位置处删除,并将其存放在剪贴板中。3)将插入点定位到欲插入的目标处。4)单击粘贴按钮或选择编辑菜单中的粘贴命令。有时想在短距离内移动文本,更简捷的方法是利用拖拽特性,将选定的文 本拖拽到新的位置。操作步骤如下:选定欲移动的文本。把鼠标指针移动到已选 定的文本,直到指针转变为向左上角的箭头。按住鼠标左键,鼠标箭头处会出现 一个小虚线框和一个指示插入点的虚线;拖动鼠标指针,直到虚线到达待插入的 目标处,释放鼠标左键。(三)复制文本复制文本与移动文本操作相类似。复制与移动不同的操作是只需将剪切改为复制即可。使用拖拽特性进行复制操作时,先选定要复制的文本,按住 Ctrl 键不放, 然后按下鼠标左键进行拖动,鼠标箭头处会出现一个小虚线框和一个+符号, 将选中的文本拖动到目标处,释放鼠标左键。如何查找与替换(一)定位定位是根据选定的定位操作将插入光标移到指定的位置。例如,将插入的光 标移到文档的第 3 页,定位的操作过程如下:1)单击编辑菜单中的定位命令,屏幕出现查找和替换对话框的定位 选项卡窗口。2)在定位选项卡窗口的定位目标选框里,选择光标定位的单位,可选 页、节、行等选项。3)输入插入点将要停在页号。本例在请输入页号框中输入数字 3。4)单击下一处按钮,定位下一个位置。5)单击关闭按钮,关闭此对话框,屏幕显示第 3 页的内容。(二)查找无格式文件 可以查找任意组合的字符,包括大写或小写字符,全角或半角字符。具体操 作如下:1)将插入点移到开始查找的起始位置。2)单击编辑菜单中的查找命令,弹出的查找和替换对话框的查找 选项卡窗口。3)在查找内容框中输入要查找的文本,如:办公室。4)单击对话框中的高级按钮,将弹出一个含有更多选项的对话框,如图 5-10 所示。5)单击查找下一处按钮。当在文档中找到办公室时,Word将以反白显 示被查找的内容。如果该部分不是想查找的位置,可以再次单击查找下一处 按钮。 Word 会在文档中逐一查找该内容6)当找到想要查找的位置,单击取消按钮,关闭对话框,返回编辑状态(三)查找有格式的文本查找有特定格式文本的具体操作如下:1)将插入点移到开始查找的起始位置。2)单击编辑菜单中的查找命令。3)在查找内容框中输入所要查找的文本。4)单击高级按钮,然后单击格式按钮,Word将弹出格式选项窗口。5)在格式选项框中设置所要查找的格式。6)单击查找下一处按钮。如果不是想查找的位置,可以再次单击查找下 一处按钮,直到找到所需要的位置为止。7)当找到所需要的位置后,单击取消按钮,关闭了对话框,返加编辑状 态。(四)查找特殊符号 查找特殊字符和不可打印的字符的具体操作如下:1)将插入点移到开始查找的起始位置。2)单击编辑菜单中的查找命令。3)单击高级按钮,然后单击特殊字符按钮,弹出特殊字符选项窗口。4)在特殊字符选项框中,单击所要查找的特殊字符,Word将自动把该字 符的代表符号填入到查找内容框中。5)连续单击查找下一处按钮,直到找到所需要的位置为止。6)当找到所需要的位置后,单击取消按钮,返回到编辑状态。(五)替换文本和格式下面的操作把前面文档中的系统替换为sys tem,操作步骤如下:1)将插入点移到文档开头。2)单击编辑菜单中的替换命令,弹出查找和替换对话框的替换选 项卡窗口。3)在查找内容框中输入系统,然后在替换为框中输入system。4)单击全部替换按钮。会将文档中的系统全部替换为sys tem,替换 完成后,出现替换多少处的信息框。退出信息框后,单击取消按钮即可返回文档中。常见文档视图Word灵活运用了 Windows的屏幕显示功能,其编辑的文档为所见即所得的 工作方式。Word提供了几种在屏幕上显示文档的方式,这方式称为视图方式, 可以适应没的工作特点。常用的有普通 、联机版式、页面和大纲视图 方式等。下面介绍几种用的视图方式,以便用户能够更有效地工作。(一)普通视图普通视图方式是Word默认的文档视图,可以用于输入和编辑。普通视图能 在一定程度上实现所见即所得,因为在屏幕上见到的与在打印机上实际得到的 相差无几。普通视图也不有完全满足所见即所得的地方。便如,在打印结果上 可见到的页眉、页脚、脚注以及分栏结果,在普通视图中就显示不出来。普通视 图也显示不出那些位置固定的段落、表格和图形周围的文本。尽管如此,使用普通视图也有它的好处。在普通视图中
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