Finance Management System(FMS) operation manual资金管理操作手册甘肃祁连山水泥集团股份有限公司二一年四月目 录1 .基础设置31.1参数设置31.2类别表31.3审批权限设置41.4签名管理42 .资金计划审批62.1资金计划审批流程图62.2资金计划审批流程说明62.3.资金计划审批详细操作72.3.1建立资金计划申请表72.3.2提交部门资金计划表92.3.3子公司财务部门汇总审批资金计划92.3.4子公司总经理审批资金计划112.3.5集团公司财务中心审批资金计划132.3.6集团公司财务总监审批资金计划143 .资金支付153.1资金支付流程图153.2资金支付流程说明163.3资金支付详细操作163.3.1填写、提交付款申请单163.3.2财务部门审核资金付款申请193.3.3财务生成凭证231 .基础设置资金管理在第一次使用时要进行基础设置。1.1参数设置操作路径：资金管理设置参数设置在这里主要进行总账日志设置和参数设置在这里总账日志和凭证，1.2类别表操作路径：资金管理设置类别表设置物料的类别表1.3审批权限设置 操作路径：资金管理设置审批权限表建用户及审批金额，范围列如果是表则后面公司账户ID选择相应的公司账套，如果是全部则不用选择。1.4签名管理资金管理设置签名管理在进行付款计划的审批时要进行电子签名认证，在这里进行电子签名的设置。首先要在系统外把自己的签名扫描成图像格式（例如bmp格式），把这个图片格式更新到系统中。点击这里选择自己的签名文件，然后点右面的更新按钮，这时在下半部分就会显示自己的签名，如右面所示显示的签名 2 .资金计划审批2.1资金计划审批流程图图1 资金计划审批流程图2.2资金计划审批流程说明1) 业务部门人员按照本月的采购计划和其他需付款事项，按照期间、所属部门、计划类型、类别等信息新建部门资金计划申请表。2) 经业务部门主管核对后，提交至本公司财务部门。3) 由子财务负责人汇总各业务部门的资金计划明细表，在每月规定的某天一次性导入本期间的所有资金计划，确认无误后进行提交并初次审核。4) 子公司总经理对本月资金计划进行初次审批。5) 集团公司财务负责人对各子公司的资金计划进行汇总；依照集团的资金情况，确定各子公司的资金计划，并进行二次审核。6) 集团总裁对当月所有资金计划进行二次审批。7) 执行经财务中心核定的资金计划。2.3.资金计划审批详细操作2.3.1建立资金计划申请表操作路径：资金管理部门资金计划申请由部门业务人员在此窗体的表头上点击【新建】按钮，选择期间和部门，在表行部分【新建】数据行,录入详细信息。计划类型：预算内、预算外。根据所属实际情况填写。类 型：原材料、燃料、备品备件、汽车配件、辅助材料、工资、税金、其他，根据款项的性质进行选择。状 态：录入、提交、审批中、已审批、结束。1) 录入是指录入新计划时的状态，2) 提交是指业务部门负责人已进行审核（在系统中显示为提交状态），3) 审批中是指公司财务部门已审批完成，集团财务中心还没有审批。4) 已审批是指集团财务中心已进行审批。5) 结束是指此笔款项已进行支付，财务已结账。类 型：后面的类型是指供应商、客户、分类账。科 目：如果是供应商或客户类型则自动带出，如果是分类账则需要在这里进行指定。应付余额：显示是的所选择科目的会计科目余额。计划金额：这一列就是计划支付的资金金额。在单据行里填入计划金额后在单据头的计划总金额处会自动对行金额进行相加。右面的按钮复制：是指对部门资金计划进行复制。一个部门可以复制另一个部门的计划，只对不同部分进行修改，这样节省了录入的时间。2.3.2提交部门资金计划表业务部门主管对本部门的计划进行审核，确认无误后点击右边的【提交】按钮，本部门资金计划申请业务结束转到财务部门进行审批。在弹出的对话框点击是。此时计划状态变为提交状态。在录入状态下看不到此计划，在窗体上面的状态后选择提交后可以看到此计划。已经提交的计划，如果发现有错误要进行修改，则需要把计划的状态重置为录入状态。点击右面的重置按钮在弹出的对话框点是。此后就可以对计划进行修改，正确后重新进行提交。2.3.3子公司财务部门汇总审批资金计划操作路径：资金管理子公司资金计划申核子公司的财务负责人点击【新增】按钮，在计划头中选择正确的期间，然后点击【导入】按钮，在弹出的对话框上点击“确定”。注意：在每月规定的某天一次性导入本期间的所有资金计划，确认无误后提交并初次审核。 各业务部门资金计划就会汇总到这一个总计划上。财务负责人在公司批准金额列录入金额，如果所填金额超过申请的计划金额，则系统报错。