物资采购与成本管理制度物品申购领用规定第一章 总则1、目的为加强物品申购.领用的管理,保障各部门工作正常运行,特制订本规定.2、适用范围本规定对物品的申购、领用给出了具体规定，适用于公司各部门。3、管理职责与分工（1）各部门派专人负责本部门的物品申购。（2）各部门经理负责本部门申购工作的监督执行。（3）采购部负责物资的采购及发放。第二章 申购与审批规定1、采购类别划分： （1）常规采购：每月月底提出申请，月初5号前完成。 （2）紧急采购：按紧急程度临时安排采购。2、申购单的申请流程：（1）申购部门及经办人员应按照实际需求及考虑计划库存量，参酌库存情况填写物品申购单，并注明材料的具体名称、型号、规格、数量、需求日期及注意事项经部门经理审核签字后报采购部。（2）各部门填写物品申购单时，要本着计划性、节约性的原则，预估易损易耗配件及常规消耗物类，分类、分项标明规格、型号及用途等，各部门经理要严格把关，防止重复、超量购买，避免造成人为积压。（3）物品申购单于每月20日经部门经理审核签字后报采购部，经采购部询价初审后，25日报财务部复审后，经物业经理批示，再由采购部统筹安排购买，月初5号前完成采购。如无特殊情况应于采购结束3天之内发放完毕。（4）为保证工程部管理的主要机械设备的正常运转，对金属的易损配件等，部门经理要责成技术人员详细列出所需配件的产地、型号、规格等技术数据，报采购部，统筹安排备用件的购买。（5）紧急申购时，由请购部门经办人员注明“紧急申购”，并在“说明栏”注明原因，写明需要到货日期，经部门主管审批后，及时报总公司行政人事部和财务部。（6） 各部门无论是常规采购还是紧急采购，均要求写明库存情况。3、申购核决权限：（1）办公用品及日常用品的采购，由行政部负责将申购汇总后报总公司行政人事部审批同意后购。（2）单项物品请购金额预估在500以下的，经办人填写采购申请单，需部门经理，总公司行政人事部审批。（3）单项物品申购金额预估在500（含500元）以上的，经办人填写采购申请单，需部门经理，总公司行政人事部审批外，还需总经理审批确认。4、总经办的采购需求： 原则上由总公司行政人事部负责采购，对于重要物品的采购，可直接与供应商或代理商议价，必要时由总经办指派专人或指定部门协助办理采购作业。5、采购方式： （1）常规采购：系集中计划采购，采购具有共同性的物品，以集中计划采购效率较高，经行政部按规定审核报行政中心批准购买后，定期集中办理采购。如属必需品、采购不易或耗用量大者，应酌量库存。（2）长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，例如办公耗材，行政部可选定供应商，议定长期供应价格，签订采购协议，由供应商按时供货，每月结账。6、采购流程：（1）每次采购后，行政部对单项物品的采购价格进行登记，了解市场状况，原则上办公用品，数码器材在京东、淘宝商城等知名网站采购，部分物品确属固定采购点价格较高的可申购单独采购。（2）行政采购人员不得在采购过程中收受好处费、回扣或通过抬高报价获取不正当利益，采购申请单上面的报价亦为供应商真实报价。（3）每次采购如是新的采购商，需要把供应商的详细信息添加到采购供应商列表，方便以后查找。（4）物品到货后，采购人员需认真检查物品，确认其完好，无任何质量问题，可正常使用，并统一收集物品的保修卡，如发现物品有瑕疵，应及时联系供应商，协调退换货问题。7、费用报销：（1）行政部在财务部借现金办理采购业务后，应在采购办理后一周内完成费用报销，（2）金额较小的由行政人员垫付在采购完成后至财务部申请费用报销。第三章 办公用品分类1、 所称办公文具分为消耗品、管理消耗品、管理品及特殊采购办公用品四种。