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第二部分:ERP工作原理ERP是一套标准化的“企业流程(business process)”,其最大功能即在协助企业做好“职能整合(functional integration)”。ERP这套企业流程,有其严谨的逻辑与架构,经过欧美国家的企业数十年的应用,已然十分成熟与可靠。在台湾,大多数的大中型企业与相当一部份的中小企业都已经实施了ERP,因而,ERP的效益已经被广泛证明了。中小企业要想成功地上ERP项目,必须先学会ERP的原理与架构,它看似复杂,但它的核心“管理观念”与“整合逻辑”并不难懂。只是随着ERP应用范围的不断扩张,使它的应用架构显得愈来愈大,愈复杂。我们将用简单地说法,让中小企业的管理者们能迅速有效地把握ERP的基本工作原理。它们不“难”,但“繁”。因为“繁”,每每让人“烦”,失掉了耐性,经不住繁,就学不会ERP了。因此我建议中小企业的管理干部们要先做好思想的准备:本章的内容看似非常技术性,其实不然,只要你能“耐烦,不怕繁”,则一定可以学会ERP的基本原理与精神。第一章:ERP基本原理1-1 职能整合的逻辑与应用职能有两大类:(1) 企业职能,如生产、销售、财务、人事、研发等;(2) 管理职能,如规划、组织、用人、指导、控制等。企业的运营是一个十分复杂的分工与合作系统,如何在不同的职能之间做好密切的联系工作(即整合,又叫做集成),是管理成败的重大关键。本章内容即在说明:为了做好整合的工作,必须先彻底了解的基本逻辑。基本整合用名词的介绍本节要说明一些在人工操作下没有,但在进行“职能整合”时又非用不可的名词。换言之,要了解整合的逻辑,就必须先彻底弄清楚这些名词的真正含义与功能。所谓整合,是有效地处理连动的关系。连动关系的内容有两个:一个是数量的连动关系,另一个则是时间的连动关系。ERP中处理数量连动的逻辑是靠三个数量来做到的,这三个数量分别是在手量、在单量、预约量。一般在商业里说的“进销存”,或制造业里说的“产供销”,都要靠这三个数量来做职能间的整合。因此,这三个数量可以说是ERP基本逻辑的基石。(1) 在单量(On Order Quantity)当某电器经销商(代号为甲)针对某一产品(例如某型号的电视机而其代号为 A)发出了一张采购单(P/O#123)要买500台时,我们就说电视机A的“在单量”为500台。在单量代表“已计划好了要有,但目前尚未真正拥有的”数量,可将它的含义想成是一个“在单据上的”数量。在管理上,在单量也代表一种“已经承诺了”的数量。上述A的在单量为500台,表示我们已经对供货商发出了采购单,即已经承诺了要买500台。(2) 在手量(On Hand Quantity)如果供货商交来电视机A共300台,此时成品仓库内办理验收而多了300 台,我们称此300台为“在手量”。在手量代表一个已经拥有(实现)的数量。此时,原先电视机A的在单500台应该变成500台300台200台,因为未实现(即未验收)的数量只剩下200台,而非原先的500台。(3) 预约量(Allocated Quantity)如果某客户向经销商甲订货80台,预定一周后交货。此时我们称电视机A的预约量为80台,表示在手量300台中已经接到客户订单的“预约”数量为80台。当然,成品仓库内还没有出货,在手量仍然是300台,而“预约量”是代表一种未来将会发生的出货需求。为什么接到客户的订单时要对成品库存量做预约呢?因为预约量代表一种“预留”或“待发”的数量,可以让我们预先估算在手量是否会不足,而对可能发生的缺货状况预先做准备。依据以上这三种数量,ERP衍生出其它两个有用的数量,如下述。(4) 在手可用量(On Hand Available Quantity)电视机A的在手量为300台,预约量为80台,我们称300台80台220 台为“在手可用量”。换言之,在我们手上而“可”以供新的订单来“用”的数量有220 台。销售人员看到在手可用量,就知道他“能再接单而可立即出货”的数量。(5) 可用量(Available Quantity)对销售人员而言,公司到目前为止总共还可再接多少台电视机A的订单呢?答案是420台,即在手可用量220台与在单量200台的合计。因此:在手可用量 = 在 手 量 - 预约量可 用 量 = 在手可用量 + 在单量 =(在手量-预约量)+ 在单量手工作业下,我们的数据只有在手量(即库存量或称在库量等),库存数据并未登录在单量与预约量,也未计算出可用量。因此,无法提供管理者要应用的信息。例如,目前库存里有多少台电视机A?答:300台。够用吗?会缺货吗?有多少台可以紧急调拨给同行或应付紧急性的客户订单?在手工作业下我们很难立即获得完整而且正确的答案。如果自“供需”的观点来思考,则在单量代表供应,而预约量代表需求。供需之间是否平衡,有两个检查的方式:目前是否平衡?眼前的供应是在手量,需求量是预约量,若在手可用量大于零,则代表目前手上可立即供应的数量足以应付需求。未来是否平衡?总共的供应是可用量,若可用量大于预约量则代表供应不缺。当然“不缺”还不够,我们还要力求“不多”。因为多出来的数量可能代表呆滞品,会积压资金。数 量 负责单位 性质 在单量 采购单位 供应在手量 库存单位 现况预约量 销售单位 需求可用量 (计算) 计划图 1 整合用名词例示采购件图1列出上述各项整合用的名词,请思考各名词的负责单位。