房地产E网 倍讯易 z市z物业管理有限公司程序文件文件编号：CX0001版 本 号：B发 放 号：质量体系文件和资料限制程序生效日期： 会 审经审核，同意发放执行。签署：拟 制审 核批 准程序文件 修改状态: 0 质量体系文件和资料限制程序 编 号:CX0001 页 码:第1页/共4页质量体系文件和资料限制程序10 目的11本程序对质量体系文件的编写、审批、发放、更改、保管和作废等全过程进行限制，确保公司全部 受控的场合运用的相应文件和资料均为有效版本。20 适用范围21本程序适用于公司质量体系文件和相关外来文件（如强制性法规或文件、物业交接资料、参考标准、合同、用户供应图样和技术要求等）的限制。30 职责31行政人事部负责对公司质量体系有关文件进行统一标识、复制、发放、保管。32 各部门（管理处）指定一名管理人员负责对本部门（管理处）有关质量体系文件的管理。40 工作程序41 文件和资料的分类 本公司有关质量体系的文件和资料分受控文件和非受控文件两种。受控文件是指受更改限制的文件，本公司质量体系和与质量体系相关的外来文件均为受控文件；非受控文件是不受更改限制的文件，如为了投标等其他目的而分发的质量体系文件。a) 本公司质量体系文件包括质量手册、程序文件和作业指导书等其他质量文件， 其层次结构如下： 文件内容： 根据公司状况制定的质量方针、目标和标 准描述的质量体系； 质量手册 （一级文件） 程序文件 描述各部门为实施质量体系要素所开展的活动； (二级文件) 作业指导书 具体的工作文件，包括各类工作规程、表格、报告。 （三级文件）程序文件 修改状态: 0 质量体系文件和资料限制程序 编 号:CX0001 页 码:第2页/共4页b) 质量体系相关的外来文件包括政府部门或上级管理机构发布的各类强制性法规或文件、物业交接资料、参考标准、合同、用户供应图样和技术要求等。42质量体系文件限制421编制与审批质量手册、程序文件、作业指导书由管理者代表组织相关部门编写，各职能部门和管理处相关人员参与会审，管理者代表审核，报总经理（或由总经理授权）批准后发布执行。422 标识与编码a) 受控的质量手册、程序文件、作业指导书，在首页加盖红色棱形“南海市能兴物业管理有限公司受控”专用章（汇编成手册的，只在汇编本封页加盖专用章）；非受控的质量体系文件在首页加盖蓝色椭圆形“南海市能兴物业管理有限公司非受控”专用章（汇编成手册的，只在汇编本封页加盖专用章）；b）未用“南海市能兴物业管理有限公司受控”专用章或“南海市能兴物业管理有限公司非受控”专用章标识的质量体系文件在本公司内禁止运用，一旦发觉，行政人事部负责收回销毁。c） 文件的编码方法见质量体系文件编码规定。423 复制 受控文件的复制，须经管理者代表批准后，由行政人事部负责复制和登记。424 发放与保管4241 受控文件的发放与保管a) 质量手册、程序文件、作业指导书等质量体系文件正本（不加盖专用章）存放在行政人事部，各部门持有的质量手册由指定的文件管理员或批准的运用人负责保管，同时保证运用的手册必需是有效版本，并做好借阅记录。b) 质量手册、程序文件、作业指导书等质量体系文件由行政人事部根据管理者代表签发的文件发放范围清单发放到有关部门和人员，并在公司公文发记录本上做好登记、签署。c) 文件应妥当保管，防止毁坏或遗失。文件如破损严峻影响运用或不慎遗失时，应重新办理申领手续，按要求由行政人事部重新复制补发，并做记录；程序文件 修改状态: 0 质量体系文件和资料限制程序 编 号:CX0001 页 码:第3页/共4页d) 在发放文件时,应按质量体系文件编码规定填写发放号，以表示同一文件由不同部门（人员）保存；文件亦可以电子版本（不用发放号和签署）形式发放，做好发放记录；4242 非受控文件的发放由须要的部门提出书面申请，经管理者代表批准后，由行政人事部做好发放登记。425更改 a) 各部门在工作中，发觉有必要对受控文件作修改，需填写文件修改建议表 报行政人事部。b) 行政人事部组织有关部门对文件修改建议进行必要性和修改方案研讨，提出审核看法，报管理者代表审批。c) 文件的更改由原文件编写部门负责执行，必要时附有更改说明。d) 更改后的文件按本程序条款审核、批准并注明生效日期。e) 更改后的文件按本程序条款标识、编码后，按4.2.3、4.2.4条款复制和发放，同时收回旧版文件销毁。f） 修改页应反映出最新状态，质量手册的修改状态和版本变更的表示方法及规定见该手册；程序文件和作业指导书中每页的修改状态通过阿拉伯数字（1、2、3、）表示，每页修改一次，其编号就随着更改一次，当修改条款超过三分之一或发行期满三年，该文件需换版，版本状况用英文大写字母（A、B、C、.）表示。43 外来文件限制431 评审与批准 对为顾客供应服务所需的外来文件，如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法规或文件、参考的标准等，在运用前由行政人事部填写外来文件清单，管理者代表审批后运用。 432由管理者代表负责每半年一次与政府部门或上级管理机构核实外来文件清单中文件是否最新版本，如无变更，由管理者代表在“半年核对”栏签署后执行；如有变更，则由行政人事部重新编制新版外来文件清单，由管理者代表审批后运用。 程序文件 修改状态: 0 质量体系文件和资料限制程序 编 号:CX0001 页 码:第4页/共4页433标识行政人事部在批准后的外来文件清单及文件首页上加盖红色棱形“南海市能兴物业管理有限公司受控”专用章。434发放与保管 行政人事部负责按和4.2.4复制和发放外来文件，正本由行政人事部保管，必要时也可把复印件张贴在有关的作业场所，同时做好发放登记。435 各级文件管理人员收到新版的外来文件后，应刚好将其报行政人事部，由行政人事部报管理者代表审批后，发放到公司有关部门。若新版文件是旧版的替代，则收回旧版文件；若新版文件是旧版文件的补充，则将新旧版文件存在一起。44质量记录限制 见质量记录限制程序45 质量记录表格的限制451 行政人事部保存全部质量记录表格式样一份，并建立质量记录表格清单；质量记录表格由行政人事部统一印制发放。452 填写的质量记录表格清单，其中“审核人”、“批准人”即为相应文件的审核人、批准人，“日期”即为相应的生效日期或更改生效日期。453 质量记录表格有更改时，须相应更改质量记录表格清单经审批人签名确认后，以生效之日起运用新表格。46 对电脑保存的文件，如质量体系文件、各种收费系统、管理系统等，采纳密码进行爱护，限定查阅及运用范围，由有运用权的人员操作。50 引用文件和记录表格51质量记录限制程序52质量体系文件编码规定53 文件发放范围清单54文件修改建议表55外来文件清单