消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头钉、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本，复写纸，卷宗，标签、信纸、橡皮擦、夹子、圆珠笔、水性笔、订书针等管理消耗品：复印纸、传真纸、签字笔、白板笔、修正液、印台、印油、电池、墨盒等管理品：剪刀、美工刀。订书机、钢笔、计算器、尺子、日期章、塑料文件盒，文件夹，名片册等特殊采购办公用品：物品单价超过500元以上的。2、 文具用品分为个人领用和部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如铅笔、圆珠笔、橡皮擦.等。“部门领用”系公司或部门共同使用用品，如订书机、印台等。3、 消耗品可依据历史记录（如过去一段时间的耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准，并可随部门或人员的工作状况调整发放基准。4、 管理消耗品应限定人员使用，必须以旧品替换新品，但纯消耗品如（复印纸、传真纸）不在此限。5、 管理品列入移交，即人员岗位变动及离职时应办理移交手续。如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。6、公司物品严禁取回家私用，如有发现，按物品2倍价格赔偿公司。第四章物品领用规定1、各部门领用所需物品，必须填写统一印制的物品领用单，物品领用单由各部门库房管理人员或领用人按要求认真填写，并由主管签字，呈部门经理批示签发后，凭此单到采购部库房办理出库手续后领取。2、鉴于工程部维修任务急促、频繁的实际情况，为保证工程部各班组维修任务的及时完成，方便维修材料的领取，故对一般替换配件、维修材料及小型工具等，由库管填列所需物品的物品领用单，部门办理登记或建卡手续后，主管审查签发，采购部库房即可凭单办理出库手续，但办公设备、办公用品、贵重零配件、工具、劳保清洁用品，必须由部门经理签发。3、工程部主管签发物品领用单时，必须严格掌握维修所需用量，要依据工程维修单所列维修任务所需的配件及材料签发物品领用单，防止人为流失、浪费、营私舞弊，一经发现将严肃处理。4、除工程部以外的其他部门，应按本部门的实际情况，以周、月、年的需要量填报物品领用单。5、对工程部各班组所需物品的领用，实行以旧领新的规定，即在签发的物品领用单上注明回收物品的件数和有无回收物，随后，采购部的库房管理员方可办理出库手续，如遇暂不能交回的替换品，必须在24小时内交回库房，采购部及工程部应严格执行，对有可能废物利用的物品，定期通知工程部，安排工程技术人员拆件维修。6、采购部库房要严格按上述规定执行，手续不符、表列不明的拒发，严禁私自借用或白条出库。7、各部门库房管理人员应 所领取的办公用品，低值易耗品，在部门建立内部台账，登记到人，以备公司核查。8、行政部建立公司固定资产总账，对每件物品要进行编号，每年进行一次普查。如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。第五章 附则1、本规定由采购部负责制定与解释。2、本规定自颁布之日起实施。3、具体表格见附件。物品报废管理制度第一章 总则1、目的为规范物品报废工作的管理，确保物品的正常使用寿命，努力降低公司的运营成本，特制定本制度。2、适用范围适用于本公司各部门物品报废管理的控制过程。第二章 组织责任1、 物品使用部门的主管负责填报物品报废申请单。2、行政部物资设备主管负责对物品报废申请单进行汇总及核实鉴定，出具报废意见。3、财务部的固定资产管理人员负责出具财务意见。4、行政部、财务部、使用单位分别调整台账。5、财务部、使用单位核算报废物品残值。6、行政部、财务部、使用单位负责变卖报废物品。第三章 管理细则1、报废设备的申请（1） 设备使用单位的设备管理人员在每月底填报物品报废申请单并上报行政部，物品报废申请单如下表所示。