在图1中是以采购件来举例的,如果换成一个自制的半成品,各负责单位就应该对应的改变了。请参阅本章第三节基本整合用名词与连动关系的演变中的说明。1-2 连动关系的处理前面说过,整合在处理连动的关系,而连动关系的内容有两个:数量与时间。(1) 数量连动了解上述整合用的名词后,可用下面的例子来说明连动关系(整合关系)的处理方式。例:某公司对其产品甲有下列一连串的活动1. 在1月10日发出采购单(P/O)编号112,要进货500台。2. 供应厂商于1月15日交来第一批货300台,仓库当天予以验收入库。3. 1月18日销售部门接到客户订单(C/0)编号123,数量100台。4. 1月19日销售部门接到客户订单(C/0)编号124,数量50台。5. 1月20日出货(C/0)编号124,数量50台。6. 1月22日接到某客户大订单(C/O)编号125,数量300台。则产品甲库存数据逐日变动的状况如表3.2所示。01/1001/1501/1801/1901/2001/22产品甲的库存资 料采购#112500台验收#112300台接单#123100台接单#12450台出货#12450台接单#125300台A在单量500200200200200200B在手量0300300300250250C预约量0010015010040001/1001/1501/1801/1901/20D在 手可用量0300200150150-150E可用量50050040035035050(注:计算公式:D B C, E A D)表1:数量连动的举例1月22日时,公司自数据上可知:在手可用量为-150台,即手上所有的数量不足以应付订单C/O#125的需要。但这是否表示公司无法准时交货给客户了呢?不一定。由于可用量是正值50,因此我们知道总供应量是足够的。问题在:在单量200台交货时间和订单出货时间的比较。因此,在数量连动关系的处理之外,我们还必须再考虑时间连动关系的处理。(2) 时间连动状况:C/O#123,数量100台,将于1月25日交货。P/O#112,余量200台,将于1月23日入库。C/O#125,数量300台,将于1月24日交货。则产品甲库存数据逐日变动的状况应如表2所示:产品甲1月22日1月23日1月24日1月25日在单量200000在手量25045015050预约量4004001000可用量50505050表2 时间连动的举例我们发现:供应状况完全可以满足订单所需,因为可用量一直是正值,即在手量一直是正值。反之,若P/O#112余量200台的交货入库时间改为1月25日,则1月24日的在手量为250台,预约量为300台,可用量将成为-50台,表示将无法如C/O#125之要求交货给客户。承办人若不能延期交货(例如客户不答应),采购单位就必须催促供货商把P/O#112之交货时间提前。1-3 连动关系的应用:自动规划了解ERP中整合的逻辑,以及连动关系的处理方法后,我们可以进一步理解为什么ERP能够替我们做自动的规划,并告诉我们应如何最好地做好供应工作:刚好足够的数量,在及时的时间,供应业务所需。例:销售部门接到客户订单#126,数量150台,预定2月5日交货,又预期于2月10日会另接到订单,数量有200台,而3月份计划再卖出400台,应如何来备货(采购)?1月25日2月5日2月10日3月在单量0000在手量505000预约量0150200400可用量50-100-200-400表3. 自动规划的举例经过表3中的演算过程,我们知道2月5日以前必须进货100台,2月10日前须进货200台,而3月需再进货400台。如果供货商所答应的交货提前期为10天,则我们的备货计划应该是:1月26日发出P/O,数量100台,2月5日交货;1月31日发出P/O,数量200台,2月10日交货。另外,因3月份的计划销售量400台未指定日期,此时我们还无法计算出详细的采购计划,应将此400台需求先做需求均化(demand smoothing)作业后,再细化计算采购计划。需求均化是“将需求依时间单位平均化”的意思,如将3月份的计划销售量400台依周作均化,视一个月有四周,则3月份每周的需求量为100台,并称此作业为均化到周;同理,如果均化到日而3月份有25个工作天,则可计算出每日的需求量为16台。为什么要作需求均化呢?是为了要把采购的批量(lot size)减小,如将每个月交货一次的作业改为每周交货一次,以减少库存的积压。当然,对制造或委外工作的规划,也同样可以先作需求均化,以减小批量、缩短工作的周期时间(cycle time)、降低库存的积压。又,所谓预期在2月10日会另外接到订单200台,这是一种销售预测的行为,此时这200台还不是客户订单(C/O)量,因此在库存管理的实务上,并不将此200台列出为预约量,上表的内容只是为了要说明需求净算(netting)的逻辑,请读者们不要误会,以为对销售预测值也要做预约工作。基本整合用名词与连动关系的演变上述的说明是针对一个成品(电视机)来举例,而且该成品是采购来的。如果该成品是企业自己生产的,或是针对某一项生产要用的零件而言,上述整合用名词的定义和用法还一样吗?现将各情况下的定义列出在下面:A. 针对生产要用的采购料件而言,各名词的定义为(1)在手量:现有该
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