填写正确的金额后，点击提交按钮对计划进行提交。 在弹出的对话框上点击“是”2.3.4子公司总经理审批资金计划操作路径：资金管理子公司资金计划申核在提交状态下，将金额核对正确后，子公司总经理对资金计划进行审批，点击右面的审批按钮， 审批时进行签名验证，如果签名验证通过，则显示如下提示框，点确定就可以审批通过了。审批后单据状态就变成了审批中，如果要取消审批可以再次点击审批按钮，在弹出的对话框中把反审批打钩，点击确定取消审批就成功了。2.3.5集团公司财务中心审批资金计划操作路径：资金管理集团资金计划审核子公司财务部门审核完资金计划后，由集团财务部门审核资金计划。集团财务负责人在集团批准金额列上填入所批准的金额，或者点击右面的按钮直接将分公司批准金额自动填入进来，对不合适的金额进行修改。 2.3.6集团公司财务总监审批资金计划由集团公司财务总监对资金计划进行二次审批，在确认金额等信息正确无误后，点击右面的【审批】按钮。审批后计划状态就变成已审批。3 .资金支付3.1资金支付流程图图2 资金支付流程图3.2资金支付流程说明实际需要付款时，由各公司依照确定的付款计划，先向财务部门提供经业务主管签字的手工借款单，各公司业务主管会计与当月已核定的资金计划核对后，在AX系统中填写实际的付款申请单，提交待批，由相关人员批准后，过账已批复的付款申请单，系统自动生成会计凭证后，由出纳员支付款项。在审批支付时，支付金额大于预算金额的款项，必须追加预算外需求计划方可审批支付。审批人的权限分为两级：子公司审批权限和集团公司审批权限。1) 业务部门填写手工借款单，送至财务部门。2) 财务会计依照借款单和本月已核定的资金计划，填写付款申请单。3) 子公司财务负责人按照付款权限安排付款。若超出付款权限，系统自动提交至集团公司，由集团公司审批后，安排付款。4) 子公司会计打印付款申请单与手工借款单作为依据进行账务处理。5) 出纳付款。3.3资金支付详细操作3.3.1填写、提交付款申请单 操作路径：资金管理子公司资金计划审核各子公司财务会计选择状态为已审批的单据，在单据行中选则要付哪笔款，点击右面的按钮 在弹出的付款申请单界面，录入合同号、合同简述、付款用途、主要负责人、财务负责人等相关信息。点击保存按钮。提示保存信息成功。提交付款申请单操作路径：资金管理资金付款申请在录入状态下，选择正确的付款申请单点击按钮，在弹出的对话框中选是，单据变为提交状态。3.3.2财务部门审核资金付款申请1) 若是计划金额低于5万元的付款申请，则直接由子公司财务对付款申请进行审批。操作路径：资金管理付款申请审批在提交状态下，选择正确的的单据点击右面的按钮，在弹出的对话框中录入领导批示信息及批准金额，点击保存按钮进行保存。点击按钮，提示保存成功， 2） 如果计划金额大于5万元，则付款申请由集团财务审批由集团财务人员进入集团公司账套（QJT）：操作路径：资金管理付款申请审批在提交状态下，选择正确的付款申请点击右面的按钮，在弹出的对话框中录入领导批示信息及批准金额，对于金额数量较大的款项，若不能一次支付的，可以分多次申请批复。点击保存按钮进行保存，提示保存成功， 如果批准金额大于审批人权限设置的审批金额，则保存不成功，会提示错误信息。并且批准金额不能大于还应支付的计划金额。如果批准金额超过了权限设定的审批金额，要让有更大审批权限的人进行审批。对未付完的资金计划可以重复上述操作步骤，继续进行付款申请的审批。 领导可以根据计划金额和已支付金额以及可用资金的多少来决定批准金额的大小，若一次付不完，还可以分多次申请批复，每做完一次付款申请，就会产生一个付款申请编号。备注：以上所有的审批都进行电子签名认证，如果签名认证不通过，则会出错，出错信息如下,出现此种情况需要对电子签名重新进行设置（详见1.4签名管理）。3.3.3财务生成凭证在付款申请审批完成后，出纳就可以进行实际付款了。操作路径：资金管理资金付款申请在已审批状态下点击右面的打印铵钮可以对资金付款申请进行打印,业务部门将打印的付款申请单给财务部门，财务部门进行付款处理。在实际付款后，财务就可以将付款申请过账并直接生成凭证，具体操作如下：过滤状态为已审批的付款申请，找到已付过款的申请，选到维度页签，进行过账凭证信息的录入。在这里选择现金流量项目，科目类型一般为银行，如果是现金则选择分类账。在科目处选择具体的付款银行或现金1001(如果是现金付款的话)。选择正确的过账日期。点击过账按钮生成财务凭证。过完帐后，此付款申请的状态变为“结束”，在明细页签，第一列就是日志号 右键转到主表窗体，找到此日志的凭证可以打印凭证。