（2）对不够报废年限的设备，使用单位的设备管理人员需根据物品报废标准写出具体报废原因形成报告，提交行政部。2、报废设备的审批（1）行政部物资设备主管每月初将各使用单位填报的“待报废物品鉴定申请表”进行汇总。（2）行政部物资设备主管在一周内核实物品报废申请单，对需要实地鉴定的设备，行政部应会同使用单位进行现场鉴定，提出报废意见，由行政部经理签字。（3）行政部将初审通过的物品报废申请单交财务部。（4）财务部固定资产管理人员根据财务管理要求出具财务意见，财务部经理签字同意后呈报公司主管领导审批。（5）对于未批准的待报废设备，由行政部向使用部门反馈结果。3、 报废设备的除账及实物处理（1）行政部、使用单位、财务部根据批准后的物品报废申请单进行除账。（2）行政部会同使用部门、财务部及审计、监察部门，对报废设备进行变卖处理，处理资金交财务部。4、物品报废标准（1）超过使用年限，主要结构陈旧、精度低、效率低且不能改装利用的物品。（2）因事故或其他灾害使设备严重损坏且无法修复的物品。（3）耗能过高而不能转用、改装的物品。（4）腐蚀过度或性能低劣无修复价值或继续使用会造成事故和环境污染；严重跑、冒、滴、漏的物品。第四章 附则1、本规定由采购部负责制定与解释。2、本规定自颁布之日起实施。3、具体表格见附件。费用支出管理制度1、目的为加强财务管理，严格财经纪律，提高经济效益，特制定本制度。2、范围本制度使用于集团下属物业公司的日常费用支出管理工作。3、费用审批（1） 日常办公、防暑降温、劳保等用品采购，金额在100元以下（含100元）的，由物业公司部门主管批准，各部门自行采购；金额在100元以上的，由物业公司经理批准。（2）批量性物品采购的，由物业公司经理报集团物业部审批。（3）物业公司职能范围内的物业、税点维护及环卫绿化等工程正常开支必须列出用款计划，分列明细金额（包括单项设备）。100元以下（含100元）的，由物业公司部门经理审批，统一采买；100元以上的，由物业公司经理审批，经总经理批准，统一采买。（4）宴请招待费包括烟酒应严格按照国家规定执行，原则上不请客送礼，但因工作关系确实需要宴请的，需由总经理批准。（5）日常因工作关系需要的茶、烟招待费，要严格控制，如确实需要少量的茶、烟招待，应由部门主管提出，物业公司经理统筹掌握。4、 报销规定（1）出差回来后或办事完毕后七个工作日内，应做好保障手续，结清暂领款。（2）因公出差、办事返回后，按规定应报销的各种票据分类整理贴好，由报销人填写报销汇总单，由项目区域常务经理审核签字后，报公司经理批准，方可报销；特殊情况，经项目区域常务经理审核签字后，先行报销，待公司经理返回后补签手续。（3）器材及各类物品采购，按规定需要入库的，必须附验收人签字的入库单，无专人负责验收的，要经部门主管和经手人签字。（4） 一切报销发票和外来原始单据要标有日期、本单位名称、品名、数量、价格、金额、出票单位盖章、出票人签字或写明支付事项内容。5、 借支规定（1）公司不开放除差旅费外的其他各种个人借款。（2）个人差旅费借款，需凭批准后的出差申请单进行申请。（3）个人差旅费借款的审批权限，按集团行政管理制度中的差旅费审批程序的相关规定执行。（4）职员差旅费借款，最高限额为1000元。（5）部门管理人员差旅费借款，最高限额为2000元。6、 其他规定（1）物业公司在财务上建立相对得力的核算和管理体系，执行集团财务管理规定和财务核算规范，并接受财务审计部门的监督检查。（2）物业公司与集团的内部往来业务（借款、拨付资金等）通过建立内部往来明细帐加以核算，内部往来业务须按财务管理规定及程序办理。（3）本规定与集团财务规定相抵触时，按集团规定执行。第四章 附则1、本规定由采购部负责制定与解释。2、本规定自颁布之日起实施。3、具体表格见附件。